Tak, jest faktura + 6 dodatkowych szablonów. Procedurę, co do obiegu faktury wprowadzaliśmy osobnym dokumentem.
Dopytam o szablony. Czy można ustawić proces/szablon na dokumentach z RPW? Czy nie są dedykowane dla obiegu pism/formularzy wewnętrznych?
W EZD PUW jest to świetne rozwiązanie. Tylko niestety w EZD RP nie ma “koszulki”, a jak widać jest potrzebna przy na przykład fakturach.
u nas w obiegu papierowym sytuacja wygląda następująco: faktura wpływa na sekretariat i jest rejestrowana, trafia do wydziału, którego dotyczy ( na tym etapie nie widzi jej Dyrektor i nie dekretuje), pracownik Wydziału opisuje ją merytorycznie, po akceptacji Kierownika Wydziału trafia do zamówień publicznych, potem dopiero do księgowej. Księgowość po dokonaniu własnych opisów, przekazuje fakturę do akceptacji Dyrektora i potem następuje proces płatności i księgowania. Pytanie, czy tego typu obieg jest możliwy do przeprowadzenia w EZD i czy jest jakiś jeden model rekomendowany do stosowania. faktura jako dowód księgowy nie stanowi akt sprawy, więc nie mam możliwości stworzenia szablonu ( przynajmniej ja nie umiem tego zrobić), pytanie, czy jest możliwość, czy waszym zdaniem byłoby dobrym pomysłem, dołączenie faktury na samym początku do sprawy - np zamówienia ( wniosku o zakup) i z tego dopiero poziomu nadawany byłby obieg. Tu mam jednak wątpliwość, co po akceptacji księgowej i dokonaniu płatności? .
nie ma w EZD RP koszulki, ale w sprawie można utworzyć folder, pytanie, czy cały folder, np z fakturą i szablonami opisu, można przekazywać dalej do osobnej akceptacji ? no i jaka to by była sprawa ? dowody księgowe ?,
Włączę się w wątek. Czy ktoś z Państwa proceduje faktury w klasie elektronicznej? I czy korzysta z JRWA dla dowodów księgowych? I czy w takim razie pozostałe dowody księgowe też są prowadzone w EZD?
Jesteśmy na etapie testowania fv jako klasy elektronicznej - dowody księgowe. W EZD RP spotykamy w związku z tym sporo trudności. Choćby fakt, że konieczne jest założenie sprawy dla dokumentów, które zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną nie stanowią dokumentu w sprawie (zgodnie z wzorami IK fv są przykładem dokumentów niestanowiących akt sprawy a z zasady mają bardzo długą ścieżkę akceptacji w instytucji).
Na konferencjach jesienią 2023 r. pojawiły się informację, że NASK pracuje nad tym, aby możliwy był obieg dokumentów niestanowiących akt sprawy w EZD RP, ale póki co nie widzę takiego rozwiązanie.
Może NASK ma jakiś pomysł na obieg faktur w EZD. Nadmienię, że prowadzenie spraw jest uciążliwe w instytucji, która rocznie przyjmuję ponad 100 tys. faktur i jest niezgodne z IK.
1 polubienie
Pani Agnieszko, rozumiem, że nie macie żadnego jednego widoku, gdzie są wszystkie te opisy, bo akceptacja formalna za pomocą funkcji Akceptuj jest dopiero na końcu tak? w przypadku zadań do realizacji nie używacie tej formalnej akceptacji?
Pani Elizo, opisy czyli kolejne zdefiniowane komendy (nie chcę nazywać ich Akceptacje bo tak nazywa się inna funkcja w ezd i my jej tutaj nie używamy) są widoczne w historii dekretacji i historii dokumentu (w toku obiegu faktury), a po zakończeniu faktury jako NAS w historii pisma.
Chciałabym wznowić ten wątek, czy NASK pracuje nad rozwiązaniem, pomagającym wdrożyć elektroniczny obieg faktur ?, U nas w dalszym ciągu są wyłączone, ponieważ nadal nie mamy praktycznego pomysłu, szczególnie z powodu, że zwykle do faktur dołączane tez są załączniki, np kopie protokołu, które np nie przyszły wraz z fakturą , jeśli do tego dodamy konieczność opisu merytorycznego, zamówieniowego itp. - to nadal obieg papierowy jest łatwiejszy.
A gdyby tak do faktury dołączyć załącznik w postaci pliku docx, który będzie miejscem, gdzie poszczególne osoby opisują wymienioną usługę. Można to zrobić wysyłając do nich (niestety pojedyńczo) taki dokument “DO AKCEPTACJI”. Wtedy edytują plik docx dopisując swoją litanię po czym akceptują dokument. Ten wraca do wystawiającego zadanie i ponownie można go wysłać do innej osoby. Po zakończeniu całej procedury osoba na końcu łańcuszka podpisuje go (i wtedy zmienia się na pdf gdzie cały czas są widoczne akceptacje jak i wszystkie wpisy poprzez porównanie dokumentów “WERSJE DOKUMENTÓW”). Kończymy pismo jako NAS i po temacie. Może opis trochę zagmatwany ale sam proces trwa szybko i nie trzeba biegać z papierkiem. To tylko pomysł (ale sprawdzony i działa). Pozdrawiam
1 polubienie
tak, ale czy rozpoczynając obieg faktury - jest ona pismem z nadanym RPW, ale bez sprawy, czy dołączacie je do jakiejś sprawy i dopiero wtedy dołączacie plik docx?, jak potem wygląda etap księgowania i płatności, gdzie na końcu obiegu znajduje się faktura ? Moim zdaniem powinna się znaleźć w księgowości.
Racja - z RPW nie dodam załącznika…