Kancelaria ezd wdrożenie

Użytkowanie i praca w systemie
1

Cześć :slightly_smiling_face:
Czy są tu osoby z urzędów, które wdrożyły już EZD RP (NASK) i mogą podzielić się doświadczeniem z perspektywy kancelarii / biura podawczego?
Jesteśmy w trakcie wdrożenia i mam kilka praktycznych pytań, bo teoria teorią, a życie pokazuje co innego :sweat_smile:
:backhand_index_pointing_right: Jak rozwiązaliście u siebie temat składów chronologicznych?
czy wdrażaliście od razu, czy etapowo?
kto je prowadzi – kancelaria czy archiwum?
:backhand_index_pointing_right: Jak u Was wygląda kwestia kanału wysyłki (np. goniec)?
czy kancelaria może to zmieniać, jeśli realnie nie da się wykonać?
jak rozwiązujecie takie sytuacje organizacyjnie?
:backhand_index_pointing_right: ZPO i zwroty (nieodebrane listy)
czy rejestrujecie wszystko osobno, czy macie jakiś sposób na usprawnienie?
czy ktoś ogarnia to „zbiorczo” czy raczej ręcznie każde z osobna?
:backhand_index_pointing_right: I najważniejsze – jak zorganizowaliście pracę na początku wdrożenia?
czy wszystko szło przez kancelarię?
czy rozdzieliliście zadania na wydziały?
jakie zmiany organizacyjne się u Was sprawdziły, a czego byście dziś nie powtórzyli?
U nas kancelaria to 2 osoby, a tak naprawdę to punkt obsługi klienta gdzie robi się wszystko prócz obsługa petentów, centrali ,a wpływów i wysyłki jest sporo, więc próbujemy to poukładać tak, żeby było realne do wykonania :slightly_smiling_face:
Będę bardzo wdzięczna za każdą praktyczną wskazówkę :folded_hands:

Dodam nasz urząd jest dość duży ok 250 osób. Pism jest wpływających w setkach nie mówiąc o innych kanalach, wychodzących też w setkach każdego dnia. Mamy gońca również który troszkę odciąża wysyłkę pocztowa. Obecnie system tradycyjny +proton ale i tak wszystko papierowo.

Zastanawiają mnie te składy chronologiczne, to nchyba dodatkowy etat do tego wszystkiego ? Jak u to u was wyglodalo?

Jakie jrwa wdrosyliscie na początku?

2
  1. składy wdrażaliśmy od razu. Prowadzi je kancelaria.
  2. ZPO i zwroty rejestrujemy osobne.
  3. wszystko idzie przez kancelarię, która dekretuje zadania na zadania grupowe “sek i tu właściwa nazwa departamentu”. Osoby przypisane do grup odbierają zadania sukcesywnie. Są to pracownicy sekretariatów. Mamy u siebie prawie 1000 pracowników i jakoś się udaje :slight_smile:
  4. eDoręczenia również odbiera kancelaria. KSeF również.
3

A ile osób liczy wasza kancelaria? I czy oprócz kancelaria równie ma obsługę interesanta, centrale, petenta urzędu. I oczywiście swoich kolegów z wydziałów

4

15 osób, ale w 3 punktach kancelaryjnych, w tym departamenty “unijne”.

Kancelaria obsługuje wszystko.

5

To ja jeszcze dopytam - czy składami chronologicznymi zajmuje się kancelaria do samego końca czy co zamknięciu “kartonu” jest przekazywany na rzecz Archiwum ?

6

Po 2 latach od zamknięcia karton ze składu powinien trafić do archiwum

7

to chyba nie karton trafia do archiwum tylko dana sprawa należąca do teczki danej klasy JRWA w wydziale merytorycznym ? czy tu się mylę? przecież jeden karton może mieć sprawy z różnymi kategoriami archiwizacji

8

Sprawa z EZD też trafia do archiwum, a karton ze składu też. Przy brakowaniu archiwista będzie wyjmował odpowiednie dokumenty. Są zapowiedzi możliwości brakowania w pełni odwzorowanych dokumentów ze składu, ale to na razie tylko zapowiedzi