Cześć,
mam pytanie odnośnie pracy na dokumencie między różnymi komórkami organizacyjnymi - czy jest to możliwe w EZD bez założenie sprawy?
Widzę tylko, że można sobie zadania do realizacji przesyłać, ale nie ma opcji (?) w tych zadania do edycji pliku. Można tylko plik pobrać na dysk i w ten sposób go edytować.
Czy jest jakaś inna opcja?
Pozdrawiam
Ewa
Pytanie zasadnicze, czy plik, o którym mowa, to nie jest czasem dokument, który jest częścią wpływu? Dokumentów, które przychodzą jako wpływy edytować nie można. Trzeba sobie wrzucić kopię do koszulki i pracować na kopii.
Dzień dobry,
podstawą w zarządzaniu dokumentacją jest sprawa. Dzięki niej możemy gromadzić akta sprawy i pracować (również wspólnie) nad dokumentacją, która ją tworzy. Założenie sprawy jest powiązane z kwalifikacją i klasyfikacją dokumentacji (a to jeden z prymatów “kancelaryjności” i archiwistyki).
Co do zasady nie powinno się (współ-)pracować na dokumentach (luźnych pismach), które nie są ujęte w sprawy. Dlatego też w systemach klasy ezd - praca na dokumencie ma mniej lub bardziej ograniczone możliwości techniczne i funkcjonalne. Dopiero w sprawie - mamy cały wachlarz możliwości (współ-)pracy 
System EZD RP jako system zarządzania dokumentacją wspiera właśnie sprawy, przy czym praca z luźnym dokumentem nie jest zablokowana. Tak jak Pani napisała - ograniczone możliwości wspólnej edycji dokumentu pojawiają się przy wystawianiu zadań na tym dokumencie (zadanie realizacji/akceptacji/podpisu).
Jest to związane z niektórymi procesami (dobrym przykładem są tutaj wszelkiego rodzaju wnioski np. wniosek wyjazdowy/wniosek o refundację szkieł korekcyjnych/wniosek o komputer itp.), w ramach których dokument musi być wstępnie przygotowany (niekiedy przez kilka osób nawet z róznych Biur) zanim trafią do komórki właściwej meryorycznie, która założy sprawę.
Nie ma co się bać zakładania i prowadzenia spraw - szczególnie spraw elektronicznych! A w organizacji biurowości bardzo pomocna będzie “Instrukcja kancelaryjna” oraz inne normatywy kancelaryjne wdrożone w jednostce.
P.S. W jakim procesie chcielibyście wspólnie edytować plik (a nie chcecie mieć sprawy)?
Miłego dnia.
Tomasz Skwarka
To o czym pisze Tomasz to prawda. Aby udzielić odpowiedzi, warto aby wskazać, w jaki procesie (czego ten proces dotyczy) chcą Państwo edytować dokument w ramach współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi. W systemie można przesłać dokument do innej komórki i go edytować. Przydatną informację będzie to której wersji systemu Państwo używają. Jest to związane z tym, że cześć jednostek korzysta już z nowych zadań, a cześć jeszcze nie.