EZD RP jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. Akta osobowe są wskazane, że mogą być prowadzone sposobem tradycyjnym. Czy w momencie zatrudnienia nowego pracownika jestem zobowiązana założyć sprawę w EZD RP pod nr JRWA odpowiednim dla akt osobowych?
Dzień dobry. Akta osobowe to rodzaj teczki zbiorczej, więc same akta osobowe nie są wprost sprawą. Akta osobwe nie uzyskują znaku sprawy, jedynie na teczce aktowej zapisuje się symbol z wykazu akt odpowiadający hasłu “Akta osobowe pracowników”. Tak bym do tego podeszła zwłaszcza z uwagi, że ma Pani akta osobowe cały czas jako klasę tradycyjną stanowiącą wyjątek od systemu podstawowego. Natomiast inną rzeczą jest, że w tychże aktach osobowych gromadzi się dokumentację powstałą w wyniku prowadzenia spraw, jak np. właśnie zatrudnienie pracownika w ramach klasy typu “Obsługa zatrudnienia pracowników” - w tych przypadkach należy utworzyć znak sprawy poprzez zarejestrowanie sprawy w systemie EZD i prowadzenie tej sprawy w zależności, czy klasa jest w systemie podstawowym czy wskazana jako wyjątek. Równolegle przy zatrudnieniu zakłada się akta osobowe pracownika, ale nie jako rejestrację sprawy.