Co umieścić na 1 stronie wydruku przesyłki elektronicznej?

Użytkowanie i praca w systemie prowadzenie spraw
1

Mamy u siebie obieg elektroniczny jako obieg podstawowy. Jednocześnie mamy sporo wyjątków od podstawowego sposobu rejestrowania przebiegu sprawy.

Pytanie moje dotyczy przesyłki wpływającej do jednostki w sposób elektroniczny. Przesyłka w EZD PR “przechodzi” dekretację i trafia do pracownika merytorycznego.

Musi on wydrukować ją do papierowych akt sprawy i uzupełnić wydruk dodatkowymi informacjami. Właśnie, jakimi?

Mamy już kilka wersji tego, co wg IK powinno zostać umieszczone na 1 stronie wydruku, więc dopytam:

  • tylko znak sprawy?
  • tylko pieczęć wpływu (par. 45 ust.3 IK)?

a co z RPW? nie umieszczamy? to po co ma być dodawane do rejestru?

czy ktoś ma doświadczenia, jak to dokładnie wynika z IK?

Z góry dziękuję za poradę, Beata

2

A jakie dane nanosiliście na wydruki np. maili czy ePUAPów z ery przed EZD w jednostce? :slight_smile: Ewentualnie jaka instrukcja kancelaryjna Was obowiązuje, zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach jest ich kilka.

3

instrukcja dla urzędów marszałkowskich.

Systemy EZD mamy od wielu lat. To jest nasz 3ci. Do tej pory mieliśmy odpowiednie zarządzenia określające, co ma znaleźć się na wydruku, a teraz ma ich nie być, a mamy opierać się wyłącznie na IK. I pojawiły się rozbieżności i pytania: znak sprawy / datę wpływu / nr RPW / podpis czytelny?

4

Pracujemy obecnie nad procedurami i planujemy uregulować tę kwestię w następujący sposób:

Na wydruku przesyłki, która wpłynęła w postaci elektronicznej, pracownik merytoryczny (do którego ona trafi po dekretacjach) powinien umieścić:

  1. datę wpływu do jednostki oraz numer RPW nadany przesyłce w systemie EZD,

  2. znak sprawy.

Do wydruku przesyłki należy dołączyć:

  1. wydruk treści dekretacji dokonanej w systemie EZD RP,

  2. raport z weryfikacji podpisu elektronicznego potwierdzający jego ważność,

  3. wydruk uwierzytelnienia, który potwierdza zgodność wydruku papierowego z oryginałem elektronicznym.

Pozdrawiam

3 polubienia
5

“Pracujemy obecnie nad procedurami i planujemy uregulować tę kwestię w następujący sposób”

Kiedy wejdzie ta regulacja i gdzie będzie ogłoszona? Jak w takim razie należy postępować teraz jeżeli nie regulują tego ani wewnętrzne przepisy, ani regulacje NASK?

I pytanie o potwierdzenia otrzymania .pdf i .xml z wpływających e-doręczeń. Mają ona na sobie podpisy elektroniczne. Czy do teczki sprawy prowadzonej w sposób prowadzony papierowo należy wydrukować:

  1. rzeczone potwierdzenie - z uwierzytelnieniem czy bez?
  2. i weryfikację podpisu
    czy tylko samo potwierdzenie? Czy i wersję w .pdf i .xml czy jedno z nich?
6

W sumie to co pisze Kinga, ma sens. Odkąd to regulacje NASK mają regulować kwestie które powinny być opisane w Instrukcji Kancelaryjnej lub w procedurach wewnętrznych, które doprecyzowują zapisy Instrukcji Kancelaryjnej? Wyobraź sobie, że prowadzisz sprawy papierowo, nie masz systemu EZD, ale musisz używać e-doręczeń co w takim razie odłożysz w teczce aktowej do papierowych akt sprawy - nic czy wydrukowane potwierdzenie? W EZD każdy kto prowadzi sprawę ze wsparciem systemu ma możliwość wydrukowania takiego potwierdzenia.

1 polubienie