Chciałbym ponownie zwrócić uwagę na problem ograniczenia do maksymalnie 5 adresów e-mail przypisanych do jednego adresata w bazie kontaktów EZD RP oraz na brak możliwości tworzenia grup adresatów. Temat ten pojawia się na forum od stycznia 2025 r. i mimo upływu wielu miesięcy nadal pozostaje nierozwiązany, co potwierdzają kolejne zgłoszenia użytkowników.
W praktyce administracji publicznej limit pięciu adresów e-mail jest niewystarczający. Duże instytucje, w tym organy nadrzędne, komunikują się z urzędami za pośrednictwem wielu skrzynek – zarówno funkcyjnych, jak i imiennych, często przypisanych do poszczególnych wydziałów.
W konsekwencji użytkownicy są zmuszeni do wysyłania korespondencji mailowej poza EZD, z poziomu zwykłego programu pocztowego, a następnie ręcznego rejestrowania wysyłki w RKW, często na główny adres e-mail adresata. Jest to rozwiązanie czasochłonne, nieintuicyjne i sprzeczne z ideą prowadzenia korespondencji bezpośrednio z poziomu sprawy w EZD.
Dodatkowym utrudnieniem jest brak możliwości tworzenia grup adresatów. Przy wysyłkach kierowanych do kilkunastu odbiorców każdorazowo konieczne jest ręczne dodawanie tych samych adresów, ponieważ system nie oferuje funkcjonalności analogicznej do grup kontaktów znanych ze standardowych klientów poczty. Znacząco wydłuża to czas pracy i zwiększa ryzyko pomyłek, szczególnie przy cyklicznych wysyłkach do tych samych podmiotów.
Z wcześniejszych odpowiedzi na forum wynika, że zgłoszenie rozwojowe dotyczące zwiększenia liczby adresów e-mail zostało przekazane do działu rozwoju już w styczniu 2025 r., jednak do tej pory nie pojawiła się informacja, czy i w której wersji systemu planowane jest wprowadzenie zmian. Fakt, że po wielu miesiącach kolejni użytkownicy zgłaszają dokładnie ten sam problem, pokazuje, że ma on charakter systemowy i dotyczy codziennej pracy wielu jednostek.
W związku z powyższym proszę o informację, czy planowane jest zniesienie lub zwiększenie limitu pięciu adresów e-mail przypisanych do jednego adresata oraz czy rozważane jest wprowadzenie możliwości tworzenia grup adresatów. Jeżeli takie zmiany nie są planowane, warto wskazać konkretne przesłanki, które za tym stoją, ponieważ obecne ograniczenia realnie obniżają efektywność pracy użytkowników EZD RP.
Dzień dobry
Przesyłam link z informacją, gdzie ustawia się liczbę adresatów maila:
Ustawienia systemowe dotyczące podmiotu – Podręcznik użytkownika systemu EZD RP
Ciekawostką jest fakt, że da się wpisać liczbę większą niż 5 (i nawet zapisać takie ustawienie), jednak system i tak przyjmie maksymalnie tylko 5 adresów e-mail.
Przydałoby się więcej 
Dzień dobry,
Można dodać więcej adresów mailowych (zgodnie z ograniczeniem z ustawień) ale ta opcja działa tylko w przypadku tworzenia nowego kontaktu.
Ile można dodać adresów? Potrzebujemy około 120, da się tyle? Bo nie chce próbować usuwać kontaktu, żeby się później okazało że się nie da.
Dziękuję za odpowiedź wskazującą, że możliwe jest dodanie większej liczby adresów e-mail zgodnie z ograniczeniem wynikającym z ustawień, przy czym opcja ta działa wyłącznie w przypadku tworzenia nowego kontaktu (taka informacja powinna być również zamieszczona w podręczniku). W tym miejscu chciałabym jednak doprecyzować problem, ponieważ w praktyce takie rozwiązanie nie rozwiązuje sytuacji, z którą mierzą się użytkownicy.
W jednostce posiadamy już rozbudowaną bazę kontaktów utworzoną na podstawie adresów ADE. W przypadku takich kontaktów, nawet po ich usunięciu z bazy i ponownym założeniu za pomocą adresu ADE, nadal pojawia się błąd informujący o ograniczeniu do maksymalnie pięciu adresów e-mail. W praktyce oznacza to, że deklarowana możliwość dodania większej liczby adresów e-mail nie działa dla kontaktów już utworzonych lub odtwarzanych z ADE, co znacząco ogranicza jej użyteczność i rodzi pytanie, czy jest to zamierzone działanie systemu, czy błąd wymagający poprawy.
