w związku z niewielką ilością spraw prowadzonych w trybie elektronicznym, dotychczasowa praktyka polega na odkładaniu dokumentów w ramach składów chronologicznych do teczek aktowych. Z uwagi na przewidywalne zwiększenie od 2026 roku liczby dokumentów wytwarzanych w ramach spraw prowadzonych elektronicznie, takie rozwiązanie będzie niepraktyczne i wymuszające konieczność tworzenia kilkunastu teczek rocznie. W związku z powyższym rozważamy możliwość przechowywania dokumentów w bardziej pojemnych pudłach archiwalnych. I tu pytanie, czy takie rozwiązanie jest dopuszczalne z punktu widzenia przepisów archiwalnych, a jeśli tak – czy istnieją określone standardy dotyczące rodzaju używanych pojemników, sposobu ich opisywania oraz innych kwestii technicznych związanych z prawidłowym przechowywaniem składów chronologicznych w tej formie.
Dzień dobry. Zaczęłabym od sprawdzenia, jak zostało zapisane w instrukcji kancelaryjnej lub archiwalnej podmiotu - czy jest tam napisane wprost, że dokumentację w składach odkłada się do teczek czy do pudeł/kartonów? Z zasady jak najbardziej można dokumentację gromadzić w pudłach/kartonach prawidłowo opisanych. Najłatwiej jest od razu umieszczać w pudłach bezkwasowych (np. Beskid), bo nie ma z nimi problemu przy przekazywaniu do archiwum zakładowego. Widziałam składy nawet z segregatorami, ale wówczas byłby wymóg przełożenia dokumentów właśnie do pudeł/kartonów przy przekazywaniu do archiwum zakładowego. We wzorach instrukcji opracowanych przez NDAP najczęściej pojawia się sformułowanie o tym, że w składach korzysta się z pudeł/kartonów. Jest dobrowolność w wyborze wymiarów - jeśli skład jest relatywnie mały, można korzystać z węższych pudeł, aby jak najlepiej gospodarować miejscem w składzie. Pozdrawiam.
Skoro już mamy skład chronologiczny to pytanie w jaki sposób wkładamy do niego dokumenty tzn. w kolejności RPW zachowując chronologię wpływu? Tak np. mamy korzystając z EZD PUW, ale czy w wersji RP wygląda to podobnie, bo tutaj system przyporządkowuje dokumenty do jakichś kartonów. Mając za sobą pierwsze szkolenie z prowadzenia składów, prowadzący sugerował układanie dokumentów w kolejności przyjęcia ich do składu a nie wpływu do jednostki. Przez pryzmat kilku letniej pracy w EZD PUW niektóre rozwiązania RP są dla mnie jeszcze trochę abstrakcyjne jak np. te wspomniane kartony. Czy ktoś może napisać jak to wygląda w praktyce w jego instytucji?
ja w lutym 2025 otrzymałem taką informację i jej się trzymam:
Dzień dobry,
w składzie przesyłek wpływających dokumenty powinny być układane wg kolejności wpływu, czyli numeru RPW.
W składzie pism wewnętrznych układane są wg numeru nadawanego podczas rejestracji w składzie