Składy, a odwzorowania

[ZofiaaCh1]

Dzień dobry. Piszę z poziomu osoby korzystającej z wersji testowej systemu bez wsparcia NASK

Sytuacja dla sprawy prowadzonej elektronicznie: przychodzi pismo przewodnie i pen drive z zawartością jako załącznik. Zgodnie z podręcznikiem: Nośnik elektroniczny (np. płyta CD, pendrive) rejestrujemy jako nieodwzorowany w pełni w składzie Nośników danych niewłączonych do systemu, a jego zawartość dodajemy jako załącznik do RPW lub sprawy. Pełne odwzorowanie możliwe jest tylko dla obrazów płyt w formacie ISO, utworzonych w dedykowanym oprogramowaniu.

Przy rejestracji wybieramy Odwzorowanie w trybie mieszanym. Tylko teraz co wybrać, żeby to miało ręce i nogi.

Jeśli wybiorę 2x odwzorowanie pełne (skan pisma przewodniego oraz zawartość nośnika) i 1x nośnik niewłączony, to stworzą mi się 3 etykiety. Czyli wychodzi na to, że muszę wydrukować to co jest na nośniku, bo do tej treści mam etykietę? Ponadto przy rejestracji w składzie chronologicznym system wymusza zarejestrowanie tego w określonym kartonie. Drukowanie tego co jest na nośniku jest absurdalne, ponieważ nośnik trafia do składu nośników, więc można powiedzieć że dubluje się dokument.

Owszem można po prostu zarejestrować wszystko hurtem i później usunąć ten załącznik RPW (czyli etykietę wydrukowaną dla zawartości nośnika). Tracimy tutaj czas zupełnie bez sensu.

Jeśli wybiorę 1 odwzorowanie niepełne (nośnik z jego zawartością) i odwzorowanie pełne (skan pisma przewodniego) to później nie przydzielę pozycji nośnika do odpowiedniego kartonu. System wymusza dodanie do kartonu składu chronologicznego pism w papierze, a powinien w kartonie z nośnikami informatycznymi.

Dotarłam do tego punktu, ale być może coś przeoczyłam lub nie zrozumiałam.

System wydaje się być bardzo nieintuicyjny, a jego funkcjonalność 100% pod obieg dokumentów w urzędach. Placówki inne niż urzędy dostają naprawdę spore wyzwanie, żeby domyślić się co autorzy mieli na mysli.

[Sebastian]

Sytuacja wygląda tak:

skoro wpływa do Ciebie pismo w papierze i jest załączony nośnik to możesz wybrać jako rejestrację tryb mieszany, ale przy nośniku nie wybierasz odwzorowania pełnego dla nośnika bo nie skanujesz nośnika a wgrywasz lub nie zawartość nośnika do systemu, wszystko zależy co masz na tym nośniku. Możesz zarejestrować normalnie - wybierasz np. Odwzorowanie pełne, a potem przy uzupełnianiu metadanych możesz dodać nośnik - etykieta będzie miała ten sam numer. Zerknij tu: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/filmy-instruktazowe/ i tu: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/kursy-online/

Wybacz ale nie zgodzę się że system jest nieintuicyjny - jest dużo informacji tylko trzeba wiedzieć gdzie szukać. Zawsze możecie zamówić system na rynku, tylko co zamówicie to dostaniecie a potem okaże się, że taki system nie spełnia wymogów dla systemów klasy EZD i obok EZD nigdy nie stał.

[KatarzynaZ]

Dzień dobry,

Nasza jednostka jest obecnie na etapie testowania EZD RP w wersji chmurowej NASK. W odniesieniu do sytuacji opisanej powyżej, udało nam się ustalić następujące rozwiązania:

1. Pismo przewodnie + pendrive (zawartość zbyt duża, aby wgrać do systemu):

   • Wybieramy Odwzorowanie w trybie mieszanym,

   • Dla pisma przewodniego – Odwzorowanie pełne,

   • Dla pendrive – Nośnik niewłączony (jego zawartość nie jest wgrywana, a sam nośnik przekazywany do składu informatycznych nośników danych).

   • W metadanych pracownik kancelarii odwzorowuje pismo przewodnie i przypisuje pendrive do odpowiedniego składu nośników danych.

   • 

2. Pismo przewodnie + pendrive włączany do systemu:

   • Wybieramy również Odwzorowanie w trybie mieszanym,

   • Dla pisma przewodniego – Odwzorowanie pełne,

   • Dla pendrive – Nośnik włączony w całości,

   • Wymagane jest utworzenie obrazu ISO nośnika (tylko taki format może zostać wgrany jako odwzorowanie nośnika w systemie).

