Zwracam się z prośbą o rozważenie dodania do systemu EZD RP funkcjonalności polegającej na możliwości rejestrowania w Rejestrze Korespondencji Wychodzącej (RKW) przesyłek (roboczo nazwijmy je e-wysyłka), których rodzaje mogłyby być definiowane przez administratora w słowniku systemowym. Rozwiązanie to pozwoliłoby na ewidencjonowanie czynności polegających na przekazywaniu dokumentów i danych za pośrednictwem zewnętrznych systemów informatycznych, które nie są obsługiwane jako odrębne kanały wysyłki w EZD RP.
Przykładem takiej potrzeby są sprawozdania przygotowywane i przekazywane wyłącznie w dedykowanych portalach zewnętrznych, w szczególności sprawozdania statystyczne GUS sporządzane w systemie dostępnym pod adresem https://stat.gov.pl/, roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych sporządzane za pośrednictwem strony http://sr.uzp.gov.pl/ oraz inne sprawozdania przekazywane do naszej Centrali. Wskazane sprawozdania są realizowane po zalogowaniu się do dedykowanych systemów przy użyciu indywidualnego loginu i hasła, a ich przekazanie następuje bezpośrednio w tych systemach, w terminach określonych przepisami prawa.
W dobie odchodzenia od dokumentów papierowych i postępującej informatyzacji coraz więcej jednostek komunikuje się w ten sposób, jednak obecnie realizacja i terminowe przekazanie powyższych sprawozdań nie znajduje odzwierciedlenia w Rejestrze Korespondencji Wychodzącej. Udokumentowanie tych czynności polega na załączeniu do akt sprawy potwierdzenia wygenerowanego w danym systemie, na przykład w formie pliku PDF, zrzutu ekranu lub sporządzenie notatki służbowej przez pracownika. Rozwiązania te nie zapewnia pełnej ewidencji wysyłek w RKW.
Przed wdrożeniem EZD RP rejestr RKW w naszej jednostce prowadzony był w formie arkusza Excel, co umożliwiało jego elastyczne dostosowanie do bieżących potrzeb i różnych form przekazywania dokumentów. Obecnie system EZD RP umożliwia rejestrację w RKW wyłącznie przesyłek pocztowych, wysyłek przez ePUAP, e-Doręczenia, pocztę elektroniczną oraz faks, co znacząco ogranicza możliwość pełnej ewidencji korespondencji wychodzącej realizowanej za pośrednictwem innych narzędzi informatycznych.
Do zgłoszenia załączam zrzut ekranu z propozycją miejsca w systemie, w którym – naszym zdaniem – mogłaby zostać udostępniona funkcjonalność definiowania i rejestrowania tego typu przesyłek w RKW.
