Witam,
w jaki sposób można nadać koordynatorowi czynności kancelaryjnych możliwość stałego monitorowania poprawności uzupełniania metadanych przez pracowników? Czy kierownicy komórek organizacyjnych mają nadawać dostęp do swoich spraw dla KCK, czy może da się to rozwiązać jakoś inaczej?
Dzień dobry,
najbardziej pasują uprawnienia kierownika jednostki, który ma wgląd w sprawy wszystkich swoich pracowników.
pozdrawiam
Tak jak wskazała Dominika wydaje mi się że bardziej optymalnym sposobem jest nadanie dla Koordynatora czynności kancelaryjnych uprawnienia pozwalającego na dostęp do wszystkich spraw prowadzonych w jednostce. Takie uprawnienia dla prowadzonych może nadać:
- właściciel danej sprawy - sposób dodawania opisany tu: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/wspoldzielenie-spraw/
- administrator systemu - sposób dodawania opisany tu: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/zarzadzanie-uprawnieniami-uzytkownikow/
- administrator systemu - tzw. dodatkowy dostęp: sposób opisany tu: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/przydzielanie-uzytkownikom-dodatkowych-dostepow/
1 polubienie
Takie rozwiązanie może w oczach niektórych budzić pewne zastrzeżenia dotyczące nadmiarowych uprawnień. Uprawnienia kierownika, to uprawnienia kierownika.
Z drugiej strony… taki KCK ma podstawy do tego aby zaglądać w sprawy prowadzone przez pracowników merytorycznych kiedy tylko zechce? Bardziej racjonalne byłoby występowanie takiego KCK do kierownika komórki o udostępnienie listy spraw, które on będzie weryfikował.
Takie działanie pozwoli na kontrolę wykonywania czynności nadzoru przez KCK, nie będzie niepotrzebnej przestrzeni do nadinterpretacji działań, czy nadmiarowego dostępu.
Mogę się mylić w tej kwestii, ale tak to widzę.
2 polubienia
No właśnie ja też mam podejście jak @PioterC i wolałbym, żeby kierownicy wiedzieli, co i kiedy będzie sprawdzone i wyrazili na to zgodę. A taki dostęp nieograniczony, to jednak powinien być zarezerwowany tylko dla kierownictwa. W takim razie wygląda na to, że najlepszym rozwiązaniem jest jednak udostępnianie wskazanych spraw dla KCK na jego wniosek. Dziękuję za podpowiedzi.
2 polubienia
Jest tylko jeden mały problem - to nie kierownik nadaje dostęp do spraw pracowników, chyba że ma nadane odpowiednie uprawnienia, ale to już zostawiam do decyzji. Natomiast zgadzam się z PioterC, że KCK może informować kierowników pracowników merytorycznych o planach dotyczących swoich działań, aby uzyskać dostęp do spraw, które będzie weryfikował.
1 polubienie
Może rozwiązaniem tutaj jest tryb zastępstwa?
Po zapowiedzianej kontroli kierownik działu daje zastępstwo KCK, ten może wtedy w spisie spraw podejrzeć każdą sprawę w dziale.
Praca w trybie zastępstwa nie blokuje równoległej pracy w EZD kierownikowi działu.
Wszystkie działania w trybie zastępstwa są i tak zapisywane w “przebiegu sprawy” i są tez do podejrzenia w “zdarzeniach” u administratora - to jako zabezpieczenie, żeby KCK nie patrzył na zbyt wiele.
Samo udostępnienie jest o tyle niewygodne, że próbka może być mała a dodatkowo każdy pracownik musiałby nadać dostęp do swoich spraw, oddzielnie dla każdej. Czas nadawania uprawnień byłby dłuższy niż kontrola jednej sprawy…
1 polubienie
Tutaj chyba nie będzie jednej i dobrej odpowiedzi. Wszystko zależy od tego jak mamy zorganizowaną pracę w ramach swojej jednostki/komórki.
Zastępstwa ok - udostępnianie na wniosek też ok - wszystko rozbija się o podejście do dostępu do danych.
Na ostatnim moim szkoleniu z archiwum, prelegent omawiał tą kwestię. I przedstawił taki pogląd jak właśnie @PioterC . Taki nadzór stanowi formę audytu, z którego KCK powinien przedstawić wnioski kierownikowi danej komórki. Więc jak najbardziej powinno to wyglądać tak, że kierownik nadaje dostęp KCK do wytypowanych spraw, spraw danego pracownika etc. Po przeprowadzonym audycie, KCK przekazuje wnioski do wdrożenia.
Co do dostępu do danych - koordynator czynności kancelaryjnych oprócz weryfikacji czynności kancelaryjnych, ma w swoim zakresie też nadzór nad zakładaniem spraw i prowadzeniem akt spraw. Więc z samego faktu zajmowanego “stanowiska”, jego upoważnienie do przetwarzania danych obejmuje tą działkę.
3 polubienia