Kiedyś miałem podobny przypadek i dowiedziałem się że system EZD RP działa tak:
Zasada odłączania pisma od sprawy w systemie opiera się wyłącznie na pochodzeniu danego dokumentu, ponieważ system dzieli je na samodzielne dokumenty zewnętrzne oraz nierozerwalne dokumenty wewnętrzne. Jeśli dokument najpierw trafił do Rejestru Przesyłek Wpływających, zyskał tam własny numer oraz metadane i dopiero stamtąd został przypisany do sprawy, system traktuje go jako niezależny byt i pozwala go w każdej chwili odpiąć, ponieważ sprawa nie jest jego źródłem. Z kolei w sytuacji, gdy plik zostaje wgrany bezpośrednio z dysku komputera wewnątrz konkretnej sprawy, system uznaje go za dokument, który powstał w tej sprawie i stanowi jej integralną, nierozerwalną część, przez co nie posiada on samodzielnego bytu pozasystemowego i opcja jego odłączenia jest całkowicie zablokowana.