RODO, dane karne, usunięcie RPW? - jak to rozwiązać

Cześć!
Trafiło do nas pismo z danymi “karnymi”, otrzymało RPW.
Nasz IOD poprosił o wycofanie pisma ze składu chronologicznego oraz o usunięcie RPW (ze względu, że nie powinniśmy przetwarzać tego typu danych).
Podczas dyskusji doszliśmy do wniosku, że nie trzeba usuwać RPW, gdyby poddać pismo anonimizacji. W Instrukcji Kancelaryjnej nie znalazłam informacji, jak postąpić w tej sytuacji.
Czy spotkaliście z podobną sytuacją u siebie? Jak to rozwiązać?

Pozdr
Ewa

Dzień dobry,

najpierw trzeba by było rozstrzygnąć czy pismo trafiło do Państwa jednostki prawidłowo (tj. czy jesteście właściwym odbiorcą). Jeżeli tak to oznacza, że pismo zostało prawidłowo zarejestrowane a wpływ został potwierdzony numerem RPW - zatem nie wolno go usuwać.

Kolejnym krokiem jest rozpoznanie pisma jako “wrażliwego” i podjęcie decyzji czy należy go odwzorować cyfrowo (zeskanować) czy nie.

Trzecim krokiem jest dekretacja (skierowanie do właściwej komórki organizacyjnej) + ewentualne zarejestrowanie pisma do Składu Chronologicznego (jeżeli sprawy określonego typu są u Państwa prowadzone elektronicznie).

Ewentualna animizacja to ostatni krok, który powstaje w EZD RP w przypadku wykonania skanu, w sytuacji gdy go miało w ogóle nie być lub gdy faktycznie z pełnego skanu należy usunąć tylko dane wrażliwe, pozostawiając pozostałą treść.

P.S. Prowadząc tematy wrażliwe w EZD RP - zaleca się korzystanie z funkcjonalności “ochrony sprawy”

P.S. Do “Instrukcji kancelaryjnej” lub do innego normatywu wewnętrznego (np. procedury/zarządzenia/zasad itp. regulacji) powinniście Państwo dodać informacje m.in.:

  • jakie przesyłki wpływające nie podlegają otworzeniu podczas rejestracji (następuje tylko spis danych z koperty)
  • jakie przesyłki wpływające nie podlegają odwzorowaniu cyfrowemu (zeskanowaniu)
  • jakie są wyjątki od podstawowej rejestracji
  • czy sprawy określonego typu prowadzone są w reżimie specjalnym
  • czy sprawy określonego typu prowadzone są poza EZD (np. w systemie dziedzinowym).

Dziękuję i miłego dnia,
Tomasz Skwarka