Dzień dobry,
mam pytanie dotyczące przeniesienia papierowego obiegu faktury do systemu EZD.
Obecnie w urzędzie gminy wygląda to w praktyce tak, że faktura wpływa do gminy, ale merytorycznie dotyczy szkoły jako jednostki podległej. Na papierze faktura jest rejestrowana w urzędzie, następnie przekazywana do dyrektora szkoły w celu zatwierdzenia merytorycznego. Po akceptacji dyrektora faktura wraca do gminy, gdzie wykonywana jest kontrola formalno-rachunkowa i realizowana płatność.
Chcielibyśmy odwzorować ten obieg elektronicznie w EZD:
Wpływ faktury do gminy
↓
Rejestracja faktury w EZD na sekretariacie
↓
Przekazanie/dekretacja do dyrektora szkoły
↓
Zatwierdzenie merytoryczne przez dyrektora szkoły
↓
Zwrot faktury do gminy
↓
Kontrola formalno-rachunkowa
↓
Płatność
Czy taki sposób obsługi faktury w EZD jest prawidłowy i zgodny z przepisami, jeżeli szkoła jest jednostką podległą, a nie komórką organizacyjną urzędu?
Jak rozwiązujecie Państwo podobny proces elektronicznie: przez dekretację w EZD, udostępnienie dokumentu dyrektorowi szkoły, czy raczej poza EZD?
W tym obiegu występuje sytuacja w której następuje wpływ faktury do Gminy i jej późniejsze dekretacja do Dyrektora szkoły a potem odesłanie faktury ze szkoły do Gminy. Problem polega na tym że Gmina i szkoła to dwie jednostki odrębne (choć jedna podległa pod drugą) a w EZD RP nie ma mechanizmu na wymianę bezpośrednią pomiędzy różnymi podmiotami.
Możecie mieć taką sytuację że gmina wyśle wam fakturę na e-doręczeniami i potem wy odeślecie też ją e-doręczeniami, tylko to generuje podwójne wpływy i wysyłki w obu jednostkach. Obieg wydaje mi się poprawny (choć nie jestem księgowym 
) ale tu jest problem z wymianą danych pomiędzy niezależnymi podmiotami - narazie takiej funkcjonalności w EZD RP nie ma.
Jak pisał s.dąbrowski nie da się w trakcie sprawy przekazać zadania jednostce podległej, ale to nie znaczy, że się nie da odwzorować Waszych procedur.
Jeżeli nie jesteście wielkim miastem warto rozważyć założenie kont w EZD dla Waszych Dyrektorów na poziomie gminy. Wtedy wszyscy będziecie w jednej instancji i Dyrektorzy będą w stanie akceptować, wnioskować etc.
Dzień dobry,
tak jak wskazali poprzednicy, w EZD RP nie ma możliwości bezpośredniego przekazywania dokumentów pomiędzy odrębnymi podmiotami w ramach jednej sprawy.
W takim przypadku pozostaje obieg z wykorzystaniem e-Doręczeń – tj. przekazanie dokumentu z urzędu do szkoły oraz jego zwrot tą samą drogą.
Odnosząc się do propozycji @gtrafalski – nie jestem przekonana co do możliwości odwzorowania tego poprzez włączenie dyrektorów szkół do struktury organizacyjnej urzędu. W EZD RP jeden podmiot odpowiada jednej instytucji, a struktura organizacyjna powinna odzwierciedlać Regulamin Organizacyjny jednostki. Jeżeli Dyrektor szkoły nie jest pracownikiem urzędu, nie powinien być ujmowany w jego strukturze.
@KatarzynaZ załatwienie tego za pomocą eDoręczeń nie rozwiąże problemu. Choćby dlatego, że będzie Pani miała w sprawie kilka egzemplarzy faktur (w tym przynajmniej dwa wpływy) i ich opisów. Na pewno wymaga to więcej pracy niż proste zadanie do akceptacji wystawione w ramach jednego podmiotu.
Struktura organizacyjna w KUIP zazwyczaj odbiega od struktury urzędu (pamiętajmy o administratorach, kontach technicznych etc.).
Dyrektorzy szkół nie są oczywiście pracownikami urzędów gmin, ale w gminach są prowadzone ich sprawy kadrowe (urlopy, powołania etc.). Więc to nie jest aż takie proste 
Na miejscu Mateusza przemyślałbym problem. Nie mówię, że rozwiązanie jest idealne i na pewno wymagałoby świadomego ustawienia uprawnień, ale pozwala na akceptację faktury bez potrzeby jej ekspedycji z systemu.