Witam, może ktoś tutaj rozwieje moje wątpliwości i podzieli się dobrą praktyką z zakresu EZD w kadrach. Wprowadzamy elektroniczny obieg dla wniosków urlopowych, mamy ustaloną ścieżkę i szablon. Pierwszy problem to jak ogarnąć wnioski od różnych osób - czy każdy pracownik powinien być odrębną sprawą i tak sobie je podpinać czy każdy wniosek powinien być sprawą? Chodzi mi o to, żeby łatwo wyszukać potem wnioski konkretnej osoby. Jesteśmy z koleżanką w kadrach dwie i obie powinniśmy otrzymywać te wnioski po akceptacji kierownika do obsłużenia. Czy jest w ogóle taka możliwość w EZD? Musimy mieć wgląd do swoich zadań nawzajem.
Dzień dobry,
mogę podpowiedzieć, po kontroli inspekcji pracy, że każdy wniosek pracownika musi być przez niego podpisany. Ręcznie lub elektronicznie (podpisem).
Jeżeli chodzi o zakładanie spraw, to już Wasze wewnętrzne ustalenia jednostki.
(są tu mądre głowy, których doświadczenie jest mile widziane)
Z wyszukaniem, po dobrym opisie, nie powinno być problemów. (czyli ustalacie w podmiocie np. jak pracownik ma opisywać wniosek zanim go prześle dalej)
Jak jesteście we dwie, to wniosek otrzyma albo jedna albo druga i zadziała. Wzajemne ustawienie zastępstwa (pod nieobecność jednej z Was) pozwoli na obsługę wniosków jakbyście były we dwie.
2 polubienia
Zakładam, że stwierdzenie o konieczności podpisania wniosku elektronicznie przez pracownika nie jest rozumiane dosłownie przez inspekcję pracy (tzn. podpisem elektronicznym) i wystarczające jest przesłanie wniosku np. w pliku docx przez EZD RP (lub nawet wypełnienie tekstowego pola formularza innego systemu) będąc uwierzytelnionym poprzez zalogowanie. Liczę, że inspekcja pracy nie podważa składania wniosków (np. urlopowych) przez system BEZ konieczności “podpisywania”.
Pytaliśmy kilkakrotnie podczas ich wizyty. Jest rozumiane dosłownie. Wniosek ma być podpisany przez pracownika.
W instytucji gdzie pracuję nie ma takiego wymogu a wniosek wypełniony w docx i wysłany poprzez EZD RP podpisuje jedynie przełożony i tak trafia do kadr. Nie słyszałem aby ktokolwiek podważał tę formę i aby ktokolwiek podważał prawdziwość dokumentów. W dużej firmie, w której pracowałem poprzednio, był jedynie wypełniany formularz. Jeżeli przepisy prawa nie uległy zmianie to chyba trzeba by dokształcić tych kontrolerów.
A czy przypadkiem nie jest tak, że macie w regulaminie pracy napisane, że wnioski urlopowe muszą być podpisane i stąd takie stanowisko PIP?
Przepisy Kodeksu pracy nie wymagają, aby wnioski urlopowe były obligatoryjnie podpisane przez pracownika w formie papierowej. Kodeks pracy w art. 163 § 1 stanowi jedynie, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, ale nie precyzuje formy tych wniosków.
Forma składania wniosków urlopowych należy do sfery organizacji pracy i może być uregulowana w regulaminie pracy, zarządzeniu wewnętrznym lub wynikać z przyjętego zwyczaju. Przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej również nie przewidują obowiązku składania papierowych wniosków urlopowych z podpisem.
Wniosek urlopowy może być złożony w formie elektronicznej (np. e-mail), ustnej lub papierowej z podpisem, o ile wewnętrzne procedury firmy na to pozwalają. Pracodawca może wymagać podpisu lub potwierdzenia mailowego tylko wtedy, gdy taki wymóg znajduje się w regulaminie wewnętrznym.
Ze względów dowodowych rekomendowana jest forma pisemna lub elektroniczna, która pozwala zachować potwierdzenie złożenia wniosku i jego zaakceptowania przez pracodawcę. Brak podpisu nie stanowi naruszenia prawa, jeśli nie wynika z wewnętrznych zasad obowiązujących w firmie.
Dziękuję za odpowiedzi.
Przekazałam informacje, jakie uzyskaliśmy podczas ich wizyty.
A jeżeli było coś elektronicznie, to i tak życzeniem był wydruk.
Dodam, że wg interpretacji prawnych przygotowanych w naszej jednostce jako “podpis” pracownika może być wykorzystywane również oświadczenie woli złożone elektronicznie, w sposób umożliwiający jednoznaczne ustalenie osoby składającej oświadczenie/wniosek - np. skorzystanie z loginu i hasła do EZD (ale też indywidualnego konta mailowego, czy nawet SMS), które wskazuje jednoznacznie pracownika który go złożył.
W naszej jednostce akta kadrowe prowadzone są w sposób papierowy, stąd wnioski po przejściu całej ścieżki przez EZD są drukowane i opatrzone potwierdzeniem za zgodność z oryginałem oraz wkładane do ewidencji poszczególnych pracowników.