Czy są jakieś regulacje prawne które nakazują zintegrować Ksef z Ezd Rp. Nasza księgowa chce zeby faktury byly tylko w wersji papierowej ( to co przychodzi na Ksef ksiegowa drukuje i mamy to rejestrować w Ezd Rp. Nie chce integracji z Ezd. Czy możemy coś zrobić w tym temacie (podstawa prawna konkretna)?
Z opisu wynika, że nie rejestrujecie faktur w Rejestrze Przesyłek Wpływających (RPW), co jest wprost złamaniem przepisów instrukcji kancelaryjnej. A skoro macie EZD RP, to RPW jest w tymże EZD.
Każdy wpływ z zewnątrz musi być zarejestrowany w RPW! Wyryjcie to credo na spiżowych tablicach 
Dodam, że Austro-Węgierskie Służby Finansowe wierzgają nogami, gdy próbuje się je zaprząc do machiny obiegu dokumentów. Takim wierzganiom mówimy ostre i zdecydowane NIE!
Podstawy prawne obowiązku rejestracji faktur z KSeF w RPW (EZD RP)
POZIOM 1 — Ustawa zasadnicza
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. 2020 poz. 164 ze zm.)
Art. 6 ust. 1 nakłada na organy państwowe, państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowe jednostki organizacyjne obowiązek właściwego tworzenia, ewidencjonowania, przechowywania i przekazywania dokumentacji, w tym dokumentacji elektronicznej. To fundament całego systemu — każdy dokument wpływający do urzędu musi być objęty kontrolą kancelaryjną.
POZIOM 2 — Definicje kluczowych pojęć
Dwa akty prawne dostarczają niezbędnych definicji:
Rozporządzenie PRM z 18 stycznia 2011 r. — instrukcja kancelaryjna (załącznik nr 1), § 2 pkt 9 — definicja „przesyłki": dokumentacja otrzymana lub wysyłana przez podmiot w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej. Faktura pobrana z KSeF mieści się w tej definicji jako dokument elektroniczny otrzymany przez podmiot.
Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2005 nr 64 poz. 565), art. 3 pkt 2 — definicja „dokumentu elektronicznego": stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Faktura ustrukturyzowana KSeF (plik XML) spełnia tę definicję wprost.
POZIOM 3 — Obowiązek i sposób rejestracji w RPW
Instrukcja kancelaryjna — § 13:
Ust. 1 — punkt kancelaryjny rejestruje wszystkie przesyłki wpływające. Obowiązek bezwzględny, bez wyjątków co do rodzaju dokumentu — obejmuje zatem również faktury z KSeF.
Ust. 3 — rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.
Ust. 5 — metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.
Ust. 6 — każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy identyfikator — numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku.
Ust. 7 — zestaw metadanych opisujących przesyłkę wpływającą określa część A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.
Warto zauważyć, że faktura z KSeF dostarcza znaczną część wymaganych metadanych gotowych (NIP wystawcy, data wystawienia, numer faktury, kwota) — co czyni integrację techniczną KSeF↔EZD RP rozwiązaniem praktycznym, choć prawnie niewymaganym wprost.
POZIOM 4 — Decyzja o stosowaniu EZD jako podstawowego systemu
Instrukcja kancelaryjna — § 1:
Ust. 3 — kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu.
Ust. 4 — po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne.
Z powyższego wynika: jeśli kierownik podmiotu wskazał EZD jako system podstawowy, RPW jest prowadzony w EZD RP i to tam trafiają wszystkie przesyłki — w tym faktury z KSeF.
POZIOM 5 — Przepisy o KSeF (łącznik)
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług — art. 106nd i następne regulują wyłącznie kwestie podatkowe: wystawianie, przesyłanie, autoryzację i archiwizację podatkową faktur ustrukturyzowanych. Przepisy o KSeF nie regulują obiegu dokumentów wewnątrz urzędu — ta sfera pozostaje domeną instrukcji kancelaryjnej z 2011 r.
KSeF i instrukcja kancelaryjna to dwa równoległe, niezależne reżimy prawne. Faktura musi być poprawna podatkowo (KSeF) i jednocześnie poprawnie obsłużona kancelaryjnie (rejestracja w RPW → dekretacja → akta sprawy). Żaden z tych reżimów nie zwalnia z obowiązków wynikających z drugiego.
