Szanowni Państwo,
najprawdopodobniej ten problem był już zgłaszany ale muszę to zrobić raz jeszcze, mianowicie w naszym urzędzie problem ten uniemożliwia płynne korzystanie z systemu i znacznie wydłuża jego obsługę.
Z racji kompetencji jakie prowadzi mój urząd, pracownicy często wysyłają przez e-Doręczenia przesyłki składające się z wielu załączników itp.
Aby zakończyć sprawę należy uzupełnić metadane we wszystkich plikach/dokumentach/pismach/potwierdzeniach itp.
W tak rozbudowanej przesyłce pracownik musi uzupełnić metadane poprzez rozwijanie kolejnych załączników (w nawiasach).
Samo uzupełnianie jest bardzo czasochłonne bo czasem może sięgać do 100 metadanych
Dodatkowo podczas uzupełniania występują błędy: zniknięcie pism w sprawie, nieokreślone błędy, które występują jeden za drugim w dużej liczbie podczas wykonywania zapisywania uzupełnionych metadanych, braku możliwości edycji/zapisu metadanych we własnej sprawie, zamknięcie systemu w całości bez komunikatu i wiele, wiele innych błędów systemowych których paleta jest bardzo duża.
Dodam tylko że zwykłe odświeżanie bądź aktualizacja akt sprawy nie pomagają
Efektem tego jest samoczynne bądź wymuszone na pracowniku zamknięcie systemu i włączenie go na nowo. Skutkuje to tym, że pracownik zamyka sprawę kilka dni w zależności od ilości metadanych do uzupełnienia i natężenia występowania błędów.
Jeśli pracownik prowadzi po 4 - 5 spraw sprawa zaczyna być b. poważna ponieważ zamykanie zaczyna wypełniać ogrom czasu. Takich pracowników w moim urzędzie jest około 45, którzy wydają decyzje administracyjne i co za tym idzie - zachowanie terminowości w kontekście kar pieniężnych jest w niezwykle ważna.
Proszę o poradę / pomoc / sugestie / inne informacje w tej sprawie.
pozdrawiam!
Lista zmian w systemie EZD RP v. 21.26.3
“1.1.2. Automatyczne wypełnianie metadanych załącznika wysyłki e-Doręczeń
Wprowadzono automatyczne zapisywanie metadanych załącznika wysyłki e-Doręczeń. Jeżeli
metadane dokumentu załączonego do wysyłki e-Doręczeniem są wypełnione, to automatycznie
wypełniają się one również dla dokumentu w folderze wysyłki w aktach sprawy.”
1 polubienie
dziękuję za szybką odpowiedź! 
czy wersja A bądź B ma tutaj jakieś znaczenie?
już doczytałem, nie ma to znaczenia
Sprawa nie jest taka prosta.
Dokumenty potwierdzeń dołączane do wysyłki eDoręczeniami faktycznie mają wybarwioną literkę M.
Ale…. w treści okienka metadanych pola już nie są wypełnione. Poste pozostają pola data i znak na dokumencie. Znak to powinien być “brak”, a datę chyba można byłoby pozyskać.
Więc teoretycznie metadane się wypełniają, ale w praktyce już nie.
Pozorne szczęście nas spotkało, ponieważ przy klasach elektronicznych sprawa powróci przy archiwizacji.
1 polubienie
Dodatkowo pliki xml Przesyłka e-Doręczenia nadal nie mają uzupełnianych metadanych
Bartosz1985, czy na odświeżenie pomaga użycie trybu prywatnego/incogito w przeglądarce ? Czy pomaga czyszczenie cash-a poprzez ctrl+shift+r ?
Powyższe sposoby raczej nie pomagają na tyle by móc “normalnie” i bezproblemowo korzystać z EZD RP, to jest tylko swego rodzaju sposób na coś co powinno być poprawione systemowo ogólnie. Mam nadzieję, że zrozumiałem pytanie
Metadane dokumentów można uzupełniać również przez API – my zastosowaliśmy takie rozwiązanie przed reorganizacją instytucji. Natomiast wymaga to świadomej analizy i decyzji po stronie IT.
W mojej ocenie uzupełnianie części metadanych, takich jak data czy znak dokumentu, nie zawsze ma sens, ponieważ dokument dodawany w ramach wysyłki (np. przez e-Doręczenia) jest w praktyce wtórnikiem / kopią techniczną dokumentu znajdującego się już w aktach sprawy.
Zgłaszaliśmy tę kwestię do NASK, bo trudno sobie wyobrazić sytuację, w której mam w aktach podpisany dokument, zaznaczam go i wysyłam w kilku przesyłkach, a w każdej z tych „kopii” system wymaga ode mnie ponownego uzupełniania metadanych. W skrajnym przypadku może to prowadzić do sytuacji, w której ten sam dokument w różnych miejscach systemu ma różne metadane dotyczące daty czy znaku, co nie ma większego sensu z punktu widzenia spójności akt sprawy.
Tym samym należałoby to raczej uznać za błąd systemowy, a nie problem użytkownika. Wystarczyłoby, aby dokumenty związane z wysyłką były przechowywane wyłącznie w sekcji wysyłki, a nie jako kolejne elementy w aktach sprawy. Wtedy problem metadanych dla technicznych wtórników dokumentów w ogóle by nie powstawał.
1 polubienie
