Czy jest sposób na automatyczne dodawanie inicjałów w automatycznie tworzonym numerze sprawy czy tylko “ręczne” np. w przygotowywanym dokumencie?
W szablonach dokumentów można ustawić automatyczne wstawianie i wyświetlanie inicjałów, poprzez włączenie odpowiedniej zakładki. Oczywiście referent musi w ustawieniach swojego konta podać inicjały.
https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/tworzenie-szablonow-dokumentow-w-microsoft-word/
Tomaszu, znak sprawy zawiera niezmienne elementy następujące elementy:
-
oznaczenie komórki organizacyjnej;
-
symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
-
kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;
-
cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
Można doda inicjały pracownika, gdy oznaczamy pismo znakiem sprawy - można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę - ale tylko na piśmie będącym elementem sprawy. Można to wykonać, tak jak opisał to Tomasz.
Tak, to wiem. W poprzednim EZD mimo jego szeregu wad, mieliśmy nr sprawy generowany z inicjałami osoby zakładającej sprawę. Nie jest to jakiś problem.
O ile dobrze pamiętam w ostatniej wersji systemu EZD PUW, na której pracowałem inicjały referenta sprawy wyświetlały się tylko w pismach wychodzących. I to też zostało skonfigurowane przez administratorów. W samym systemie był widoczny tylko znak sprawy.
W spisie spraw w systemie powinien być widoczny tylko “goły” znak sprawy, a w pismach, w których są odpowiednie zakładki będą się odkładały inicjały pracownika po znaku sprawy. Zakres znaku sprawy określa Instrukcja Kancelaryjna stanowiąca załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.