Czy przepisy pozwalają na to aby pisma były przygotowywane w systemie EZD, następnie podpisywane elektronicznie, a po podpisaniu - drukowane i opatrywane pieczęcią z godłem? Chciałabym ustalić czy takie rozwiązanie jest dopuszczalne z punktu widzenia zasad obiegu dokumentacji w systemie EZD oraz obowiązujących przepisów.
Już dwa wątki na ten temat były na naszym forum:
2 polubienia
Dzięki za informację 
Zwracam jednak uwagę na potencjalny problem w postaci tego, że w sprawie prowadzonej elektronicznie ostatni końcowy dokument to uroczysty akt przykładowo: świadectwo szkolne, dyplom, akt powołania etc.), który zwyczajowo i tradycyjnie, a nawet obligatoryjnie, bo urzędowy wzór to przewiduje, będzie potrzeba wystawienia dokumentu w wersji papierowej opatrzonej między innymi okrągłą pieczęcią urzędową.
W tej sytuacji urzędy radzą sobie np. tak:
§ 25. 1. Dyrektor komórki organizacyjnej Urzędu lub osoba upoważniona, podpisuje podpisem elektronicznym tylko zaakceptowane wcześniej dokumenty.
2. Pisma w sprawach prowadzonych w EZD, przeznaczone do wysyłki w postaci
papierowej:
- drukuje się podpisane podpisem elektronicznym pismo wraz z uwierzytelnieniem
zawierającym co najmniej informację, że pismo zostało utrwalone w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która je podpisała oraz identyfikator tego pisma, nadawany przez EZD, lub- drukuje się podpisaną podpisem elektronicznym treść pisma i podpisuje odręcznie wydruk przez osobę, która podpisała pismo w EZD
— przy czym sposób wydruku i podpisywania pism w komórce organizacyjnej Urzędu określa
jej dyrektor.
https://www.gov.pl/attachment/2e31a7d1-f8ab-42d0-90ab-8ac69deb6183
To świeży dokument z 4 lutego 2025 r.
1 polubienie
Zastanawiałam się czy nie przyjąć takiego rozwiązania że Dyrektor komórki organizacyjnej podpisuje pismo podpisem elektronicznym, następnie pracownik drukuje podpisane podpisem elektronicznym pismo wraz z uwierzytelnieniem i zanosi do kancelarii celem opatrzenia dokumentu okrągłą pieczęcią urzędową. Zastanawiam się tylko czy tak przyjęta forma tzw. hybrydowa może być stosowana?
Dominika_Latas, w jaki sposób chcesz wysłać pismom do odbiorcy i jaką prowadzisz sprawę - papierową czy elektronicznie?
Dokument chcę dać stronie papierowo
Ale sprawę prowadzę elektronicznie
No to wydrukuj pismo ale bez uwierzytelnienia i daj szefostwu do podpisu odręcznego, zrób skan i dodaj na wszelki wypadek do sprawy, a podpisane odręcznie pismo dasz/wyślesz pocztą tradycyjną jednostce.
1 polubienie
Po co ten skan? Przecież ma oryginał w aktach?
Tak ale nie egzemplarz który wysyłasz do urzędu - napisałem chyba wyraźnie na wszelki wypadek. Tu chodzi o to żeby nikt nie zarzucił, że elektronicznie jest w sprawie jedno pismo, a do jednostki wysłano pismo o innej treści.
Przecież to nie nie może być inna treść. Treść musi być ta sama.
Oczywiście, że treść musi być ta sama - masz w 1000% rację. Ja w swojej karierze zawodowej spotkałem, się z zarzutem, że to nie była ta sama treść, a pismo różniło się jedynie tym, że pomimo tego że treść była ta sama to w podpisanym odręcznie egzemplarzu były dwie odręczne były dwie adnotacje: “Szanowny Panie” oraz "Z poważaniem". Tak jak wskazałem, można dodać skan takiego pisma podpisanego odręcznie na wszelki wypadek ale, obowiązku nie ma.
1 polubienie