Wysyłka e-mail do wielu adresatów

[Pawello90]

Dzień dobry,

Testując wersję EZD RP (19.7.15) zauważyliśmy, że wysyłka e-mail do wielu adresatów realizowana jest inaczej niż w przypadku innych sposobów wysyłki. Umieszczenie kilku adresów e-mail w polu DO: lub skorzystanie z opcjonalnych pól UD: lub UDW: nie jest właściwe, ponieważ wygenerowany zostanie tylko jeden mail i wygenerowany zostanie jeden kod RKW.

Chodzi o sytuację, w której pracownik musi wysłać mailem pismo do np. 30 adresatów. Korzystając z ww. sposobu może dodać adresatów do pola DO:, UDW: i dokonać wysyłkę. System EZD wygeneruje jedno RKW wykazując, że wysyłka była jedna. W rzeczywistości pracownik oczekiwał, że system odnotuje 30 niezależnych wysyłek tj. wygeneruje 30 kodów RKW, tak jak w przypadku innych sposobów wysyłki, gdzie można wybrać dowolną ilość adresatów, co powoduje wygenerowanie dla każdego adresata oddzielnej wysyłki z własnym kodem RKW). Każda wysyłka na dowolny adres email powinna zostać odnotowana w rejestrze pism wychodzących pod odrębną pozycją, czyli indywidualnym numerem RKW. Zwłaszcza, że w przypadku nieskutecznego wysłania przez system do jednego z wielu adresatów nie da się ustalić, kto nie otrzymał przesyłki, a także sam status wysyłki (zarejestrowana) sugeruje, że żaden z adresatów jej jeszcze nie otrzymał. Dodatkowo system daje możliwość przy ww. statusie usunięcie wysyłki, mimo że część adresatów ją otrzymała.

Proponujemy, żeby zachować spójność z innymi sposobami wysyłki i generować RKW dla każdego adresata przesyłki w mailu.

Z góry dziękuję za odpowiedź i pozdrawiam,
UMWM Warszawa

[sebastian.czerniak]

Funkcja wysyłka e-maila z systemu nie pozwala na wysyłkę jednym ruchem maila do kilku odbiorców, dlatego też nie odnotowuje się fakt wysyłki w Rejestrze Korespondencji Wychodzącej. Proszę pamiętać, że wysyłka mailem z systemu to tylko dodatkowa opcja, ta funkcja nie działa tak jak służbowa poczta mailowa - system nie działa jak np. outlook.

[Gudzi]

Nie pozwala na “wysyłkę jednym ruchem do kilku odbiorców” ale pozwala wprowadzić kilku adresatów do pola DO i UDW. W takim razie możliwość wprowadzenia wielu adresatów powinna być zablokowana. I jeśli jest to dodatkowa opcja i wysyłka powinna być realizowana przez np. outlook to jak udokumentować w systemie wysyłkę zrealizowaną przez outlook do wielu adresatów zakładając, że każda przesyłka powinna mieć swój numer RKW?. Jeśli dodamy plik eml i zarejestrujemy go w RKW to będzie miał jeden numer RKW mimo, że adresatów było wielu. Nie wiem dlaczego tak bagatelizujemy wysyłkę email skoro większość np. informacji publicznej realizowanej jest mailowo. Równie dobrze można nie integrować EZD RP z ePUAP i wysyłać korespondencje z portalu, zapisywać i dodawać ją jako XML. Może warto rozważyć taką funkcjonalność by system realizował kompleksowo wszystkie sposoby wysyłki a nie wybiórczo odsyłał pracowników do innych systemów co wpływa na zmniejszenie nadzoru nad zadaniami realizowanymi przez pracowników.