Pracownicy oddziału który nie jest bezpośrednio podległy kierownikowi działu nadają dostęp do spraw. Niestety po zakończeniu sprawy kierownik nie ma juz wglądy w akta. Na helpdesku otrzymałem informację że można to zrobic uprawnieniami:
" Natomiast poprzez nadanie odpowiednich uprawnień (np. Sprawy.Edycja, Sprawy.Lista na poziomie komórki, ewentulanie Sprawy.Edycja jeżeli zachodzi taka potrzeba) można realizować dostęp do zakończonej sprawy innego użytkownika - dostęp z poziomu spisu spraw."
Niestety nadanie uprawnień Sprawy.Edycja, Sprawy.Lista na poziomie komórki nie sposodowało dostępu do zamknietych spraw współdzielonych.
W sumie to najlepiej by było jakby w sprawach współdzielonych były 2 karty: w toku i zakończone.
Sprawy współdzielone to sprawy do których ktoś dał mi dostęp (w trybie odczytu lub edycji) - taki dostęp może nadać pracownik na przykład z innej komórki organizacyjnej. Dostęp do zawsze nadaje właściciel sprawy i on go odbiera bo to jego sprawa. Sprawy współdzielone do których ktoś nada dostęp są widoczne w Biurku w zakładce współdzielone. Po zamknięciu sprawy przez prowadzącego sprawy są one dostępne w spisie spraw (po wybraniu odpowiedniego statusu) oraz w Biurku w zakładce zakończone - w zakładce zakończone widoczne są sprawy tylko dla prowadzącego sprawę. Jeśli opisywana sytuacja dotyczy spraw w jednej komórce organizacyjnej i po zamknięciu sprawy dana osoba powinna widzieć (w trybie podglądu do sprawy) zamknięte sprawy innych pracowników to powinno się tej osobie nadać odpowiednie uprawnienie, aby taki widok był możliwy poprzez spis spraw. Należy pamiętać, że w Biurku pracownik widzi swoje sprawy, zaś wyjątkiem jest widok sprawy do których ktoś nadał pracownikowi dostęp poprzez tryb współdzielenia - takie sprawy są wtedy widoczne w Biurko,>Współdzielone.
Niestety chodzi o współdzielenie spraw przez pracowników oddziałów z kierownikami działów, którzy im te sprawy zlecają. Oddziały nie są podległe działom.
Kierownicy działów zlecają oddziałom różne sprawy do załatwienia i chcieliby miec wgląd co się w tych sprawach dzieje i to działa. Natomiast po zakończeniu spraw nie mają juz dostępu a jest on im potrzebny do sporządzania rocznych sprawozdań, do kontroli (kontrolowany był dział i to on musiał dostarczać dokumenty do których nie miał dostępu).
Marcinie,
aby kierownik zobaczył zakończone sprawy pracowników z oddziałów, które wcześniej były współdzielone należy nadać kierownikom następujące uprawnienia wykonując następujące czynności:
W Administracja>Uprawnienia> Nadawanie pojedynczych uprawnień wybieramy konkretną komórkę organizacyjną do której spraw ma mieć dostęp, następnie wybieramy uprawnienia:
Dostęp w trybie podglądu do spraw będzie możliwy z poziomu spisu spraw po wybraniu z listy Komórka organizacyjna, komórki innej niż własna. Przetestuj to proszę na wersji testowej systemu.
Sprawdziłem, dodając takie uprawnienia kierownik widzi wszystkie sprawy oddziału, a powinien tylko te które miał współdzielone.
To za duże uprawnienie ponieważ oddziały prowadzą sprawy trzech działów, więc kierownik jednego z działów nie powinien widzieć spraw pozostałych dwuch działów.
Wnioskuje że nie ma nadal możliwości aby kierownicy działów mieli dostęp do wybranych spraw oddziałów które w strukturze im nie podlegają?
Marcinie, zasada pracy w systemie jest prosta:
-
Biurko>Wtoku>Sprawy - tu zawsze są
-
Współdzielone - tu są widoczne czyjeś sprawy, które do których ktoś dał mi dostęp
Można nadać dostęp do spraw kierownikowi do oddziałów podległych tak jak opisałem wyżej:
W Administracja>Uprawnienia> Nadawanie pojedynczych uprawnień wybieramy konkretną komórkę organizacyjną do której spraw ma mieć dostęp, następnie wybieramy uprawnienia:
- Sprawy.Lista Komórka organizacyjna
- Sprawy.Podglad Komórka organizacyjna
Dostęp w trybie podglądu do spraw będzie możliwy z poziomu spisu spraw po wybraniu z listy Komórka organizacyjna, komórki innej niż własna.
Nie ma w systemie takiego uprawnienia, aby po nadaniu dostępu do spraw, które nie są moje widoczne one były np. w Biurko>W toku>Sprawy bo to wypaczyło by przyjętą logikę systemu. Jeśli potrzebujesz pomoc w nadaniu takich uprawnień prześlij proszę na portal zgłoszeń zgłoszenie i w treści wskaż proszę, że prosisz o pomoc w nadaniu takich dostępów i poproś, abym wziął udział w takim połączeniu on-line. Pracownik do którego trafi takie zgłoszenie, umawiając połączenie on-line doprosi mnie w drodze wyjątku do spotkania, gdyż już nie pracuję w Dziale Wsparcia Merytorycznego i nie obsługuję zgłoszeń na portalu zgłoszeń.
Z nadaniem tych uprawnień nie ma problemu, ale sądzę że to zbyt duże uprawnienie bo daje dostęp do wszystkich spraw.
Na prawdę nikt poza mną nie zgłasza takiej potrzeby? Nikt nie robi kontroli wewnętrznych?
Może warto zastanowić się nad takim uprawnieniem aby dało się dac dostęp do wybranych spraw, w tym tych zamkniętych na potrzeby kontroli wewnętrznej. Wystarczyłoby aby sprawy współdzielone nie znikały po ich zakończeniu.
1 polubienie