Dyskusja na temat zmian w wersji 19.7.42

  1. Zakończenie sprawy – zdjęcie walidacji aktywnych zadań udostępnienia do realizacji.

Zastanawia mnie jaki jest zamysł umożliwiania zakańczania sprawy mimo aktywnego zadania „udostępnienia do realizacji”. Miesiąc po zakończeniu sprawy osoba, która otrzymała jakiś dokument do realizacji dodaje wkład własny, który jest akceptowany i podpisywany elektronicznie. Zadanie jest zakańczane i wkład pojawia się w zakończonej sprawie.

I tu moje pytanie czy data zakończenia sprawy może być wcześniejsza niż data ostatniego elementu w tej sprawie? Wcześniejsza niż data podpisu na tym dokumencie?

System ogólnie sprawdza tylko czy data zakończenia nie jest wcześniejsza niż data wszczęcia. Można wysyłać pisma miesiącami a datę zakończenia ustawić dzień po wszczęciu.

  1. Zmiany w wyszukiwaniu pism i dokumentów

Dlaczego w „Wyszukiwarce dokumentów” po wpisaniu numeru RKW i RPW system wymaga dodatkowego parametru? Przecież to jak szukanie po peselu? Nie ma konieczności podawanie koloru oczu😉.

Dlaczego wyszukiwarka globalna nie szuka po numerze RKW? Po RPW szuka bez problemu.

Domyślam się, że zamysłem zakończenia sprawy mimo aktywnego zadania mógł być długotrwały brak odzewu na zadanie. Po zakończeniu sprawy osoba, która miała wystawione zadanie “udostępnienie do realizacji” nie powinna już mieć możliwości wejścia w to zadanie.

Nie powinna i nie może. Jednocześnie system jako datę zakończenia - wpisywaną ręcznie - pozwala wpisać nawet datę z przyszłości. I podobno tak może być…

Żaden przepis nie reguluje szczegółowo daty zakończenia sprawy. Może dlatego, że gdzie działa oczywista logika nie ma konieczności tworzenia odrębnych zapisów. A nie logicznym jest to, że ktoś współpracuje i wytwarza dokumenty w zakończonej sprawie i data zakończenia sprawy może być wcześniejsza niż ostatnie pismo przychodzące lub wychodzące. Brak tak podstawowej walidacji utrudni nadzór nad terminowością prowadzenia spraw przez kierownika.

Mogę wyjaśnić, ponieważ m.in u nas doszło wielokrotnie do sytuacji, w której pracownik wystawiał zadanie “udostępnienia do realizacji” wielu departamentom, z prośbą o dodanie wkładu własnego.
Zadanie było przez kolejne osoby udostępniane do realizacji i pracownik nr 1 nie wiedział już kto realizuje jego zadanie.
Niektórzy pracownicy kończyli zadania, inni nie, ale pracownik (ten nr 1) nie widział już kto ma zadanie niezakończone. Ostatecznie, nie mógł swojej sprawy zakończyć.
Mieliśmy już mnóstwo reorganizacji od początku roku, i nie można było uporządkować spraw.
Co więcej, przerejestrowanie sprawy do nowej komórki również sprawy nie rozwiązywało.
Cały czas sprawy wisiały jako niezamknięte.

Dla nas zdjęcie walidacji stanowiło rozwiązanie właśnie tego zagadnienia. Było bardzo długo analizowane przez NASK.

Inną sprawą jest oczywiście dodanie wkładu własnego po zakończeniu sprawy.
Ale jak pisałam, nasz problem polegał na braku możliwości zakończenia sprawy, na której wystawione było aktywne zadanie.

To może lepiej pomyśleć by pracownik 1 widział kto ma udostępnione mimo ponownych udostępnień. Albo po prostu przy próbie zakończenia sprawy informować właściciela sprawy, że są aktywne zadania współpracy i dać mu możliwość wyboru zakończenia sprawy z automatycznym zakończeniem tych zadań. Do osób które miały udostępnienie system wysłał by powiadomienie, że zadania zostały zakończone z powodu zakończenia sprawy.

I dodatkowo dawanie możliwość edycji plików które są udostępnione z zakończonej sprawie i wymagać by pracownik zmieniał formę udostępnienia na „do odczytu" nie jest rozwiązanie problemu. To system powinien to robić automatycznie po zakończeniu sprawy.

byłoby idealnie, ale nie zależy to od nas, tylko od NASK.

A czy nie można wprowadzić mechanizmu zakańczania zadań Udostępnij do realizacji wraz z zakończeniem sprawy? to znacznie ułatwi zarządzenie sprawą i będzie pewność, że po jej zakończeniu nikt nic w niej nie zmieni (a jest to możliwe w przypadku udostępnienia do realizacji z możliwością edycji).

Oczywiście, że zadania powinny się kończyć wraz ze sprawą. Ewentualnie kończący sprawę powinien dostać monit, że są aktywne zadania i móc zadecydować czy mimo wszystko kończy sprawę czy nie. Czasem mam jednak wrażenie, że brak jest analitycznego myślenia przy zmianach w EZD RP. Wypuszcza się wersje co kilka miesięcy z nieprzemyślanymi funkcjonalnościami i użytkownicy musza męczyć się miesiącami. A i tak nie wiadomo czy kolejna wersja coś zmieni.