Dzień dobry,
W konfiguracji systemu jest możliwość dodania dodatkowych pól metadanych. Czy dodawanie dodatkowych atrybutów w metadanych do spraw i dokumentów wpływa w zakres informacji przekazywanych do archiwum:
- Czy dodawanie dodatkowych atrybutów metadanych spowoduje brak możliwości w systemie przygotowania i przekazania paczki dokumentów do archiwum państwowego?
- Czy dodatkowe atrybuty będą zawarte w paczce przekazywanej do archiwum państwowego?
- Czy można wybrać które atrybuty będą przekazywane w paczce do archiwum Państwowego?
To co na pewno musi być w paczce archiwalnej zostało określone tu: Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych. W rozporządzeniu jest schemat tego jak powinny być zapisane metadane w paczce archiwalnej. Tu natomiast masz określone metadane: Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych - obowiązkowe i dodatkowe. Na 100% muszą być w paczce archiwalnej obowiązkowe metadane. Dodatkowe metadane mogą być, ale nie muszą w paczce - zależy czy je dodasz. Na mój stan wiedzy nie można sobie wybrać co trafi do paczki a co nie.
Dziękuję za wyjaśnienie. Jest gdzieś opisane w dokumentacji to zagadnienie? System EZD RP w konfiguracji metadanych pozwala na swobodne dodanie pól atrybutów, nawet jest instrukcja na youtube https://www.youtube.com/watch?v=sOU04duFvbg gdzie mowa jest o tym żeby dodawać atrybuty metadanych wg. swoich potrzeb. Technicznie w systemie EZD RP można różnie rozwiązać sprawę tych dodatkowych atrybutów metadanych w paczce do archiwum państwowego ale nie znalazłem informacji…
Po pierwsze, nie zgodzę się że każdy musi/może dodawać metadane ekstra metadane i atrybuty - aby to zrobić trzeba mieć odpowiednie uprawnienia w systemie - tego nie może zrobić każdy użytkownik. Dodawanie dodatkowych metadanych opisane jest tu: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/tworzenie-dodatkowych-atrybutow-spraw-pism-dokumentow-lub-kontaktow/. Mechanizm generowania paczki jest taki a nie inny, i nie ma tu możliwości swobodnego wybierania co trafi do paczki archiwalnej a co nie, bo taki mechanizm to prosty przepis na katastrofę. W systemie zaszyty jest mechanizm generowania paczki archiwalnej który jest oparty na przepisach prawa. Nie wiem jak można byłoby inaczej rozwiązać sprawę dodatkowych atrybutów w paczce do archiwum, ale jeśli Ty wiesz to podziel się z NASK tym pomysłem. W dokumentacji opisane są metody konfiguracji systemu, z takim założeniem, że możesz z tych opcji skorzystać jeśli masz taką potrzebę, ale nie musisz.
A ten mechanizm w ogóle działa? W wersji testowej jeszcze nie udało nam się niczego zbrakować czy wygenerować paczki archiwalnej. W pierwszym przypadku mamy błąd, w drugim ekran robi się szary i nic się nie dzieje. Pomimo wskazania klas JRWA do brakowania i przekazywania do AP.
@Sebastian Nie napisałem że każdy ma takie uprawnienie. ‘swobodne’ w znaczeniu definiowania wg. potrzeb jednostki. W instrukcji którą przywołałeś jak również w filmie który wskazałem jest instrukcja edycji atrybutów metadanych, ale nie ma informacji jak ma się do paczki archiwalnej.
Spotkałem się z opinią że edycja atrybutów metadanych w EZD RP uniemożliwia utworzenie paczki do archiwum państwowego, a opinia ta jest dla mojej jednostki bardzo ważna w kontekście pomysłu wdrożenia EZD RP, stąd próbuję to wyjaśnić. Najlepiej gdybym mógł się opierać na instrukcji - ale dotąd nie znalazłem zapisu co się dzieje z dodatkowymi metadanymi przy tworzeniu paczki archiwalnej.
Co do pomysłów funkcjonalności: dodatkowe atrybuty zgodnie z filmem mają mieć przydatne zastosowanie robocze dla jednostki, widzimy dużą korzyść z tego rozwiązania, ale niekoniecznie jednostka może je chcieć przekazać do archiwum państwowego. Stąd rozwiązaniem może być:
- możliwość ‘ręcznego’ usunięcia metadanych ‘dodatkowych’ przy generowanie paczki
- automatyczne pomijanie metadanych ‘dodatkowych’ przy generowanie paczki - system sam pobiera do paczki tylko metadane wskazane w rozporządzeniach
- przydatne byłoby nadawanie aliasów wartościom słownikowym metadanych (z rozporządzenia) żeby ułatwić w interfejsie użytkownikom przypisywanie (widzimy że rozwiązałoby to nam pewien problem) - oczywiście w paczce archiwalnej musiałaby być wartości metadanych zgodne z przepisami.
Karolu, Łukaszu,
NASK miał w planach modernizację całego modułu archiwum zakładowego, przynajmniej było to w planach, (popatrzcie na to jakie zmiany pojawiają się w ostatnich wersjach systemu) gdyż pojawiały się błędy np. w generowaniu paczek archiwalnych, zaś funkcja brakowania nie została dokończona w 100%. Karolu, nie wiem w jaki sposób pozyskałeś tą opinię, że “edycja atrybutów metadanych w EZD RP uniemożliwia utworzenie paczki do archiwum państwowego” bo ja nic nie wiem na temat tego, żeby ktokolwiek cokolwiek z EZD RP przekazywał do Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE), bo tam powinny trafiać dokumenty elektroniczne stanowiące materiały archiwalne (kat. A), a wiem dosyć dużo z prostego powodu - pracowałem przy ADE jak powstawało w NDAP oraz w NASK gdy powstawał moduł archiwum zakładowego. Sugeruję nie opierać się na tym, że ktoś coś powiedział. Niestety nikt jeszcze nie wymyślił takiego mechanizmu generowania paczki archiwalnej, żeby do paczki wędrowały tylko wybrane rzeczy (wskazane metadane), a przynamniej ja o tym nic nie wiem. Zawsze możecie taki pomysł zgłosić do NASK może zgodzą się taki mechanizm zrealizować.
Według zapowiedzi NASK prace nad nowym modułem archiwum mają się zakończyć w tym kwartale