Tak się zastanawiam, czy EZD przewiduje dosyć skomplikowany obieg dokumentu jakim jest faktura ? Załóżmy, że faktura przychodzi mailem. Zostaje zarejestrowana przez kancelarię i przekazana do dekretacji do dyrektora. Pierwszy problem to komu dyrektor przekazuje do realizacji ? Logika może podpowiadać, że do księgowej, ale księgowa nie zajmie się fakturą zanim kierownik administracyjny nie sprawdzi jej pod kątem merytorycznym (zgodnym z zamówieniem itp.) dopiero potem księgowa powinna taką fakturę sprawdzić pod kątem finansowym i przekazać dyrektorowi do akceptacji jej zapłaty. Jak to technicznie powinno funkcjonować w EZD. Faktura jest pismem nie stanowiącym akt sprawy więc nie pojawi się nigdzie akcja “do akceptacji”. Jak więc to przeprocesować ? No i w którym miejscu i w jakiej formie ma się pojawić informacja o potwierdzeniu sprawdzenia merytorycznego przez kierownika administracyjnego oraz sprawdzenia finansowego przez księgową i akceptacji dyrektora do zapłaty ???
Napiszę jak to zorganizowaliśmy, co nie oznacza że sprawdzi się to u Państwa, ani że jest to rozwiązanie dobre:) Faktura jest wyłączona z obiegu, kt dotyczy wszystkie inne dokumenty. Dla faktur jest rozrysowany odrębny obieg, który koresponduje z faktyczna akceptacja tego dok., który funkcjonował w papierze (trochę jak pieczęć przystawiana na odwrocie faktury, ale trochę rozbudowaliśmy). Kancelaria wysyła fakturę do osoby wskazanej jako pierwsza w tym obiegu. Posługujemy się cały czas poleceniem Do realizacji. Księgowa ustaliła jakie zdefiniowane przyciski będziemy używać na danym etapie weryfikacji faktury (utworzyliśmy swoje np. potwierdzam wykonanie usługi, akceptuje do wypłaty i są one opisane na schemacie, aby każdy wiedział co ma klikać). Na końcu Dyrektor akceptując fakturę wysyła do realizacji do Grupy Księgowe (grupa utworzona dla zadań grupowych) i wtedy księgowość wie o ostatecznej akceptacji i możliwość realizacji przelewu. Nie wiem, czy jest to idealne rozwiązanie i niestety nie ma tutaj żadnej automatyzacji. Nie chciałabym też nikogo wprowadzać w błąd, ale może ktoś inny podpowie rozwiązanie usprawniające też mój pomysł 
[historia całego procesu zatwierdzania faktury będzie w ezd]
A co dziesie się z faktura papierową?
Pozostaje w składzie chronologicznym.
[zaznaczę jeszcze raz, że nie chcę nikomu podpowiadać niewłaściwych rozwiązań; myślę że w razie potrzeby włączy się moderator z nask]
Pozdrawiam, ATrzpil
Akceptacje rozumiem, ale opis faktury czyli uzasadnienie celowości wydatku tez jest w EZD robiony?
Skoro EZD ma odzwierciedlać wszystkie czynności (czyli obieg) robione do tej pory papierowo to chyba tak. Poza tym, zaraz wejdzie KSEF i już nie będzie gdzie przybijać pieczątek potwierdzających zgodność merytoryczna i finansową więc tym bardziej musi być możliwość zrobienia tego jakoś w EZD.
Do każdej faktury jest wcześniej przygotowane zamówienie zatwierdzone przez Dyrektora. Zgoda na wydatek jest więc przed dokonaniem zakupu. Formularza zamówienia nie mamy jeszcze w ezd (pracujemy produkcyjnie dopiero od listopada).
Też wydaje mi się ze jesteśmy w okresie przejściowym przed KSEF i zaraz trzeba będzie prawdopodobnie na nowo wymyślać jak procedować faktury z użyciem ezd. A może będzie jakaś integracja umilająca wszystkim życie
W sumie racja, nie ma sensu chyba teraz na siłę nic robić.
