Dzień dobry,
w opisanej sytuacji mamy do czynienia z kilkoma zagadnieniami.
1. Przychodzi e-mail… w treści krótka informacja plus dwa załączone pliki pdf. każdy dotyczy innego zagadnienia.
W Państwa normatywie kancelaryjnym tj. “Instrukcji kancelaryjnej” (ewentualnie w dodatkowych “Procedurach zarządzania dokumentacją”) powinna być informacja co robić w przypadku gdy jedno pismo (tu bez znaczenia czy jest ono papierowe czy elektroniczne) dotyczy dwóch różnych spraw. Najczęściej taką przesyłkę rejestruje się dwa razy pod różnymi numerami RPW. Najprawdopodobnie obie przesyłki trafią do różnych referentów i będa rozpatrywane odrębnie od siebie.
2. […] nie zapisujemy maili jako *.msg z powodu potrzeby zapisywania potem na dysk.
Powinniście Państwo zapisywać naturalny plik MSG w takiej formie w jakiej przyszedł do Państwa. Mail jest nośnikiem informacji (tak jak papier) i to on powinien mieć nr RPW. Tworząc plik PDF tracicie Państwo metadane naturalnego pliku.
Dobrą praktyka jest natomiast dokładanie do pliku załaczników (żeby nie wyciągać ich za każdym razem z maila).
3. Kiedy dodajemy “Plik z dysku” a kiedy “Załącznik do pliku”?
To zależy jaki układ plików chcecie Państwo osiągnąć. Wykorzystanie opcji “Plik z dysku” tworzy niezależne od siebie pliki, które są sobie równorzędne (można je obsługiwać niezależnie od siebie np. nadawać im odrębne nr RPW). Tak zarejestrujecie Państwo kilka maili dotyczących tej samej sprawy, które przyszły jeden po drugim.
W przypadku opcji “Załącznika do pliku” - pliki pozycjonują się jako plik główny + pliki podrzędne (nie można ich obsługiwać całkowicie niezależne np. nr RPW może mieć tylko plik główny). Tak zarejestrujecie Państwo przesyłkę złożoną.
Miłego dnia,
Tomasz Skwarka