Dzień dobry, Chciałbym zapytać o procedurę poświadczenia zgodności z oryginałem. Urząd nadzorczy wymaga od nas przekazania kopii regulaminu jednostki, która będzie poświadczona przez kierownika naszego działu.
-regulamin jednostki - jego oryginał jest dokumentem papierowym (nie elektronicznym);
-nasz kierownik działu posiada podpis elektroniczny.
Moje pytanie jest następujące:
Czy możemy skan regulaminu jednostki dodać do EZD (będzie to format .pdf) gdzie nasz kierownik podpisze go elektronicznie, a następnie wysłać go do innej jednostki przez e-Doręczenia PURDE? Czy taki sposób zapewni zgodność z art. 25a ustawy o Kontroli w administracji rządowej?
Art. 25a.
(…) Poświadczenie zgodności z oryginałem następuje przez opatrzenie kopii, odpisu, wyciągu, raportu, zestawienia lub obliczenia odpowiednio podpisem albo pieczęcią, o których mowa w art. 13 ust. 3.
Art. 13.
3. Pisma utrwalane w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym, a pisma utrwalane w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej, ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.
Nie jestem prawnikiem jednak patrząc literalnie, to po podpisaniu pliku pdf w EZD, treść pisma nie ulegnie zmianie. Wydaje mi się, że lepszym (bardziej ścisłym trzymaniem się treści przepisu) rozwiązaniem byłoby podpisanie skanu poza EZD (np. w Adobe Reader gdzie można dodać rysunek podpisu) a następnie wstawienie pliku do EZD i wysłanie poprzez eDoręczenia.