Dzień dobry,
jako instytucja jesteśmy na etapie oczekiwania od NASK wersji testowej, ale już od jakiegoś czasu prężnie działamy nad zrozumieniem systemu, aby w przyszłości móc sprawniej i szybciej w nim pracować. Zależy nam również na wypracowaniu dobrych praktyk już na starcie i w pełni wykorzystaniu potencjału, jaki daje EZD RP.
Mam pytanie dotyczące funkcjonalności w EZD RP:
W module Do obsłużenia → wybrać obiekt → Akcje → Zakończ, gdzie pojawiają się trzy opcje:
-
Nie stanowi akt sprawy
-
Sprawa prowadzona poza EZD
-
Zwykłe zakończenie
Będę wdzięczna za wyjaśnienie, w jakich sytuacjach praktycznie korzystacie z poszczególnych wariantów zakończenia. Jakiego rodzaju dokumenty lub sprawy najczęściej zamykacie poprzez każdą z tych opcji?
Z góry dziękuję za podzielenie się doświadczeniem.
Pozdrawiam,
Kasia
Dzień dobry,
nie stanowi akt sprawy to sprawy przypisane do końcowych klas z JRWA na których nie zakładamy sprawy, inaczej mówiąc są na przykład informacyjne, nie wymagają podjęcia działań, a muszą być przechowywane przez jakiś czas
sprawa prowadzona poza EZD to sprawy gdzie są inne systemy w których możemy je obsłużyć i tam są archiwizowane, prowadzone itd.
Zakończenie zwykłe stosujemy do pism które nie wymagają założenia sprawy, są kopią do jakiegos pisma którą inny dział prowadzi,
3 polubienia
KatarzynaZ, jeśli chodzi o wykonywanie operacji zakończ, to:
1. Nie stanowi akt sprawy
Dokumentacja nietworząca akt sprawy jest to typ dokumentacji, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA). Informacje o tym jakie dokumenty klasyfikuje się jako niestanowiące akt sprawy (NAS) można znaleźć w Instrukcji kancelaryjnej. Najczęściej zalicza się do nich dokumentacja księgowa, publikacje, zaproszenia, rejestry i ewidencje środków trwałych itp. Pracownik jednostki merytorycznej określa, czy dokument tworzy akta sprawy. Jeżeli dokument nie stanowi akt sprawy użytkownik przyporządkowuje dokument jedynie do JRWA, ale wcześniej musi wskazać w wykazie akt w jakich klasach JRWA będzie gromadzona dokumentacja nie stanowiąca akt spraw - opisano to tu:
https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/zarzadzanie-schematami-jrwa/
i tu:
https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/klasyfikacja-pisma-jako-niestanowiacego-akt-sprawy/
2. Sprawa prowadzona poza EZD
Tą opcję wybieramy gdy sprawę prowadzimy poza systemem EZD np. w papierze lub w systemie dziedzinowym, a pismo w EZD kończy bez zakładania sprawy i bez dodawania tego pisma do sprawy.
3. Zwykłe zakończenie
Jest używane w innych niezdefiniowanych przypadkach, gdy:
- nie dołączasz pisma do prowadzonej sprawy lub nie zakładasz na tym piśmie sprawy
- nie wskazujesz pisma jako niestanowiące akt sprawy,
- nie wybierasz opcji Zwykłe zakończenie.
Pozdrawiam
2 polubienia
A jeśli w JRWA zaznaczę, sprawa prowadzona poza EZD. To czy wówczas inne typy spraw nie będą mogły być prowadzone jak do tej pory w tej teczce?
Hm… Wg mnie tak nie wolno robić dla spraw papierowych. Sprawa papierowa musi mieć numer sprawy w EZD i wtedy „zwykłe zakończenie”
Zalecam ostrożność przy korzystaniu z czatów AI, bo to generalnie kupy się nie trzyma 
2 polubienia
tak sprawa powinna mieć numer w EZD, w sumie powinieneś prowadzić w EZD sprawę papierową wspomagająco, niezapominając, ze akta spraw gromadzisz w papierze, a wspomagająco prowadzisz sprawę po to, żeby obsłużyć np. wysyłkę
1 polubienie
W JRWA nie oznacza się klasy jako prowadzonej poza EZD.
Opcja „Sprawa prowadzona poza EZD” pojawia się wyłącznie na etapie zamykania obiektu.
Ze szkoleń prowadzonych przez NASK wynika, że w ten sposób powinno się kończyć obiekty dotyczące spraw, które zostały założone przed wdrożeniem EZD i są prowadzone w systemie tradycyjnym.
1 polubienie