Co się dzieje z dokumentami/sprawami jeśli w danej komórce organizacyjnej jest tylko jeden pracownik i on przestaje pracować w jej komórce? Muszę tego pracownika usunąć i dodać nowego pracownika. Czy sprawy są przypisane do komórki organizacyjnej i będą one dostępne dla nowego pracownika, po usunięciu poprzedniego?
A co dzieje się z dokumentacją/sprawami w przypadku usunięcia całej komórki organizacyjnej ze struktury? Czy wtedy sprawy, które były w niej prowadzone są dostępne tylko dla kogoś z najwyższymi uprawnieniami, tj. kierownictwa?
AD1
Sprawy są powiązane z komórką organizacyjną, nie z konkretną osobą. Zakładając że nie ma otwartych zadań ani spraw w toku, po usunięciu pracownika i dodaniu nowego, nowy pracownik przypisany do tej samej komórki będzie widział sprawy prowadzone w tej komórce - o ile ma odpowiednie uprawnienia do wglądu w sprawy komórki. Warto wiedzieć, że jeśli jednak jakieś sprawy lub pisma pozostaną niedomknięte po usunięciu stanowiska, trafiają one do modułu Reorganizacja, skąd uprawniona osoba powinna przekazać je nowemu właścicielowi.
AD2
Sprawy nie znikają po usunięciu komórki, ale przed jej zamknięciem wszystko powinno być rozliczone, sprawy zakończone, pisma zamknięte. Jeśli są sprawy, które muszą być kontynuowane w nowej komórce, powinno się je przerejestrować na osobę z nowej komórki.
Można też nadać uprawnienia krzyżowe - pracownicy z nowego działu Y otrzymują dostęp do spraw zamkniętego zespołu X, co zapewnia ciągłość dostępu do dokumentacji historycznej.