Dzień dobry.
Czy prowadząc postępowanie administracyjne elektronicznie w EZD organ administracji rządowej zwolniony jest z używania pieczęci urzędowej o wizerunku orła?
Nigdzie w KPA nie ma przepisu nakazującego używanie pieczęci urzędowych.
Art. 14. [Zasada pisemności postępowania; załatwianie spraw z wykorzystaniem pism generowanych automatycznie lub usług online]
§ 1. (uchylony).
§ 1a. Sprawy należy prowadzić i załatwiać na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.
§ 1b. Sprawy mogą być załatwiane z wykorzystaniem pism generowanych automatycznie i opatrzonych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej. W przypadku pism generowanych automatycznie przepisów o konieczności opatrzenia pisma podpisem pracownika organu administracji publicznej nie stosuje się.
§ 1c. Sprawy mogą być załatwiane z wykorzystaniem usług online udostępnianych przez organy administracji publicznej po uwierzytelnieniu strony lub innego uczestnika postępowania w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 307).
§ 1d. Pisma kierowane do organów administracji publicznej mogą być sporządzane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Do opatrywania ich podpisami i pieczęciami stosuje się przepisy § 1a i 1b.
§ 2. Sprawy mogą być załatwiane ustnie, telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344) lub za pomocą innych środków łączności, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.
I jeszcze:
Art. 107. [Elementy składowe decyzji administracyjnej]
§ 1. Decyzja zawiera:
- oznaczenie organu administracji publicznej;
- datę wydania;
- oznaczenie strony lub stron;
- powołanie podstawy prawnej;
- rozstrzygnięcie;
- uzasadnienie faktyczne i prawne;
- pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach zrzeczenia się odwołania;
- podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji;
- w przypadku decyzji, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego, sprzeciw od decyzji lub skarga do sądu administracyjnego - pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa, sprzeciwu od decyzji lub skargi oraz wysokości opłaty od powództwa lub wpisu od skargi lub sprzeciwu od decyzji, jeżeli mają one charakter stały, albo podstawie do wyliczenia opłaty lub wpisu o charakterze stosunkowym, a także możliwości ubiegania się przez stronę o zwolnienie od kosztów albo przyznanie prawa pomocy.
§ 2. Przepisy szczególne mogą określać także inne składniki, które powinna zawierać decyzja.
§ 3. Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne - wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa.
§ 4. Można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony; nie dotyczy to jednak decyzji rozstrzygających sporne interesy stron oraz decyzji wydanych na skutek odwołania.
§ 5. Organ może odstąpić od uzasadnienia decyzji również w przypadkach, w których z dotychczasowych przepisów ustawowych wynikała możliwość zaniechania lub ograniczenia uzasadnienia ze względu na interes bezpieczeństwa Państwa lub porządek publiczny.
plus jeszcze:
W odniesieniu do decyzji podatkowej, elementy te określa przepis art. 210 § 1 Ordynacji Podatkowej (dalej: o.p.), tj.:
- oznaczenie organu podatkowego;
- datę jej wydania;
- oznaczenie strony;
- powołanie podstawy prawnej;
- rozstrzygnięcie;
- uzasadnienie faktyczne i prawne;
- pouczenie o trybie odwoławczym - jeżeli od decyzji służy odwołanie;
- podpis osoby upoważnionej, z podaniem jej imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego.
Obowiązek uwzględnienia ewentualnie innych, dodatkowych obligatoryjnych elementów decyzji, o ile przepisy szczególne takowe elementy określają, wynika odpowiednio z art. 107 § 2 k.p.a. i art. 210 § 3 o.p. Żaden z przepisów szczególnych nie wskazuje jednak na element jakim jest pieczęć urzędowa.
Pieczęć urzędowa stosowana jest w oparciu o przepis art. 16c ustawy o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (dalej: u.g.b.h.) stanowi on, że:
- Urzędową pieczęcią jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do używania urzędowej pieczęci.
- Urzędową pieczęcią gminy, powiatu, samorządu województwa lub związku jednostek samorządu terytorialnego może być również pieczęć, o której mowa w ust. 1, zawierająca pośrodku, zamiast wizerunku orła ustalonego dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, odpowiednio herb gminy, powiatu lub województwa. Odcisk pieczęci z herbem nie może być umieszczany na dokumentach urzędowych w sprawach z zakresu administracji rządowej.
- Urzędowej pieczęci używają podmioty, o których mowa w art. 2a u.g.b.h.
W żadnym fragmencie ww. przepisu ustawodawca nie nakazuje używania pieczęci urzędowej w określonych sytuacjach. Wskazuje jedynie na to, jakie podmioty mają prawo do używania takiej pieczęci, podkreślając przy tym, że pieczęć urzędowa z herbem zamiast orła nie może być umieszczana na dokumentach urzędowych w sprawach z zakresu administracji rządowej.
Co prawda, w art. 16d u.g.b.h. określono delegację dla Rady Ministrów do wydania rozporządzenia, w którym określone miałyby być “wymiary oraz sposób używania i strzeżenia urzędowych pieczęci, a także tryb zamawiania i sposób wyrobu urzędowych pieczęci oraz nadzór nad ich wyrobem, uwzględniając w szczególności konieczność zapobieżenia utracie urzędowych pieczęci przez uprawnione podmioty”, jednakże do dziś takie rozporządzenie nie zostało wydane.
1 polubienie
Pytanie nie dotyczyło przekazania informacji o przepisach prawa tylko odpowiedzi w sprawie korzystania z systemu EZD w takiej sytuacji.
Problem jest następujący - jeżeli decyzja administracyjna została wydana przez organ administracji publicznej w formie elektronicznej przez system EZD i została podpisana przez osobę uprawnioną w systemie EZD - to czy po wydrukowaniu takiej decyzji (elektronicznej) zasadnym jest używanie pieczęcie “orła” - następnie zeskanowanie takiej decyzji z pieczęcią i ponowne dodanie jej do systemu EZD w formie skanu. Proszę o konkretną odpowiedź na takie zagadnienie ponieważ w sytuacji w jakiej organ musi dokonywać określonych czynności kontrolnych i administracyjnych postępowanie w tym zakresie jest niejednoznaczne.
Oryginał dokumentu ma formę elektroniczną. Skanowanie dokumentu elektronicznego oznacza, że taki dokument nie ma już waloru oryginału, a jest jedynie kopią.
Proponowany sposób postępowania nie jest poprawny.
3 polubienia
Tak przy okazji, to na podstawie jakich konkretnie przepisów prowadzone jest postępowanie, którego dotyczy to pytanie?