Pracownik od początku roku prowadzi sprawy w klasie prowadzone w całości w EZD elektroniczne akta “hybrydowo”, choć wg zarządzenia dyrektora klasa jest zielona od zeszłego roku. Pracownik drukuje pisma i daje do podpisu dyrektorowi, który podpisuje je ręcznie (chociaż dysponuje podpisem elektronicznym) i następnie prazownik skanuje te podpisane pisma do systemu EZD (brak pism podpisanych elektronicznie). W teczkach zostają te zeskanowane pisma, choć całość dokumentacji jest w EZD (w tym skany pism podpisanych przez dyrektora). Wiem, że jest to nieprawidłowe i poinformowałam pracownika, ale co z tymi sprawami które już tak zrobił? Czy oddanie do składu chronologicznego byłoby jakimkolwiek wyjściem?Mieliście podobną sytuację?
Co do zasady sprawa dokumentowana elektronicznie nie posiada teczki aktowej w postaci tradycyjnej. Wszelkie czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie EZD.
Mając argumenty i zarządzenie wskazujące klasy do dokumentowania elektronicznego, proponowałbym zwrócić się bezpośrednio do kierownika/dyrektora tego pracownika celem wyjaśnienia i wytłumaczenia jak dokumentowanie w tej klasie powinno wyglądać.
Ze sprawami starszymi postępowałbym klasycznie jak przy elektronicznych. Tam gdzie występuje papier to rejestrowałbym w składzie chronologicznym. Natomiast w tych sprawach umieściłbym informację o błędach w dokumentowaniu, by przy późniejszej archiwizacji ktoś sprawdzający miał punk zaczepienia. Jednak najważniejsze to ustalenie “nowej” cezury czasu poprawnego dokumentowania tych spraw - przez pracownika merytorycznego i jego przełożonego.
Dziękuję bardzo. A gdzie w tych sprawach umieścić tę informację
Na przykład w formie notatki służbowej w aktach sprawy
W aktach sprawy. Informacja w teczce i w sprawie w EZD. Takie powiązanie informacyjne - najłatwiej to tak określić.