Tak się zastanawiam, czy EZD przewiduje dosyć skomplikowany obieg dokumentu jakim jest faktura ? Załóżmy, że faktura przychodzi mailem. Zostaje zarejestrowana przez kancelarię i przekazana do dekretacji do dyrektora. Pierwszy problem to komu dyrektor przekazuje do realizacji ? Logika może podpowiadać, że do księgowej, ale księgowa nie zajmie się fakturą zanim kierownik administracyjny nie sprawdzi jej pod kątem merytorycznym (zgodnym z zamówieniem itp.) dopiero potem księgowa powinna taką fakturę sprawdzić pod kątem finansowym i przekazać dyrektorowi do akceptacji jej zapłaty. Jak to technicznie powinno funkcjonować w EZD. Faktura jest pismem nie stanowiącym akt sprawy więc nie pojawi się nigdzie akcja “do akceptacji”. Jak więc to przeprocesować ? No i w którym miejscu i w jakiej formie ma się pojawić informacja o potwierdzeniu sprawdzenia merytorycznego przez kierownika administracyjnego oraz sprawdzenia finansowego przez księgową i akceptacji dyrektora do zapłaty ???
Napiszę jak to zorganizowaliśmy, co nie oznacza że sprawdzi się to u Państwa, ani że jest to rozwiązanie dobre:) Faktura jest wyłączona z obiegu, kt dotyczy wszystkie inne dokumenty. Dla faktur jest rozrysowany odrębny obieg, który koresponduje z faktyczna akceptacja tego dok., który funkcjonował w papierze (trochę jak pieczęć przystawiana na odwrocie faktury, ale trochę rozbudowaliśmy). Kancelaria wysyła fakturę do osoby wskazanej jako pierwsza w tym obiegu. Posługujemy się cały czas poleceniem Do realizacji. Księgowa ustaliła jakie zdefiniowane przyciski będziemy używać na danym etapie weryfikacji faktury (utworzyliśmy swoje np. potwierdzam wykonanie usługi, akceptuje do wypłaty i są one opisane na schemacie, aby każdy wiedział co ma klikać). Na końcu Dyrektor akceptując fakturę wysyła do realizacji do Grupy Księgowe (grupa utworzona dla zadań grupowych) i wtedy księgowość wie o ostatecznej akceptacji i możliwość realizacji przelewu. Nie wiem, czy jest to idealne rozwiązanie i niestety nie ma tutaj żadnej automatyzacji. Nie chciałabym też nikogo wprowadzać w błąd, ale może ktoś inny podpowie rozwiązanie usprawniające też mój pomysł 
[historia całego procesu zatwierdzania faktury będzie w ezd]
A co dziesie się z faktura papierową?
Pozostaje w składzie chronologicznym.
[zaznaczę jeszcze raz, że nie chcę nikomu podpowiadać niewłaściwych rozwiązań; myślę że w razie potrzeby włączy się moderator z nask]
Pozdrawiam, ATrzpil
Akceptacje rozumiem, ale opis faktury czyli uzasadnienie celowości wydatku tez jest w EZD robiony?
Skoro EZD ma odzwierciedlać wszystkie czynności (czyli obieg) robione do tej pory papierowo to chyba tak. Poza tym, zaraz wejdzie KSEF i już nie będzie gdzie przybijać pieczątek potwierdzających zgodność merytoryczna i finansową więc tym bardziej musi być możliwość zrobienia tego jakoś w EZD.
Do każdej faktury jest wcześniej przygotowane zamówienie zatwierdzone przez Dyrektora. Zgoda na wydatek jest więc przed dokonaniem zakupu. Formularza zamówienia nie mamy jeszcze w ezd (pracujemy produkcyjnie dopiero od listopada).
Też wydaje mi się ze jesteśmy w okresie przejściowym przed KSEF i zaraz trzeba będzie prawdopodobnie na nowo wymyślać jak procedować faktury z użyciem ezd. A może będzie jakaś integracja umilająca wszystkim życie
W sumie racja, nie ma sensu chyba teraz na siłę nic robić.
Oby tylko była integracja coś na zasadzie ePUAP czy eDoręczeń żeby można było faktury z KSEF importować.
