Jak do JRWA wprowadzić kategorie archiwalną BX.
Taką kategorię mamy ustaloną w JRWA dla klasy Kary porządkowe i dyscyplinarne. W uwagach mamy zapis “okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa”.
Dla kategorii B z * należy podać datę przechowywania wynikającą z obowiązujących przepisów prawa.
Agnieszko,
Łukasz słusznie wskazał, że dla kategorii B z * lub Bx należy podać konkretny okres przechowywania. W Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej wskazano w załączniku nr 1 Sposób oznaczania Kategorii archiwalnych:
- Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną materiałów archiwalnych.
- Symbolem „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
- symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy;
- symbolem „BE” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, liczonego w sposób określony w pkt 1, podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione;
- symbolem „Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w sposób określony w pkt 1.
Nie ma więc co do zasady takiej kategorii archiwalnej jak Bx lub B z * - przy kategorii B musi być podana liczba arabska, która określa nam minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy. Okresy przechowywania dokumentacji wynikają wynikają z obowiązujących przepisów prawa.
Jeśli będziesz miała przygotowany do wgrania do systemu EZD RP jednolity rzeczowy wykaz akt w odpowiednim pliku, który będzie zawierał kategorię Bx lub B z * nie uda Ci się wgrać do systemu wykazu akt.
Z poważaniem
1 polubienie
Pamiętaj też, że niektóre kategorie okresy przechowywania trzeba zdefiniować dodatkowo w słowniku. Np. JRWA dla jednostek samorządu terytorialnego zawiera w kilku klasach okres przechowywania 6 lat. Ta klasa nie jest domyślnie uwzględniona w systemie. Co jest dziwne, bo NASK wszystkie schematy JRWA publikuje w swoich szablonach i tam jest wpisany okres 6 letni. Niestety pozycję musi w słowniku zdefiniować ktoś z uprawnieniami administratora. Inaczej przy zakładaniu spraw na tych klasach nie będzie widoczny okres przechowywania.
W przypadku B z * musisz ustalić na podstawie przepisów szczegółowych jaki jest konieczny okres przechowywania i w pliku z JRWA trzeba wprowadzić konkretną wartość liczbową. Również tu trzeba sprawdzić czy jest ona zdefinowana w słowniku. W innym przypadku nie będzie się wyświetlać.
1 polubienie