Dzień Dobry,
Mam pytanie odnośnie składów chronologicznych. Dokumenty zostały wyrejestrowane ze składu chronologicznego na potrzeby wysyłki do innej jednostki. Po roku czasu wróciły ponownie. Czy jest możliwość powiązania nowego numeru składu, ze składem, który był wcześniej utworzony? Powiązanie takie przyczyniłoby się do braku pustych miejsc z kartą zastępczą w składzie chronologicznych jak i pokazało by całą historię od jego wyrejestrowania po ponowne przyjęcie.
Dzień dobry,
obawiam się, że nie ma możliwości powiązania nowego numeru ze składu chronologicznego ze składem, który był wcześniej utworzony - np. w ubiegłym roku. Czy dokumenty zostały wypożyczone czy wyrejestrowane ze składu? Jeśli dokument został wypożyczony, to należy jedynie obsłużyć jego powrót do jednostki i jeśli jest taka potrzeba ponownie zarejestrować w składzie.
Dzień Dobry,
Został wyrejestrowany ze składu więc przy tym wariancie będzie trzeba przyjąć na stan składów ponownie z adnotacją w uwagach numer starego SCP, aby była jakaś historia zapewniona obiegu tych dokumentów.
Dziękuje za odpowiedź
Dzień dobry,
dokładnie tak.
Dokumenty, które zostały wyrejestrowane - nie są już na stanie Składu (ale informacje o nich wciąż będą się odnajdywać np. w raportach/historii sprawy/rejestrach składu).
Ponowne zarejestrowanie pisma nada im nowe numery zarówno RPW jak i techniczny składu.
Jedynie komentarz wpisany podczas rejestracji jest okazją do stworzenia pomocniczej informacji dla rejestrującego/uzytkownika.
P.S. Można to sobie wyobrazić na przykładzie Biblioteki (mniej więcej) - jeśli ktoś wykupi książkę to jej numer inwentarzowy zostaje zużyty a miejsce na półce będzie po niej puste. Zależy nam na tym, żeby faktycznie był ślad po takim zdarzeniu.
Jeśli Biblioteka za jakiś czas zakupi nowy ezgemplarz tejże książki - nabędzie on nowy numer inwentarzowy i stanie na końcu regału (w nowym miejscu).
Gdybyśmy nadali tej nowej książce “stary” numer inwetarzowy a na dodatek ustawili ją w “starym” miejscu (“klon zastąpi oryginał”) - można by mylnie stwierdzić, że książka nigdy nie wyszła z Biblioteki - przecież cały czas stoi na półce.
Tymczasem historia tego tytułu była inna tytułu - na półce jest inna książka. I taka wiedza jest nam potrzebna 
Miłego wieczoru,
Tomasz Skwarka
1 polubienie
@tskwarka po wykonaniu ponownej rejestracji w składzie tworzony jest nowy rekord. Ma on ten sam numer RPW, który jest niezmienny. To jest cały czas ten sam dokument, który wysłaliśmy np. do organu kontrolującego. Będzie też miał np. naklejkę ze starym numerem RPW, o ile nikt jej nie zerwie. Zmienia się tylko numer w składzie i numer kartonu, dokument jest dodawany do aktualnie otwartego.
Można go ewentualnie ręcznie przenieść do poprzedniego kartonu, jeżeli jest taka potrzeba i jest w nim miejsce.
Dzień dobry,
co do zasady tak - ponowna rejestracja tego samego wpływu - nie zmienia jego nr RPW.
Jednak w historii użytkowniczki Violi zrozumiałem, że jakieś pismo przychodzące wpłynęło w (np. 2024 r.) do Jej urzędu, zostało zarejestrowane w w RPW jak również w Składzie, potem wyrejestrowane na potrzeby wysyłki a po roku (już w 2025) to pismo zostało przysłane ponownie do tego samego Urzędu.
W mojej opinii ten drugi wpływ powinien być zarejestrowany pod innym nr RPW jako odrębna przesyłka (o ile dobrze zrozumiałem, że to nie był typowy zwrot ani przesyłka nieodebrana).
P.S. Nie mamy w systemie EZD RP czegoś takiego jak “wypożyczenie na potrzeby wysyłki” (to by załatwiało problem zachowania “starego” RPW i powrotu pisma na “stare” miejsce w Składzie). Co do zasady - jeżeli mamy wyrejestrowanie ze Składu to raczej przyjmujemy, że dokument opuszcza Urząd już na zawsze.
Zwrot (często po bardzo długim czasie np. z sądów czy prokuratur - czasem są to lata) jest kłopotliwy, w takim ujęciu aby korzystać ze “starych” nr metadanych. Poza tym zdarzało mi się, że akta nie wracały w ogóle. Poza tym oczekiwanie latami na zwrot pism powodowałoby niemożność archiwizacji Składu bo nie byłby kompletny
Z tego powodu u mnie stosujemy nowe zarejestrowanie takich dokumentów pod nowym RPW. Tak jest wygodniej i nie paraliżuje pracy Składu w ujęciu długiego czasu.
Tomasz Skwarka
Dzień dobry,
w systemie EZD RP mamy dwie opcje:
- Zamów wyrejestrowanie dokumentu - wybieramy w tedy następujące opcje:
- Na potrzeby wysyłki
- Na potrzeby prowadzenia sprawy tradycyjnej
- Błędna rejestracja
- Zamówienia do wypożyczenia - w polu edytowalnym podajemy cel wypożyczenia.
Rzeczywiście nie ma opcji wypożyczenia na potrzeby wysyłki jak pisze Tomasz, choć czysto teoretycznie można byłoby wypożyczyć dokument i w uzasadnieniu podać powód - wypożyczenie na potrzeby wysyłki. Powód braku takiej opcji jest prosty - nie jesteśmy w stanie przewidzieć czy pismo, które wycofujemy ze składu chronologicznego wróci do nas i ewentualnie kiedy wróci, stąd też taki a nie inny podział funkcji. Jeśli wiemy, lub jeśli dokument wróci w tym samym roku, możemy dokument zarejestrować w tym samym składzie chronologicznym i tak jak napisał @ Lukasz1984 jeśli ponownie rejestrujemy dokument w składzie, to ma on ten sam numer RPW. Jeśli jednak dokument wraca tak jak wspomniał tskwarka to dokument rejestrowany jest pod innym nr RPW jako odrębna przesyłka.
Mając na uwadze, brak możliwości przewidzenia, kiedy wyrejestrowany przez nas dokument na potrzeby wysyłki do nas wróci i czy kiedykolwiek wróci lepszym rozwiązaniem wydaje się wyrejestrowanie dokumentu ze wskazaniem jako powodu - wysyłki dokumentu.
…
.