Będzie integracja, ale ona zastąpi tylko moment zaczytania faktury do EZD (tak jak teraz zeskanowanie). To co dalej będzie się działo z fakturą będzie przebiegało tak samo jak teraz, dlatego to teraz trzeba wypracować dobrą metodę procesowania faktury a nie czekać na KSEF.
Pani Agnieszko, czy w taki razie stworzyła pani w EZD RP Szablon czy Proces dla takiego obiegu faktury?
Procesu się nie da użyć bo do procesu nie można załączyć faktury. Z szablonu nie można skorzystać bo faktura nie jest elementem sprawy. Jeżeli pismo zostaje zarejestrowane (RPW) a nie jest elementem sprawy to nie pojawia się możliwość wysłania do akceptacji (a w szablonach mamy do wyboru albo akceptację albo podpis).
Niestety nie. Dlatego, że są trzy odrębne obiegi dla faktur (różne typy faktur), w danym obiegu też mogą być zaangażowane różne osoby (potwierdzające wykonanie danego zlecenia). Tworzenie schematów dla tylu wersji chyba tylko zagmatwałoby procedowanie faktury. Obecnie każdy ma przed oczami dany schemat i wie co ma kliknąć (ewentualnie dopisuje zgodnie z zamówieniem nr/umową nr). Nie jest problemem dla pracowników rozpoznanie jakiego typu jest to faktura i który z trzech schematów należy wykorzystać.
Agnieszka
Dziękuję za informację. Interesuje mnie jeszcze w jaki sposób zostały umieszczone w systemie “przyciski”, o których Pani pisze? Jeżeli może Pani załączyć przykładowy zrzut ekranu z systemu, będę zobowiązana.
Administrator w ustawieniach może dodać dodatkowe przyciski - nowe formuły dekretacji, które są widoczne potem przy ramce z treścią zadania/dekretacją
Administracja - Ustawienia - Zadania
Ponieważ namnożyliśmy tych przycisków, te finansowe oznaczyłam małą literka “f”, aby łatwiej było je odszukiwać spośród pozostałych wykorzystywanych do zlecania innych zadań.
Dziękuję bardzo, wszystko jasne! Jeszcze jedno pytanko faktury u Pani “wędrują” jako pismo czy jako sprawa?
Pismo (zakańczane są ostatecznie jako NAS tj niestanowiące akt sprawy).
U nas procedurę obiegową rozpoczyna się rejestracją faktury w kancelarii z jednoczesnym dodaniem jej do składu chronologicznego faktur. Zarejestrowana w kancelarii faktura przekazywana jest wyłącznie elektronicznie w systemie EZD do merytorycznego wydziału (Kierownika), celem jej opisania w systemie EZD przy pomocy dołączenia do faktury dokumentu w postaci szablonu opisującego dokonanie wydatku (opis pracownika – zatwierdzenie dokumentu ,kolejno akceptacja osoby upoważnionej/kierownika poprzez dołączenie odpowiedniego szablonu opatrzonego podpisem kwalifikowanym).Po opisaniu oraz zatwierdzeniu przez kierownika, faktura przekazywana jest wyłącznie w systemie EZD do Wydziału Zamówień Publicznych, gdzie jest odpowiednio “obrabianą” tzn poprzez dołączenie odpowiedniego szablonu opatrzonego podpisem kwalifikowanym, i kolejno jest przekazywana elektronicznie do pracownika z wydziału księgowego. Tam na koszulce zakładana jest sprawa z JRWA oraz dodawane są odpowiednie szablony i po dokonaniu płatności pracownik wydziału fk ją zakańcza.
Nie wiem na ile taka podpowiedź byłaby istotną - ponieważ my jeszcze pracujemy na EZD PUW
Czyli jak dobrze rozumiem na końcu tego procesu w “koszulce” sprawy jest dokument faktury wraz z kilkoma dodatkowymi dokumentami/szablonami z informacjami o zatwierdzaniu kolejnych etapów? A jak to się ma to stwierdzenia, że faktury są dokumentami nie stanowiącymi akt sprawy? Ignorujecie to i mimo wszystko zakładacie sprawę ?