W naszym jrwa klasa, która zawiera zbiory wewnętrznych zarządzeń, komunikatów itp., oznaczona została jako prowadzona elektronicznie. Czy oznacza to konieczność założenia sprawy, w której odkładane będą np. zarządzenia wydane w danym roku kalendarzowym? Czy można to zrobić inaczej?
Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu, zgodnie z naszą instrukcją kancelaryjną, ma się odbywać w klasie jrwa, która odpowiada merytorycznie zakresowi zarządzenia. Czyli projekt zarządzenia w jednym miejscu, a zbiór podpisanych zarządzeń w innym. Jak to zrobić? Czy oznacza to konieczność dublowania dokumentów w systemie?
Justyno, założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu, powinno się odbyć w ma się odbywać w klasie jrwa, która odpowiada merytorycznie zakresowi zarządzenia - w tej sprawie powinna być gromadzona cała dokumentacja związana z opracowaniem i wydaniem tego konkretnego aktu, która będzie zawierała nie tylko Efekty w postaci zarządzeń i komunikaów mogą być gromadzone w formie zbioru. - np. rejestru, który został założony w innej dedykowanej do tego klasie. Jaka będzie postać rejestru zależy już od jednostki - rejestr/zbiór może zawierać informację o dacie wydania aktu, numerze, czy treści, do takiego zbioru można również podpiąć treść aktu.
Niestety, ta odpowiedź nie wyjaśnia mi co mam zrobić w systemie EZD RP… Nadal nie wiem, jak w dedykowanej klasie jrwa mam prowadzić elektroniczny zbiór/rejestr zarządzeń czy komunikatów. Czy założyć sprawę, która będzie takim zbiorem? Czy założyć w systemie rejestr zarządzeń korzystając z funkcji rejestrów własnych? Tylko jak wtedy przypisać taki rejestr do klasy jrwa?
W papierze taki zbiór/rejstr tworzę w dowolny sposób i przechowuję w teczce z napisanym nr. Jak to zrobić elektronicznie?
W jaki sposób podpiąć do rejestru treść aktu?
1 polubienie
W tym artykule opisano sposób tworzenia rejestrów własnych: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/tworzenie-rejestrow-na-potrzeby-instytucji/
Instrukcja tworzenia rejestrów własnych jest mi znana.
Moje pytanie dotyczy zbioru zarządzeń w klasie jrwa oznaczonej jako elektroniczna. Czy prawidłowe będzie skanowanie podpisanych “papierowych” zarządzeń i umieszczanie ich w założonej sprawie elektronicznej zatytułowanej zbiór zarządzeń? Oryginały zarządzeń trafią do wydzielonego składu chronologicznego pism wewnętrznych.
Bo nie wiem, jak miałabym nadać nr jrwa rejestrowi zarządzeń utworzonemu w systemie jako rejestr własny? No i taki rejestr nie będzie zbiorem zarządzeń, a jedynie informacją, że takie istnieją…