Zastanawiam się do czego służy rejestr pism wewnętrznych Rejestr pism wewnętrznych – Podręcznik użytkownika systemu EZD RP
Do czego on u Państwa służy? Czy rejestruje się w nim wszystkie pisma wytwarzane elektronicznie w jednostce? Czy on w jakiś sposób w czymś pomaga?
U nas wciąż tego rozwiązania nie wprowadziliśmy, bo nie bardzo wiemy jakie jest jego przeznaczenie, skoro mamy osobne rejestry np. decyzji czy postanowień.
Może ktoś może mi naświetlić temat - jak jest u Państwa?
Definicję rejestru pism wewnętrznych znajdziesz w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Ten akt prawny zawiera wiele pojęć, które są związane z systemami klasy EZD mimo, że może twój podmiot nie obowiązywać wprost.
Rejestr pism wewnętrznych — raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny podmiotu.
Problem polega jednak na tym, że gdy w EZD stworzymy pismo, które nie jest zamieszczone w sprawie, to nie można go dodać do rejestru pism wewnętrznych, a pracownik merytoryczny tworząc np. wniosek o urlop, nie zakłada dla niego sprawy. Dlatego nie rozumiem jak ma ten rejestr działać w praktyce.
Można prosić o opisanie jakiegoś przypadku krok po kroku?
U nas rejestracji urlopu dokonują kadry po otrzymaniu i sprawdzeniu wniosku.
Wniosek przesłany jest do kadr, które zakładają sprawę i dopiero rejestrują wniosek.
W EZD możemy stworzyć pismo i przyporządkować go do sprawy - wtedy klasyfikujemy i kwalifikujemy dokumentację lub tylko dodajmy dokumentację do klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt - mówimy wtedy o tzw. dokumentacji nie stanowiącej sprawy. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
Dokumentację, o której mowa wyżej, mogą stanowić w szczególności:
Przytoczony przez Panią przykład wniosku urlopowego to raczej przykład dokumentacji niestanowiącej akt sprawy, bo wnioski urlopowe procedowane przez system mogą być gromadzone w klasie z JRWA, lub alternatywnie być dołączane do sprawy/spraw dotyczących urlopów pracowników.
Jak wskazano w opisie funkcji dodawanie dokumentów do rejestru odbywa się z poziomu Akt sprawy. Wpis może zostać dokonany na pliku, który spełnia następujące kryteria:
Rejestr pism wewnętrznych jest narzędziem służącym do porządkowania pism wymienianych pomiędzy komórkami organizacyjnymi jednostki. Chodzi przede wszystkim o ewidencjonowanie dokumentów, które dodawana są z poziomu Biurko → W toku → Pisma (starte flow, wersja A systemu) lub Do obsłużenia (nowe flow, wersja B systemu). Do tej pory system po prostu pozwalał dodać pismo i po przekazaniu do innej komórki i ślad po nim ginął.
Teraz po stworzeniu pisma możemy wpisać je do rejestru i dostaje swój unikatowy numer. Ten numer można dodać za pomocą zakładki Word do treści pisma.
Sam rejestr pokazuje nam kto wytworzył pism oraz kto jest aktualnym właścicielem. Jeżeli komórka, do której adresowane jest pismo założy na nim sprawę lub doda do już istniejącej.
W ten sposób mamy informację do kogo nasze pismo trafiło i wiemy z kim się kontaktować.
W zależności od poziomu nadania pracownikom uprawnień do rejestru możemy widzieć rejestr dla całej instytucji, z poziomu własnej komórki organizacyjnej i komórek podległych, czy tylko pism zarejestrowanych zarejestrowanych przez pracownika.
Do czego to potrzebne pozostawiam własnej ocenie 
Dodatkowo NASK dodał możliwość dodawania pism do rejestru z poziomu akt prowadzonej sprawy.
Nie da się zarejestrować dokumentu w rejestrze pism wewnętrznych z poziomu Biurko->W toku->Pisma (wersja A) Rejestracja działa tylko z poziomu sprawy.
jeśli macie sprawę prowadzoną elektronicznie - np. szkolenia pracowników organizowane przez Instytucję, i w trakcie prowadzenia sprawy wygenerujecie pismo w formie papierowej, np listę obecności na której uczestnik podpisuje się długopisem. Co robicie z takim dokumentem? Nie ma teczki papierowej ( segregatora ) ze sprawą , bo jest w całości prowadzona elektronicznie. Wtedy właśnie przydaje się skład pism wewnętrznych. U nas też wkładamy do niego umowy, protokoły, inne pisma papierowe w sprawie , gdzie nie było RPW
Tu wszystko się zgadza, ale skład pism wytworzonych nie jest tym samym co rejestr pism wewnętrznych.
u nas nie mamy składu pism wytworzonych, więc tę funkcję pełni u nas właśnie skład pism wewnętrznych
aaa teraz zobaczyłam ,że chodzi o rejestr a nie o skład, pierwszy raz widzę taki 
pojęcia nie mam po co 
, u nas się chyba nie przyjmie
No to przyznam tego nie wiedziałem. Od wersji 20 testujemy system na B. Myślałem, że te funkcjonalności działają w ten sam sposób. Bez tego dla mnie ta funkcjonalność traci sens.
