Pomimo nadania odpowiednich uprawnień w module „Administracja” nie ma możliwości usunięcia podpisanego pisma ze sprawy, jeśli jego podpisanie wiązało się z wystawieniem zadania (np. do podpisu). Obecnie stosowaną przez nas protezą jest zmiana nazwy takiego dokumentu na „do usunięcia”, aby nie wprowadzał w błąd w aktach sprawy.
Jedyna możliwość usunięcia podpisanego pisma jest wtedy, kiedy samodzielnie je podpisaliśmy (bez zadania).
Nie dodałem, że wszystkie wystawione zadania zostały oczywiście zakończone oraz że korzystamy z wersji EZD z nowym modułem zadań.
Jakubie,
jak rozumiem piszesz o uprawnieniu: "Dokumenty.UsuwaniePodpisanych". Pojawia się pytanie, dlaczego chcecie usuwać podpisane dokumenty - to efekt pomyłki, nie ten dokument został wysłany do podpisu czy jest inny powód, bo zakładam że przygotowanie dokumentu do podpisu (uzgodnienie treści i uzyskanie akceptacji) było celowym działaniem.
To, że takie uprawnienie nie może być włączone domyślnie dla wszystkich to wiemy 
Są jednak sytuacje, w których - za zgodą przełożonych - pracownik musi przygotować nowe pismo wychodzące i wtedy stare powinno zostać skasowane, a teraz niestety tego nie możemy zrobić.
Na szybko wskazując kilka przykładów:
Z tego co mówili na szkoleniach, to administrator może usunąć takie pismo, nie bez zgody np. kierownika oczywiście.
Dzień dobry,
zgadzam się, że uprawnienie do usuwania plików podpisanych z systemu to przydatna rzecz (np. omyłkowego wciągnięcia do systemu pliku z podpisem) niemniej jednak trzeba rozważnie korzystać z tej funkcjonalności.
Chciałbym przy okazji tego tematu zwrócić uwagę na ciekawy aspekt, który może być zapisany w Państwa “Instrukcji kancelaryjnej” lub “Procedurach zarządzania dokumentacją”:
1. nie naniósł się poprawnie podpis w treści pisma (zostały $ zamiast podpisu) a takiego pisma z technicznym wpisem wysyłać nie powinniśmy;
Pod kątem formalno-prawnym symbole zakładek ($) jakie zostają na podpisanym piśmie nie mają większego znaczenia. Skutek prawny wywołuje bowiem prawidłowo złożony i weryfikowalny podpis elektroniczny osoby uprawnionej do podpisania pisma.
Wiem, że brzydko to wygląda graficznie ale takie pismo z $ - mając na sobie (PAdES) lub ze sobą (XAdES) podpis elektroniczny - wywoła skutki prawne (więc na upartego nie trzeba absolutnie koniecznie sporządzać nowego; chociaż są urzędy, które “nie chcą uznawać” takich pism 
).
2-3. zapadła decyzja że pismo wychodzące jednak powinna podpisać inna osoba (np. dyrektor, zamiast kierownika działu) lub zapadły decyzje o konieczności merytorycznych zmian w treści pisma jeszcze przed jego wysłaniem.
Spójrzcie Państwo czy “Instrukcja kancelaryjna” i/lub “Procedury […]” nie nakazują Wam pozostawianie w aktach spraw projektów (roboczych) pism. Dodatkowo w aktach powinna znaleźć się wzmianka (np. w formie Notatki służbowej) o podjętej decyzji co do zmiany pisma.
.
P.S. Usuwanie plików podpisanych - na uprawnienie - daje też korzyści. Chroni przed przypadkowym (lub celowym) usunięciem plików. Czasem ciężko jest uzyskać od Kierownictwa ponowny podpis na pliku, bo to zajęci ludzie
Miłego dnia,
Tomasz Skwarka
Ad 1 - tak wiem, i zresztą w najpilniejszych sprawach takie pismo już wysyłaliśmy. nie wygląda to jednak elegancko i jeśli dyrekcja nie ma nic przeciw (a nawet sama sugeruje poprawkę) to warto wystawić pismo ponownie.
Ad 2/3 - jest to jakiś trop w zakresie uzasadnienia pracownikom braku możliwości usuwania
Tak czy inaczej, usuwanie podpisanych pism z akt musi być uregulowane procedurą, żeby nie było tutaj dowolności pracowników.
Dzień dobry
Czy te pisma były wysyłane na zewnątrz?
Dzień dobry,
Nie. Pismo przygotowane przez pracownika merytorycznego z szablonu. Przekazane zadaniem “do akceptacji lub podpisu” do podpisu kierownika. Kierownik podpisał pismo i zakończył zadanie.
Takiego pisma, pomimo uprawnień nie można usunąć. Jest to błąd łatwy do powtórzenia, więc wyklikałem go jeszcze raz:
Proszę o opisanie wykonanych kroków. Na mojej wersji Wersja: 21.11.4 (B) usuwanie podpisanych dokumentów jest możliwe. Może powinniście Państwo przemyśleć wykonanie aktualizacji zadań
Na instancji testowej mamy wersję 21.7.7 (B), na instancji produkcyjnej mamy 21.5.7 (B). W obydwu błąd występuje. W repozytorium ostatnio mieliśmy dostępną wersję 21.7.29, czyli niższą niż ta o której Pan pisze. Mieliśmy z nią jednak problem i wycofaliśmy ją z wersji testowej (wracając do wspomnianej wersji 21.7.7 (B)).
Wykonywane kroki:
z opisu wynika, ze czynności wykonał Pan prawidłowo. Ja wykonałem identyczne kroki i nie udało mi się wywołać podobnego błędu. Proszę przejrzeć logi aplikacji
