Dzień dobry,
w instytucji prowadzi się zamówienia, które są sprawami elektronicznymi.
W ramach tychże zamówień kupowane są rzeczy (obiekty) np. tonery.
Jako produkt finalny sprawy - wpływają do jednostki przesyłki (paczki) z zamowieonymi tonerami.
Kurierzy przynoszą paczki do biura podawczego i tutaj przesyłki są rejestrowane w RPW.
Chcielibyśmy powiązać wpływ przesyłki do sprawy bo to de facto ją kończy.
Z oczywistych względów obiektów nie oddaje się do Składu chronologicznego.
Jak obsłużyć taki wpływ? Czy da się jakoś powiązać przesyłkę ze sprawą, której dotyczy?
Może biuro podawcze powinno to rejestrować przez “Biurko → W toku”) a nie przez moduł “Kancelarii”? Co zrobić gdy do paczki nie dołączono np. listu przewozowego, więc nadal nie ma czego oddać do Składu?
P.S. Przydałoby się coś na wzór funkcjonalności jaka istnieje w EZD-PUW oznaczenie “nie podlega przechowywaniu w Składzie chronologicznym”. Zwalnia to blokadę i przesyłkę da radę związać ze sprawą, której dotyczy.
Dziękuję i pozdrawiam,
Tomasz Skwarka
1 polubienie
Dzień dobry, Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dn. 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej… zawiera definicję przesyłki
Jednocześnie dodam, że w składzie chronologicznym przechowujemy dokumentację w postaci nieelektronicznej.
Dzień dobry,
dziękuję za odpowiedź w sprawie.
Jak zatem prawidłowo zarejestrować przesyłkę/paczkę (która w tym przypadku jest obiektem fizycznym)? Przesyłka jest efektem finalnym sprawy prowadzonej elektronicznie (zamówienie publiczne) a następnie obsłużyć tak aby akta sprawy były kompletne?
W tym właśnie zagadnieniu mamy problem → nie mogąc powiązać przesyłki ze sprawą - nie mamy jak udowodnić, że sprawa została do końca zrealizowana (tj. w wyniku prowadzonego zamówienia publicznego - zakupiono towar, dotarł on do zamawiającego, który go przyjął).
Mam kilka pomysłów jak to obsłużyć pod kątem kancelaryjno-archiwalnym ale najpierw chciałbym zasięgnąć Państwa opinii pod kątem technicznym w systemie.
Dziękuję i miłego dnia,
Tomasz Skwarka
Dzień dobry,
Pani Julito @Julitabj chciałbym się przypomnieć w tym zagadnieniu.
Co by Pani mi poradziła w kwestii obsługi takiej przesyłki?
Dziękuję i miłego dnia,
Tomasz Skwarka