Składy chronologiczne oraz składy informatycznych nośników danych muszą być utworzone wcześniej.
Rejestracji w składach dokonuje u nas pracownik kancelarii, posiadający odpowiednie uprawnienia.

Podsumowując – kluczowe jest rozróżnienie, czy zawartość nośnika ma być włączona do systemu (obraz ISO), czy jedynie zarejestrowana jako nośnik niewłączony. Pozwala to uniknąć dublowania dokumentów i niepotrzebnego drukowania zawartości nośnika.

Pozdrawiam

[ZofiaaCh1]

Czyli skoro nie mam tego rozszerzenia ISO, to w ogóle nie mogę wgrać do systemu tego co zawiera ten nośnik? Nawet jeśli to jest najprostszy plik excelowy? Bo ja nie mówię o tutaj o wielogigabaitowych folderach, z rozszerzeniami, których EZD RP nie obsługuje.

Przecież najprostsze pliki, które łatwiej załączyć na nośniku (jakaś prezentacja, excel, dłuższy dokument w wordzie), wystarczyłoby skopiować i wgrać do systemu.

[KatarzynaZ]

Jeśli wybrana zostanie opcja Nośnik włączony w całości to takim odwzorowaniem jest wyłącznie plik ISO (dokładna replika wszystkich danych i struktury plików z nośnika).

Jest też inna możliwość o której wspomina NASK w Podręczniku użytkownika:

https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/jak-zarejestrowac-w-skladzie-plyte-cd-lub-pendrive-z-wplywem/

[ZofiaaCh1]

Właśnie w tej propozycji od NASK jest brak konsekwencji i bałagan. Opisałam to wyżej, ale może przedstawię inaczej jeszcze raz: przychodzi pismo przewodnie, informatyczny nośnik danych z zawartością, KTÓRĄ WGRYWAM do systemu.

Wybieram odwzorowanie mieszane: Odwzorowanie pełne x 2 oraz nośnik niewłączony (ponieważ nie mam formatu ISO).

Generowane są 3 etykiety

1.RPW/31/2025-1P (pismo przewodnie)
2.RPW/31/2025-2P (zawartość nośnika)
3.RPW/31/2025-3CN (dla nośnika jako fizycznego przedmiotu)

Przechodzimy do zakładki “w trakcie rejestracji”, w celu uzupełnienia metadanych.
Wgrywamy odwzorowania (pismo przewodnie i zawartość nośnika).

Szczegóły przesyłki [ pole z tytułem Rodzaj dokumentu jest nietrafione w tym miejscu, gdyż to nie dotyczy dokumentu a całej przesyłki, dopiero później przechodząc do załączników uzupełniamy co jest w środku i tutaj ten rodzaj dokumentu już pasuje, ale to tak na marginesie]

Pismo, Raport … i teraz dochodzimy do nośnika fizycznego, również raport? czy stworzyć dodatkowy rodzaj jako nośnik fizyczny, bo w takim układzie, powielamy dwa razy to (nośnik i jego zawartość). Bez nośnika nie ma treści. więc nośnik = zawartość

Zarejestrowałam zawartość jako załącznik, a przy załączaniu/rejestrowaniu wymusza podanie odwzorowania (a wgrałam wszystko co znaczy, że odwzorowałam w pełni).

Przechodzimy do składu chronologicznego. System wymusza zarejestrowanie wszystkich załączników w dedykowanym kartonie. W tym momencie “przypisałam” do kartonu pismo przewodnie (w formie papierowej więc okej) oraz zawartość nośnika, tylko wgrana do systemu. Więc w kartonie fizycznym nie mam tego co jest w kartonie wirtualnym, co jest błędem.

Drukowanie tej zawartości jest absurdem. Poza tym nośnik trafia do składu nośników.

Owszem można po prostu zarejestrować wszystko hurtem i później usunąć ten załącznik RPW (czyli etykietę wydrukowaną dla zawartości nośnika), ale to strata czasu.

Tak zrozumiałam to co proponuje NASK. Jeśli błędnie to proszę autorów o wyjaśnienie.

Chyba, że powinnam rejestrować tylko pismo przewodnie i nośnik. A zawartość ma wgrać do systemu pracownik merytoryczny z poziomu już prowadzenia sprawy.