RODO, dane karne, usunięcie RPW? - jak to rozwiązać

Użytkowanie i praca w systemie
1

Cześć!
Trafiło do nas pismo z danymi “karnymi”, otrzymało RPW.
Nasz IOD poprosił o wycofanie pisma ze składu chronologicznego oraz o usunięcie RPW (ze względu, że nie powinniśmy przetwarzać tego typu danych).
Podczas dyskusji doszliśmy do wniosku, że nie trzeba usuwać RPW, gdyby poddać pismo anonimizacji. W Instrukcji Kancelaryjnej nie znalazłam informacji, jak postąpić w tej sytuacji.
Czy spotkaliście z podobną sytuacją u siebie? Jak to rozwiązać?

Pozdr
Ewa

2

Dzień dobry,

najpierw trzeba by było rozstrzygnąć czy pismo trafiło do Państwa jednostki prawidłowo (tj. czy jesteście właściwym odbiorcą). Jeżeli tak to oznacza, że pismo zostało prawidłowo zarejestrowane a wpływ został potwierdzony numerem RPW - zatem nie wolno go usuwać.

Kolejnym krokiem jest rozpoznanie pisma jako “wrażliwego” i podjęcie decyzji czy należy go odwzorować cyfrowo (zeskanować) czy nie.

Trzecim krokiem jest dekretacja (skierowanie do właściwej komórki organizacyjnej) + ewentualne zarejestrowanie pisma do Składu Chronologicznego (jeżeli sprawy określonego typu są u Państwa prowadzone elektronicznie).

Ewentualna animizacja to ostatni krok, który powstaje w EZD RP w przypadku wykonania skanu, w sytuacji gdy go miało w ogóle nie być lub gdy faktycznie z pełnego skanu należy usunąć tylko dane wrażliwe, pozostawiając pozostałą treść.

P.S. Prowadząc tematy wrażliwe w EZD RP - zaleca się korzystanie z funkcjonalności “ochrony sprawy”

P.S. Do “Instrukcji kancelaryjnej” lub do innego normatywu wewnętrznego (np. procedury/zarządzenia/zasad itp. regulacji) powinniście Państwo dodać informacje m.in.:

  • jakie przesyłki wpływające nie podlegają otworzeniu podczas rejestracji (następuje tylko spis danych z koperty)
  • jakie przesyłki wpływające nie podlegają odwzorowaniu cyfrowemu (zeskanowaniu)
  • jakie są wyjątki od podstawowej rejestracji
  • czy sprawy określonego typu prowadzone są w reżimie specjalnym
  • czy sprawy określonego typu prowadzone są poza EZD (np. w systemie dziedzinowym).

Dziękuję i miłego dnia,
Tomasz Skwarka