dzień dobry,
czy na stronie NASK znajdują się wytyczne dotyczące nazewnictwa plików bądź spraw oraz poruszające kwestię metadanych. Gdzieś taki dokument rzucił mi się w oczy, niestety nie zapisałem go sobie na dysku.
Z góry dziękuje za pomoc
Dzień dobry, wszystkie informacje znajdzie Pan w podręczniku użytkownika EZD RP.
Nazwa dokumentu bądź sprawy musi zawierać co najmniej dwa wyrazy (a każdy z nich minimum trzy znaki). Przy próbie nadania nazwy np. jednowyrazowej system zablokuje takie działanie, a na ekranie pojawi się odpowiedni komunikat.
Warto zadbać o to, żeby nazwy nadawane dokumentom (podobnie jak sprawom) były zrozumiałe dla innych użytkowników systemu (np. w momencie, gdy będą oni korzystać z zastępstw) i jasno wskazywały, czego dotyczy dany dokument. Precyzyjne nazewnictwo pomaga również w odszukiwaniu dokumentów w wyszukiwarce.
https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/zmiana-nazwy-dokumentu/
https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/uzupelnianie-metadanych-sprawy/
https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/uzupelnianie-metadanych-przesylek-wplywajacych/
Dodałbym, że są dostępne publicznie poradniki opracowane na podstawie prezentacji, które są pokazywane na szkoleniach z EZD.
Przykładowo: https://dokumenty.usz.edu.pl/wp-content/uploads/2023/07/Nazewnictwo-koszulek-dokumentow-i-metadane.pdf
dziękuje za odpowiedź. jednakże chodziło mi bardziej o to czy jest dokument mówiący np. jakich znaków nie należy używać w tytułach (/ ; \ )i tego typu kwestie albo że nie można używać w tytułach skrótów np. urzędów jak mój WIORiN gdzie nie każdy jest w stanie rozszyfrować pełną nazwę. Wydawało mi się że było dostępne takie opracowanie przygotowane z Archiwum Państwowym
W nazwach dokumentów, tytułach przesyłek RPW i tytułach sprawy nie należy stosować znaków: (\) ukośnik lewy, (/) ukośnik prawy, (*) gwiazdka, (?) znak zapytania, (: ) dwukropek, (=) znak równości, (,) przecinek, (; ) średnik.
Dopuszczalne jest stosowanie separatorów: ( ) spacji, (-) myślnika, (_) podkreśnika dolnego.
Dodać należy, że te wyłączenia wynikają z przepisów dotyczących instrukcji kancelaryjnej i pilnować tych wykluczeń powinno samo EZD RP.