Tu jest jedynie problem z nomenklaturą, ale o skład chodzi nam dokładnie ten sam
Rejestr pism wewnętrznych jest opisany tutaj: Rejestr pism wewnętrznych – Podręcznik użytkownika systemu EZD RP
Natomiast skład pism wewnętrznych opisuje podręcznik tutaj: Rejestracja dokumentów w składzie chronologicznym pism wewnętrznych – Podręcznik użytkownika systemu EZD RP
i u nas po zaznaczeniu opcji Dokument wewnętrzny do rejestracji w składzie pism wewnętrznych oznacza, że jest to skład dokumentów wytworzonych w jednostce, ale to np. właśnie potwierdzenia odbiorów, czy protokoły kontroli z podpisami strony. W mojej ocenie, nazwanie tych pism wewnętrznymi, wprowadza duże zamieszanie, bo one są tak naprawdę dokumentami istotnymi w toku załatwiania spraw i przy np. odwołaniach, są przekazywane do wyższej instancji.
I takich skanów nie można zarejestrować w rejestrze pism wewnętrznych, bo jak przedmówcy zaznaczyli, służy on do pism wewnętrznych jak np. zamówienia na samochód, czy urlop.
Pozwolę sobie wtrącić dwa słowa wyjaśnienia.
Skład pism wewnętrznych to skład w którym rejestruje się dokumenty papierowe, w sytuacji gdy powstały podczas prowadzenia spraw elektronicznych. Pracownik skanuje taki dokument papierowy dodaje skan do sprawy - skan ma status “Oczekuje na przyjęcie” , pracownik zanosi dokument papierowy aby pracownicy obsługujący skład chronologiczny wewnętrzny potwierdzili rejestrację dokumentu i przyjęcie dokumentu do składu.
Dokument, który jest dodawany do rejestru pism wewnętrznych, nie jest tożsamy z dokumentem rejestrowany w składzie pism wewnętrznych.
Rejestr pism wewnętrznych a skład pism wewnętrznych to dwie odrębne funkcje.
Sebastian, zupełnie się zgadzam z tym co napisałeś, ale dla nas - jako użytkowników, te nazwy są mylące. I może dlatego podczas szkoleń z NASK (mieliśmy pełne wdrożenie realizowane przez zespół), prowadzący używał określenia “skład dokumentów wytworzonych”, co bardziej odzwierciedla to, co my robimy. Nie omówiliśmy jednak rejestru pism wewnętrznych i stąd wynikł problem, że nie zrozumieliśmy jego zastosowania.
Po obecnej konwersacji trochę mi się w głowie rozjaśniło, więc zaczniemy na testówce zgłębiać ten temat.
Ale skoro okazuje się, że w wersji A, pracownik po napisaniu wniosku o urlop, przekazuje go np. do kadr i nie wie co się z nim dalej dzieje, to wydaje mi się być funkcjonalnością pozbawioną sensu.
Ponadto w naszej instytucji np. wnioski urlopowe to nie sprawy, tylko klasa w której spraw się nie zakłada, czy w związku z tym pracownik, który przyporządkuje taki wniosek do klasy, będzie mógł dodać go do rejestru pism wewnętrznych?
taki dokument oddaje się w skanie do sprawy a papier oddaje do składu pism wewnętrznych
Jeśli chodzi o wnioski urlopowe to wydaje mi się, że jest to zależne czy w Pani instytucji macie elektroniczne akta pracownicze.
Jeśli tak, to nie powinno być wytwarzanych papierowych wniosków urlopowych - wszystko jest w aktach elektronicznych.
Jeśli nie, to wniosek urlopowy moim zdaniem musi pójść do akt pracowniczych, a nie “rejestru pism wewnętrznych”.
W mojej instytucji akta pracownicze mamy (jeszcze) papierowe, więc wniosek jest procedowany przez wszystkie osoby w EZD, podpisywany elektronicznie, a na końcu drukowany w kadrach (wraz z uwierzytelnieniem) i wkładany do akt danego pracownika.
Wnioski są elektroniczne mają swój obieg dokumentu. Numer z rejestru jest nanoszony automatycznie po rejestracji wniosku.
ale wnioski urlopowe nie powinny chyba trafiać do akt pracownika? tylko pod ewidencję czasu pracy, u nas są elektroniczne, nie są drukowane.
Tak, może zastosowałem za duży skrót myślowy
dla mnie wszystko co trafia do kadr to “akta pracownika”, ale oczywiście zgodnie z nomenklaturą jest tak jak Pan pisze.
U nas są na tą chwilę papierowe, więc system EZD jest “wspierającym” w tym zakresie. I muszę przyznać, że działa to bardzo dobrze, przejrzyście.