Mam pytanie, czy istnieje możliwość uruchomienia dwóch szablonów jrwa jednocześnie?
Sytuacja wygląda następująco: mam Urząd jako podmiot i w środku chciałbym uruchomić GOPS jako wydział/referat w urzędzie tak by pracownicy urzędu i GOPSu mogli swobodnie sobie przekazywać obiekty, samo stworzenie takiego wydziału w EZD i dodanie użytkowników nie jest problemem, ale problem jest taki że GOPS ma swoje własne JRWA, stąd moje pytanie czy da się uruchomić dwa jrwa tak aby przy tworzeniu sprawy pracownik merytoryczny mógł wybrać z którego szablonu chce skorzystać? Lub ewentualnie jak inaczej to ugryźć?
Tu w grę wchodzą przepisy kancelaryjne i archiwalne - czy GOPS jest komórką organizacyjną Urzędu, czy jednak jest samodzielnym podmiotem, będącym jednostka podległą pod Gminę? Jeśli tak to zgodnie z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, kierownik każdej z jednostki odpowiada za dokumentację powstająca w tej jednostce, napływającą do nie i wysłaną z niej. Każda jednostka powinna się rozliczać z własnej dokumentacji. Skoro GOPS ma własne JRWA to chyba masz odpowiedź, ostatecznie zrobicie jak będziecie chcieli, ale może warto było by skonsultować ten temat z właściwym terytorialnie archiwum państwowym?
1 polubienie
GOPS i UG to dwie oddzielne instytucje (nawet pomimo zależności). Moim zdaniem nie może Pan połączyć ich w jeden urząd. Do przesyłania sobie dokumentów można użyć e-doręczeń czy maila. Nie można w jednej instytucji jednocześnie korzystać z kilku wykazów. No i jak wspomniał Pan Sebastian - jak potem rozwiążecie Państwo sprawy archiwizacji? Lepiej się nie pchać w takie rozwiązanie.
2 polubienia
Dzień dobry. GOPS jest zapewne odrębną jednostką organizacyjną, posiadającą swój własny numer REGON (inny niż Urzędu). W związku z tym, jako jednostka samorządowa, ma obowiązek posiadać własne przepisy kancelaryjno-archiwalne, w tym własne JRWA uzgodnione z właściwym terytorialnie Archiwum Państwowym. Jeśli przepisy zostaną dla GOPS uzgodnione pod system EZD, wówczas wprowadzi się ich JRWA w ich systemie EZD. Ponadto, dla Urzędu jest odgórny wykaz akt z Rozporządzenia z 2011 r. i nie można go zmieniać, więc nie można w jego ramach dodać hasła dla GOPS. Jak zaś pisałam, odmiennie GOPS - on ustala swój wykaz, nie ma odgórnie narzuconego przepisami centralnymi. Jeden podmiot nie może działać na dwóch JRWA.