Witam serdecznie, nurtuje mnie kwestia przekazywania do składu chronologicznego protokołów z przyjęcia ustnych wyjaśnień tworzonych na potrzeby prowadzonych kontroli. Informację o treści zapisów wspomnianego protokołu posiada osoba składająca wyjaśnienia, kontrolujący i kierownik jednostki kontrolującej. Przekazując oryginał protokołu do składu chronologicznego niejako udostępniamy jego treść pracownikowi składu. Czy jest to prawidłowe?
Dzień dobry,
co do zasady w Składzie chronologicznym przechowywane są wszystkie pisma stanowiące elementy akt spraw elektronicznych, bez względu na ich kierunek (pismo wpływające/wychodzące/wewnętrzne) lub treść (pisma/obrazy/zestawienia danych itp.) lub wartość znaczeniową (kadrowe/placowe/kontrolne/audytowe/spraw bezpieczeństwa itp.).
W Składzie znajdują się wszystkie pisma jawne. Zarówno pisma zwykłe/standardowe jak i oznaczone (niekiedy błędne/na wyrost) jako np. “kontrola zewnętrzna”/“uwaga, audyt”/“tajemnica przedsiębiorstwa”/“sprawa kadrowa”/do rąk własnych"/“nie otwierać” itp.
Dla tych ostatnich można wykorzystać Składy pism bez odwzorowań cyfrowych lub nawet wydzielać odrębne Składy ale nadal mamy do czynienia ze Składem.
P.S. Jeżeli przepisy nie stanowią inaczej - w przypadku kontrowersji - należy wyłączyć konkretne sprawy (klasy JRWA) z podstawowego (tj. elektronicznego) prowadzenia lub prowadzić sprawę w reżimie niejawności.
1 polubienie