czy w EZD RP istnieje możliwość dodania pisma do rejestru własnego bezpośrednio z poziomu szczegółów sprawy Strona główna> Biurko> W toku> Sprawy >Szczegóły
Chodzi o sytuację, w której prowadzę sprawę i tworzę i dodaję pismo , a następnie chciałbym jednym kliknięciem zarejestrować je w utworzonym rejestrze własnym, bez konieczności przechodzenia osobno do modułu rejestrów i ręcznego dodawania wpisu.
Jeżeli taka funkcja istnieje:
Jeśli nie ma takiej opcji w standardzie:
- jak najlepiej zorganizować ten proces w praktyce, żeby było możliwie najszybciej i bez ryzyka pominięcia wpisu?
Z góry dzięki za podpowiedzi.
Dzień dobry,
te dwa linki powinny rozjaśnić:
Jak tworzyć i wpisywać do rejestrów sprawy i pisma 
U mnie niestety nie widzę opcji „Wpis do rejestru” z poziomu szczegółów sprawy, jeżeli pismo nie jest dodane do sprawy można dodać do rejestru. Po dodaniu dokumentu nie pojawia się kafel ani przycisk umożliwiający jego zarejestrowanie w rejestrze własnym. Nie mam funkcjonalności zacytowanej w podręczniku “…lub w widoku szczegółów spraw, do których pisma zostały dodane.”
Dodam, że mam dostęp do rejestru i mogę ręcznie dodawać wpisy z poziomu modułu „Rejestry”.
Będę wdzięczny za wskazanie:
-
gdzie dokładnie powinien pojawić się ten przycisk,
-
oraz jakie warunki (uprawnienia / konfiguracja) muszą być spełnione, żeby był widoczny.
Dzięki z góry za pomoc.
Z tego co ja się bawiłem wyszło mi, że to nie jest kwestia sprawy a tego, że do rejestru można dodać tylko pisma posiadające numer RPW.
W sumie to nawet z instrukcji tak wynika: “Jeśli utworzony rejestr ma ustawiony typ prowadzenia Z pisma, użytkownik ma możliwość dodawania wpisów z poziomu konkretnych pism wpływających.”
Dzięki za wyjaśnienia.
Mam tylko taką uwagę z praktyki — trochę brakuje tu konsekwencji w działaniu systemu. W obecnym układzie nie mogę dodać pisma do rejestru z poziomu sprawy, natomiast bez problemu mogę zrobić to „okrężnie”, czyli:
Czyli technicznie się da, tylko nie w najbardziej naturalnym miejscu, czyli bezpośrednio w sprawie.
Stąd moje pytanie, czy jest jakaś konfiguracja, która umożliwia dodanie do rejestru bezpośrednio z poziomu dokumentu w sprawie, czy po prostu tak działa standard EZD RP i trzeba przyjąć taką ścieżkę postępowania?
Wydaje mi się, że podręcznik nieprecyzyjnie opisuje działanie rejestrów, bo z praktyki wygląda to moim zdaniem tak:
Rejestr z typem prowadzenia „Ze sprawy" jest powiązany z wybraną klasą JRWA i wpisy dodajemy w momencie zakładania spraw w danym JRWA np.: rejestr kontroli, gdzie każda nowa sprawa z klasy „kontrole" automatycznie trafia do rejestru.
Rejestr z typem „Z pisma" zakładany jest z pism, które nie są jeszcze przypisane do żadnej sprawy, teoretycznie może się przydać np. do rejestracji wpływających wniosków lub skarg zanim jeszcze powstanie sprawa, ale produkcyjnie jeszcze nigdy takiego rejestru nie uruchomiłem.
Rejestr z typem „Ręcznym" to zupełnie inne podejście, wpisy dodajemy bezpośrednio z poziomu zakładki Rejestry, niezależnie od pism i spraw. Świetnie sprawdza się np. w sekretariacie, gdzie obsługuje się różne obiegi dokumentacji dyrektora. Taki odpowiednik starego excela, gdzie odnotowywano co i gdzie się w danym momencie znajduje.
Z założonej sprawy moim zdaniem nie uda się już dodać wpisu do rejestru z typem prowadzenia z pisma. Jedyna możliwość to właśnie dodanie wpisu do rejestru przed dodaniem pliku do sprawy.
Dziękuję za wyjaśnienie. Zgadzam się z opisem różnic między rejestrem „ze sprawy”, „z pisma” i „ręcznym” – w praktyce faktycznie tak to wygląda.
Pojawia mi się jednak wątpliwość dotycząca organizacji pracy w sytuacji, gdy nie zawsze na początku wiadomo, czy dokument będzie wymagał wpisu do odrębnego rejestru.
Przykładowo w trakcie prowadzenia sprawy może pojawić się dokument taki, który w u nas powinien być ujęty w oddzielnym rejestrze (np. rejestr upomnień, rejestr upoważnień, inne rejestry wspólne).
Problem polega na tym, że w momencie zakładania sprawy nie zawsze wiadomo, czy taki dokument w ogóle powstanie. Jeśli dobrze rozumiem działanie systemu, to w przypadku rejestru prowadzonego „z pisma” wpis można dodać tylko wtedy, gdy dokument nie jest jeszcze przypisany do sprawy.
Stąd moje pytanie o praktykę pracy w EZD RP: Jak najlepiej postępować w sytuacji, gdy dokument powstaje już w toku prowadzonej sprawy, a jednocześnie powinien zostać zarejestrowany w odrębnym rejestrze (np. upomnień lub upoważnień)? Będę wdzięczny za podzielenie się doświadczeniem, bo w praktyce trudno przewidzieć już na etapie zakładania sprawy, czy pojawi się dokument wymagający wpisu do dodatkowego rejestru.