Dodatkowo chciałabym wrócić do drugiej części mojego pytania, która dotyczy braku możliwości tworzenia grup adresatów. W dotychczasowych odpowiedziach ten wątek nie został poruszony, a jest on równie istotny z punktu widzenia codziennej pracy użytkowników. Przy cyklicznych wysyłkach do tych samych zestawów odbiorców konieczność każdorazowego ręcznego dodawania adresów jest czasochłonna i zwiększa ryzyko pomyłek. Funkcjonalność grup adresatów, znana ze standardowych klientów poczty, znacząco usprawniłaby pracę i ograniczyła liczbę obejść stosowanych obecnie poza EZD.
W związku z powyższym proszę o informację, jak należy postępować w przypadku istniejących kontaktów założonych na podstawie ADE, aby możliwe było dodanie większej liczby adresów e-mail, oraz czy i na jakim etapie znajdują się prace lub analizy dotyczące wprowadzenia funkcjonalności grup adresatów w EZD RP.
odnośnie grupy adresatów proszę sprawdzić opcję tworzenia list seryjnych: Tworzenie list seryjnych i zarządzanie nimi – Podręcznik użytkownika systemu EZD RP
Dziękuję za wskazanie funkcji tworzenia list seryjnych. Sprawdziłem to rozwiązanie w praktyce już wcześniej przed zadaniem tego pytania na forum i faktycznie działa ono poprawnie w przypadku wysyłki za pomocą eDoręczeń oraz przy wysyłce listownej. W tych scenariuszach listy seryjne spełniają swoją rolę i pozwalają na sprawną obsługę wielu adresatów.
Niestety problem, na który zwracam uwagę, dotyczy wysyłki za pomocą poczty elektronicznej. W przypadku wyboru kanału e-mail funkcjonalność list seryjnych nie jest dostępna i nie ma możliwości wykorzystania wcześniej zdefiniowanej grupy adresatów. Oznacza to, że przy wysyłce mailowej nadal konieczne jest każdorazowe ręczne dodawanie adresów odbiorców, co przy większej liczbie adresatów jest czasochłonne i podatne na błędy.
W związku z tym listy seryjne nie stanowią pełnego odpowiednika grup adresatów dla korespondencji elektronicznej (wysyłka za pomocą e-mail). Rozwiązują one problem jedynie częściowo i tylko dla wybranych kanałów wysyłki, podczas gdy potrzeba tworzenia i wielokrotnego wykorzystywania grup odbiorców dotyczy również, a często przede wszystkim, korespondencji e-mailowej. W tym kontekście nadal aktualne pozostaje pytanie o możliwość rozszerzenia tej funkcjonalności również na wysyłkę za pomocą poczty elektronicznej.
Dodatkowo w tym miejscu chciałbym przedstawić innym użytkownikom forum błąd w EZD RP, który został już zgłoszony do NASK (został zarejestrowany) i polega na braku możliwości wyboru stosownego adresu e-mail podczas rejestracji w RKW e-maila wysłanego poza EZD. Na załączonym zrzucie ekranu przedstawiony został adres e-mail który jest ustawiony jako domyślny dla wybranego kontaktu.
W przypadku gdyby e-mail został wysłany na inny adres e-mail niż domyślny (biuro@test-firmax.com) z tego kontaktu do kierownik@test-firmax.com to nie ma możliwości jego zmiany tak jak to jest w przypadku pola wybierz adres.
Pozostaje tylko zarejestrowanie takiego e-maila z ustawionym domyślnym adresem e-mail do danego kontaktu. Następnie po naciśnięciu w systemie przycisku/kontrolki (W) pojawi się informacja, że faktycznie e-mail został zarejestrowany w RKW lecz na adres e-mail który był domyślnym adresem w kontakcie co jest błędem ponieważ faktycznie e-mail został wysłany na adres kierownik@test-firmax.com a nie biuro@test-firmax.com.
Również ten sam błąd pojawi nam się w RKW.
Tomasz24, czy dobrze zrozumiałem do jednego kontaktu w bazie kontaktów chcecie dodać 120 adresów e-mail? Z czystej ciekawości po co wam tyle?
Jesteśmy jednostką podległą, jednostka nadrzędna ma adresy sekcyjne i imienne dla pracowników. W RKW i RPW ma dla nas znaczenie z jakiego adresu dodarło, oraz na jaki zostało wysłane. Nie możemy wysyłać wiadomości na adres główny tej jednostki.