Jak zarejestrować korespondencję, jeżeli przychodzi koperta z dopiskiem niejawne lub zastrzeżone której nie można otwierać, a prowadzimy dziennik elektronicznie?
Jako bez odwzorowania? Chyba macie uregulowane jak postępować w przypadku korespondencji niejawnej?
Jeżeli wpływa przesyłka oznaczona jako „niejawne”, „zastrzeżone” lub „do rąk własnych”, której nie wolno otwierać w kancelarii, należy zarejestrować ją w dzienniku jako przesyłkę bez odwzorowania cyfrowego.
W metadanych (np. w polu „Uwagi”) warto wskazać adnotację z koperty, np. „przesyłka oznaczona jako niejawne/zastrzeżone – nie otwierano w kancelarii”.
Etykietę z kodem kreskowym oraz numerem RPW należy umieścić na kopercie, bez jej otwierania, a następnie przekazać zgodnie z obowiązującą w jednostce procedurą obiegu przesyłek tego typu.
2 polubienia
Wyróżniamy dwa przypadki.
-
Dokumenty jawne, które z różnych przyczyn nie powinny być otwierane. Z reguły mają one adnotacje do rak własnych, albo nie otwierać - wtedy należy rejestrować bez odwzorowania, a kod kreskowy nakleić na kopertę.
-
Dokumenty niejawne - te z napisem zastrzeżone lub poufne nie rejestruje się w EZD RP. System EZD RP służby do obsługi dokumentacji jawnej. Korespondencje niejawną nie rejestruje się zgodnie z instrukcją kancelaryjną tylko zgodnie z zasadami postepowania w przypadku korespondencji niejawnej.
1 polubienie