W spisie spraw w systemie powinien być widoczny tylko “goły” znak sprawy, a w pismach, w których są odpowiednie zakładki będą się odkładały inicjały pracownika po znaku sprawy. Zakres znaku sprawy określa Instrukcja Kancelaryjna stanowiąca załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.