Oby tylko była integracja coś na zasadzie ePUAP czy eDoręczeń żeby można było faktury z KSEF importować.
Będzie integracja, ale ona zastąpi tylko moment zaczytania faktury do EZD (tak jak teraz zeskanowanie). To co dalej będzie się działo z fakturą będzie przebiegało tak samo jak teraz, dlatego to teraz trzeba wypracować dobrą metodę procesowania faktury a nie czekać na KSEF.
Pani Agnieszko, czy w taki razie stworzyła pani w EZD RP Szablon czy Proces dla takiego obiegu faktury?
Procesu się nie da użyć bo do procesu nie można załączyć faktury. Z szablonu nie można skorzystać bo faktura nie jest elementem sprawy. Jeżeli pismo zostaje zarejestrowane (RPW) a nie jest elementem sprawy to nie pojawia się możliwość wysłania do akceptacji (a w szablonach mamy do wyboru albo akceptację albo podpis).
Niestety nie. Dlatego, że są trzy odrębne obiegi dla faktur (różne typy faktur), w danym obiegu też mogą być zaangażowane różne osoby (potwierdzające wykonanie danego zlecenia). Tworzenie schematów dla tylu wersji chyba tylko zagmatwałoby procedowanie faktury. Obecnie każdy ma przed oczami dany schemat i wie co ma kliknąć (ewentualnie dopisuje zgodnie z zamówieniem nr/umową nr). Nie jest problemem dla pracowników rozpoznanie jakiego typu jest to faktura i który z trzech schematów należy wykorzystać.
Agnieszka
Dziękuję za informację. Interesuje mnie jeszcze w jaki sposób zostały umieszczone w systemie “przyciski”, o których Pani pisze? Jeżeli może Pani załączyć przykładowy zrzut ekranu z systemu, będę zobowiązana.
Administrator w ustawieniach może dodać dodatkowe przyciski - nowe formuły dekretacji, które są widoczne potem przy ramce z treścią zadania/dekretacją
Dziękuję bardzo, wszystko jasne! Jeszcze jedno pytanko faktury u Pani “wędrują” jako pismo czy jako sprawa?
Pismo (zakańczane są ostatecznie jako NAS tj niestanowiące akt sprawy).
U nas procedurę obiegową rozpoczyna się rejestracją faktury w kancelarii z jednoczesnym dodaniem jej do składu chronologicznego faktur. Zarejestrowana w kancelarii faktura przekazywana jest wyłącznie elektronicznie w systemie EZD do merytorycznego wydziału (Kierownika), celem jej opisania w systemie EZD przy pomocy dołączenia do faktury dokumentu w postaci szablonu opisującego dokonanie wydatku (opis pracownika – zatwierdzenie dokumentu ,kolejno akceptacja osoby upoważnionej/kierownika poprzez dołączenie odpowiedniego szablonu opatrzonego podpisem kwalifikowanym).Po opisaniu oraz zatwierdzeniu przez kierownika, faktura przekazywana jest wyłącznie w systemie EZD do Wydziału Zamówień Publicznych, gdzie jest odpowiednio “obrabianą” tzn poprzez dołączenie odpowiedniego szablonu opatrzonego podpisem kwalifikowanym, i kolejno jest przekazywana elektronicznie do pracownika z wydziału księgowego. Tam na koszulce zakładana jest sprawa z JRWA oraz dodawane są odpowiednie szablony i po dokonaniu płatności pracownik wydziału fk ją zakańcza.
Nie wiem na ile taka podpowiedź byłaby istotną - ponieważ my jeszcze pracujemy na EZD PUW
Czyli jak dobrze rozumiem na końcu tego procesu w “koszulce” sprawy jest dokument faktury wraz z kilkoma dodatkowymi dokumentami/szablonami z informacjami o zatwierdzaniu kolejnych etapów? A jak to się ma to stwierdzenia, że faktury są dokumentami nie stanowiącymi akt sprawy? Ignorujecie to i mimo wszystko zakładacie sprawę ?