Tak, jest faktura + 6 dodatkowych szablonów. Procedurę, co do obiegu faktury wprowadzaliśmy osobnym dokumentem.
Dopytam o szablony. Czy można ustawić proces/szablon na dokumentach z RPW? Czy nie są dedykowane dla obiegu pism/formularzy wewnętrznych?
W EZD PUW jest to świetne rozwiązanie. Tylko niestety w EZD RP nie ma “koszulki”, a jak widać jest potrzebna przy na przykład fakturach.
u nas w obiegu papierowym sytuacja wygląda następująco: faktura wpływa na sekretariat i jest rejestrowana, trafia do wydziału, którego dotyczy ( na tym etapie nie widzi jej Dyrektor i nie dekretuje), pracownik Wydziału opisuje ją merytorycznie, po akceptacji Kierownika Wydziału trafia do zamówień publicznych, potem dopiero do księgowej. Księgowość po dokonaniu własnych opisów, przekazuje fakturę do akceptacji Dyrektora i potem następuje proces płatności i księgowania. Pytanie, czy tego typu obieg jest możliwy do przeprowadzenia w EZD i czy jest jakiś jeden model rekomendowany do stosowania. faktura jako dowód księgowy nie stanowi akt sprawy, więc nie mam możliwości stworzenia szablonu ( przynajmniej ja nie umiem tego zrobić), pytanie, czy jest możliwość, czy waszym zdaniem byłoby dobrym pomysłem, dołączenie faktury na samym początku do sprawy - np zamówienia ( wniosku o zakup) i z tego dopiero poziomu nadawany byłby obieg. Tu mam jednak wątpliwość, co po akceptacji księgowej i dokonaniu płatności? .
nie ma w EZD RP koszulki, ale w sprawie można utworzyć folder, pytanie, czy cały folder, np z fakturą i szablonami opisu, można przekazywać dalej do osobnej akceptacji ? no i jaka to by była sprawa ? dowody księgowe ?,
Włączę się w wątek. Czy ktoś z Państwa proceduje faktury w klasie elektronicznej? I czy korzysta z JRWA dla dowodów księgowych? I czy w takim razie pozostałe dowody księgowe też są prowadzone w EZD?
Jesteśmy na etapie testowania fv jako klasy elektronicznej - dowody księgowe. W EZD RP spotykamy w związku z tym sporo trudności. Choćby fakt, że konieczne jest założenie sprawy dla dokumentów, które zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną nie stanowią dokumentu w sprawie (zgodnie z wzorami IK fv są przykładem dokumentów niestanowiących akt sprawy a z zasady mają bardzo długą ścieżkę akceptacji w instytucji).
Na konferencjach jesienią 2023 r. pojawiły się informację, że NASK pracuje nad tym, aby możliwy był obieg dokumentów niestanowiących akt sprawy w EZD RP, ale póki co nie widzę takiego rozwiązanie.
Może NASK ma jakiś pomysł na obieg faktur w EZD. Nadmienię, że prowadzenie spraw jest uciążliwe w instytucji, która rocznie przyjmuję ponad 100 tys. faktur i jest niezgodne z IK.
Pani Agnieszko, rozumiem, że nie macie żadnego jednego widoku, gdzie są wszystkie te opisy, bo akceptacja formalna za pomocą funkcji Akceptuj jest dopiero na końcu tak? w przypadku zadań do realizacji nie używacie tej formalnej akceptacji?
Pani Elizo, opisy czyli kolejne zdefiniowane komendy (nie chcę nazywać ich Akceptacje bo tak nazywa się inna funkcja w ezd i my jej tutaj nie używamy) są widoczne w historii dekretacji i historii dokumentu (w toku obiegu faktury), a po zakończeniu faktury jako NAS w historii pisma.