Łańcuch prawny — podsumowanie
Ustawa archiwalna 1983 — art. 6 ust. 1
↓ obowiązek ewidencjonowania całej dokumentacji
Ustawa o informatyzacji 2005 — art. 3 pkt 2
↓ faktura XML z KSeF = dokument elektroniczny
Instrukcja kancelaryjna 2011 — § 2 pkt 9
↓ dokument elektroniczny otrzymany przez podmiot = przesyłka
Instrukcja kancelaryjna 2011 — § 13 ust. 1
↓ każda przesyłka musi być zarejestrowana w RPW
Instrukcja kancelaryjna 2011 — § 13 ust. 3–7
↓ rejestracja w EZD = przypisanie metadanych + unikatowy numer
Instrukcja kancelaryjna 2011 — § 1 ust. 3–5
↓ jeśli kierownik wskazał EZD jako system podstawowy
OBOWIĄZEK rejestracji faktur z KSeF w RPW w EZD RP
2 polubienia
Ezd wprowadzamy od maja, ustalamy teraz zasady funkcjonowania i problem jest właśnie z księgowa bo nie chce i robi problem z integracja ksefu z Ezd . Tak jak napisalam wcześniej chce zostać przy wersji papierowej. Jak nie będzie wprowadzona integracja
Argument „bo nie chcę” oraz – jak trafnie ujął to użytkownik quiris – przysłowiowe „wierzganie nogami” to niestety dość częsta reakcja na wszelkie zmiany w placówkach, w których pracujemy.
Przechodziliśmy przez bardzo podobną sytuację podczas wdrażania EZD RP. Zgodnie z radą informatyka, który miał duże doświadczenie we wdrożeniach tego systemu, przyjęliśmy bardzo prosty i jasny model działania.
Dyrektor placówki wydał jednoznaczne zarządzenie:
od pierwszego dnia miesiąca X przechodzimy na system EZD RP / KSeF. Do tego czasu wszyscy pracownicy zostaną odpowiednio przeszkoleni.
Po wydaniu zarządzenia sprawa jest klarowna – pracownicy po prostu je realizują. Jeśli ktoś ma uwagi lub wątpliwości, może zgłosić je bezpośrednio do osoby zarządzającej placówką lub znaleźć pracę gdzie będą mogli przerzucać papierowe faktury do woli.
Takie podejście pozwala też uniknąć niepotrzebnych konfliktów, zwłaszcza po stronie informatyków. Na początku spotykaliśmy się z komentarzami w stylu: „nie instaluj mi tego”, „nie ucz mnie tego”, „i tak nie będę z tego korzystać”. Zamiast wdawać się w dyskusje czy przekonywanie, najprościej jest wskazać obowiązujące zarządzenie dyrektora.
Pozdrawiam i życzę powodzenia, jak już EZD RP wejdzie w życie to jest całkiem przyjemne i dobrze wspiera komunikacje między działami/departamentami jednostki.
7 polubień
U nas faktury z KSeF rejestrują się automatycznie w RPW dzięki integracji z EZD RP.
Faktury nadal funkcjonują jednak w obiegu papierowym. W momencie wpływu faktury z KSeF do EZD RP kancelaria przekazuje obiekt z fakturą do kierownika komórki właściwej merytorycznie. Kierownik dekretuje ją na pracownika merytorycznego.
Pracownik merytoryczny w EZD RP sporządza opis faktury oraz wypełnia załączniki finansowe, po czym przekazuje je do akceptacji swojego kierownika. Po zatwierdzeniu drukuje fakturę wraz z opisem i załącznikami.
Dokumenty papierowe trafiają następnie do komórki finansowej i tam są obsługiwane w dotychczasowym trybie. Natomiast obiekt w EZD RP jest przekazywany do kierownika finansów i kończony jako NAS.
Takie rozwiązanie pozwala zachować papierowy obieg w finansach, a jednocześnie zapewnia rejestrację wpływu w EZD RP.
1 polubienie
Dzień dobry,
tryb prowadzenia klasy JRWA oznaczonej jako NAS - jest oczywiście “tradycyjny” (czerwony), prawda?
Pozdrawiam.
Tomasz Skwarka
Oczywiście – klasa oznaczona jako NAS jest prowadzona w trybie tradycyjnym (czerwonym).
U nas każda faktura jest prowadzona w EZD RP.
- faktura (obojętnie czy z KSEF czy z maila czy dostarczona bezpośrednio do Kancelarii) jest rejestrowana w RPW.
- trafia następnie do pracownika merytorycznego, który dodaje do niej dokument (z szablonu dokumentów) na którym dokonuje stosownych opisów oraz przypisuje dział/rozdział/paragraf i odpowiednie kwoty (rozbicie na paragrafy) - to co wynika z wcześniejszej umowy z wykonawcą.
- Pracownik merytoryczny zakłada lub nie sprawę dla takiej faktury ze swojej klasy JRWA
- te dwa dokumenty (czyli obraz faktury oraz dokument z opisem) jest wysyłany w obieg, gdzie “zbiera” odpowiednie akceptacje i podpisy,
- na koniec trafia do księgowej do realizacji (zapłaty).
- Niestety muszą - po pozbieraniu wszystkich wymaganych podpisów - być jeszcze raz wysłane przez pracownika merytorycznego ale już “do wiadomości” księgowości (głównej księgowej lub którejś z wyznaczonych księgowych) aby ta mogła założyć sprawę w klasie NAS
- Szkoda, że w ścieżce obiegu nie można mieszać “do podpisu lub akceptacji” z “do wiadomości” - procedura byłaby prostsza.
tym samym faktura papierowa pojawia się wyłącznie w Kancelarii i tam kończy swój żywot w składzie chronologicznym.
Pozdrawiam
Przemysław Jodkowski
1 polubienie