W systemie EZD RP dostępna jest funkcjonalność szablonów podpisów e-mail, które po skonfigurowaniu są widoczne w ustawieniach użytkownika i mogą być wykorzystywane podczas wysyłki wiadomości. Użytkownik może posiadać wiele takich szablonów, jednak ich praktyczne zastosowanie jest istotnie ograniczone ze względu na bardzo niski limit liczby znaków wynoszący 128.
Mam świadomość, że funkcjonalność ta nie jest klasycznym podpisem e-mail w rozumieniu klientów pocztowych i co do zasady powinna służyć do zamieszczenia krótkiej informacji technicznej, wskazującej, że wiadomość została wysłana z systemu EZD RP, wraz z informacją, aby adresaci nie odpowiadali na tę wiadomość automatycznie, lecz kierowali korespondencję do urzędu w sposób właściwy, tj. tradycyjnie, za pośrednictwem e-Doręczeń lub na adres e-mail wskazany w BIP podmiotu. Zdaję sobie również sprawę, że wysyłka e-maili z systemu EZD RP nie działa w taki sam sposób jak wysyłka wiadomości z imiennego, służbowego konta pracownika.
Pomimo powyższego, nawet przy takim techniczno-informacyjnym przeznaczeniu tej funkcjonalności, obecny limit 128 znaków jest niewystarczający. Przykładowo standardowa klauzula RODO, która w naszej jednostce powinna być każdorazowo dołączana do korespondencji elektronicznej, liczy ponad 800 znaków (ze spacjami), co całkowicie uniemożliwia jej zastosowanie w ramach dostępnych szablonów.
Dodatkowym ograniczeniem jest brak możliwości stosowania formatowania wielowierszowego. W treści szablonu nie działa ani klawisz Enter, ani kombinacja Shift+Enter, co uniemożliwia wstawienie nowej linii i znacząco utrudnia czytelne przedstawienie nawet krótkiej informacji.
Kolejną niedogodnością jest sposób użycia szablonów, który wymaga od użytkownika zapamiętania skrótu, pod którym dana treść jest wstawiana do wiadomości e-mail. Rozwiązanie to jest mało intuicyjne i w praktyce nieprzyjazne dla użytkownika, zwłaszcza przy sporadycznym korzystaniu z korespondencji e-mailowej w EZD RP.
W ocenie użytkowników bardziej funkcjonalnym i intuicyjnym rozwiązaniem byłoby zastosowanie mechanizmu podpisu e-mail działającego w sposób zbliżony do podpisów znanych ze standardowych klientów pocztowych, takich jak Microsoft Outlook, tj. w jednym skonfigurowanym podpisie znajduje się pełna treść z zachowaniem podstawowego formatowania tekstu.
Ze względu na opisane ograniczenia obecnie nie korzystamy z funkcji szablonów podpisów e-mail w EZD RP. W praktyce użytkownicy są zmuszeni do ręcznego kopiowania gotowego podpisu lub informacji z wcześniej przygotowanego pliku DOCX, co jest rozwiązaniem mniej wygodnym i niepraktycznym.
Prosimy o rozważenie rozszerzenia funkcjonalności szablonów podpisów e-mail w EZD RP w taki sposób, aby umożliwiały one wprowadzenie dłuższej treści (do 2000 znaków), obsługiwały formatowanie wielowierszowe oraz posiadały podstawowe funkcje edytora tekstowego (pogrubienie, kursywa itp.).