Dzień dobry,
mam pytanie do osób administrujących EZD RP.
Podczas wdrożenia systemu omyłkowo zaimportowaliśmy testową wersję JRWA z innego organu. Dopiero po pewnym czasie zauważyłam, że dla klasy dotyczącej rejestru pewnej sprawy prowadzonej elektronicznie kategoria archiwalna została ustawiona jako B10, podczas gdy zgodnie z obowiązującym u nas JRWA powinna być B5.
Niestety, zanim błąd został zauważony, na tej klasie założono już kilkanaście spraw. System nie pozwala mi usunąć tej klasy, ponieważ są z nią powiązane sprawy. W związku z tym utworzyłam nową klasę z prawidłową kategorią B5 i od tej pory nowe sprawy zakładane są już poprawnie.
Czy ktoś z Państwa spotkał się z podobną sytuacją?
Interesuje mnie przede wszystkim:
- czy istnieje możliwość zmiany kategorii archiwalnej dla już założonych spraw,
- czy można bezpiecznie podmienić kategorię w istniejącej klasie JRWA,
- czy też jedynym prawidłowym rozwiązaniem jest pozostawienie dotychczasowych spraw na klasie B10 i prowadzenie nowych spraw na klasie z kategorią B5.
Będę wdzięczna za wszelkie wskazówki lub informacje.
Wiktorio, z czystej ciekawości czy aktualnie macie już wgraną prawidłową wersję wykazu akt? Piszesz że wgraliście testową wersję JRWA z innego organu, więc czy problem nie dotyczy większej ilości spraw? Nową klasa z wykazu z prawidłową kategorią archiwalną ma taką samą nazwę co stara? Tu jest cały artykuł odnośnie zarządzania JRWA: Zarządzanie schematami JRWA – Podręcznik użytkownika systemu EZD RP - masz możliwość dodania nowej kategorii i usunięcia starej. Zanim to wykonasz przećwiczcie na wersji testowej. Odpowiadając na twoje pytania:
- czy istnieje możliwość zmiany kategorii archiwalnej dla już założonych spraw,
Zmiany co do zasady, ale możesz za pomocą Edycji sprawy dodać nowa kategorię do konkretnej klasy z JRWA, a potem w metadanych sprawy zmienić kategorię archiwalną.
- czy można bezpiecznie podmienić kategorię w istniejącej klasie JRWA
Co do zasady nie powinno się podmieniać kategorii, ja bym najpierw sprawdził czy jest wgrany już prawidłowy wykaz akt i czy nie ma więcej błędów niż ten opisywany w tym poście
Dziękuję za odpowiedź : )
Na dzień dzisiejszy EZD RP funkcjonuje u nas jako system wspomagający, służący głównie do dekretacji pism. W dalszym ciągu wszystkie sprawy są prowadzone papierowo z wyłączeniem kilku, co zostało określone wewnętrznym zarządzeniem. JRWA z którego korzystamy pokrywa się nazwą klasy i typem sprawy z JRWA który obowiązuje u nas, jedyna różnica to okres przechowywania - zamiast B10 u nas jest B5. Na marginesie dodam, że chodzi o zgłoszenia rozpoczęć budowy.
Dziękuję za podpowiedź odnośnie zmiany kategorii, doszłam do tego bardzo podobną drogą- najpierw dodałam kategorię B5 jako współistniejącą a potem jako administrator w rejestrze sprawy poprawiłam kategorię w metadanych na właściwą.
Wystąpiłam też do NASK o wytyczne, jeśli dostanę odpowiedź zamieszczę ją poniżej.
W załączeniu przesyłam odpowiedź NASK na moje zapytanie:
Dzień dobry,
proszę w każdej sprawie założonej w danej klasie zmienić kategorię archwialną z zakładki metadane:
Gdy każda ze spraw będzie miała prawidłową kategorię, to proszę usunąć możliwość jej wyboru z JRWA.
