Dzień dobry. Wdrażam EZDRP jako system wspierający bezdziennikowy kancelaryjny prowadzony w sposób tradycyjny. Posiadam system dziedzinowy system IT, który stanowi bazę dla mojej działalności i nie mogę z niego zrezygnować. Na chwilę obecną nie ma możliwości zintegrowania tego systemu z EZDRP. Póki co z systemu EZDRP chciałabym wyłączyć pewien rodzaj działalności i jego całą obsługę poczty przychodzącej i wychodzącej prowadzić w systemie dziedzinowym. Spowoduje to jednak, że kolejne numery liczby porządkowej powielą się w obu systemach. Czy mogę prowadzić dwie odrębne książki podawcze dla każdego systemu odrębnie. Aby zapobiec duplikowaniu się kolejnych liczb porządkowych w systemie dziedzinowym do liczby porządkowej dodam znacznik. Na koniec roku kalendarzowego wydrukuję obydwie książki podawcze obejmujące całą korespondencję przychodząca w danym roku i przekażę do archiwizacji. Proszę o opinie, czy przy założeniu, że EZD RP jest póki co systemem wspierającym dla bezdziennikowego systemu tradycyjnego jest dopuszczalne.
Dzień dobry,
może na razie, dopóki EZD RP ma być systemem wspierającym, to nie prowadzić w nim poczty wychodzącej i poczekać, jak rozwinie się sytuacja?
Zależy od Waszych ustaleń co do zakresu korzystania z EZD RP na etapie wspierającym.
Jolanta_Gdansk, czy możesz napisać coś więcej o tym do czego używacie dedykowanego systemu IT:
- Czy używacie systemu dedykowanego do rejestracji korespondencji wpływającej lub wychodzącej?
- Czy system dedykowany macie zintegrowany z epuapem i e-doręczeniami w zakresie odbioru przesyłek i wysyłki przesyłek?
- Czy zastanawialiście się już w jakim zakresie chcecie używać systemu EZD RP jako system wspierający, bo jak rozumiem podstawowym systemem w waszej jednostce jest system tradycyjny - gromadzicie akta spraw w papierze.
Systemu dziedzinowego używany jako bazy do rejestrowania efektów naszej działalności, zarówno rzeczowych jak i finansowych (monitoring, sprawozdawczość). Obecnie używamy go także do rejestracji korespondencji wpływającej i wychodzącej. System nie ma możliwości integracji z epuapem i e-doręczeniami w zakresie odbioru przesyłek i wysyłki przesyłek. Na początku chcemy używać systemu EZDRP do rejestracji poczty przychodzącej i wychodzącej. Z uwagi na typ prowadzonej działalności mamy bardzo dużo tzw. „starych spraw”. Aby móc wysłać jakąkolwiek korespondencję przez EZDRP musimy dla każdej „starej sprawy” założyć nową sprawę w EZDRP. Dlatego, aby uniknąć zablokowania instytucji na początku chcemy wyłączyć część działalności, obsługa której w EZDRP z dużym prawdopodobieństwem doprowadziłaby do paraliżu. Poczta przychodząca i wychodząca dla wyłączonej części działalności rejestrowana byłaby tak jak dotychczas w systemie dziedzinowym, pozostała zaś w EZDRP. W systemie dziedzinowym mamy możliwość dodania znacznika do liczby porządkowej, tak aby numery nie dublowały się w rejestrach. Na koniec roku rejestry zostałyby połączone i chronologicznie posortowane wg daty wpływu, aby utworzyć jedną książkę podawczą. Podstawowym systemem w jednostce jest system tradycyjny. Póki co z przyczyn niezależnych nie rozważamy przejścia na pracę w systemie EZDRP w trybie podstawowym.