Bazę kontaktów zasiliłem poprzez import. (tutaj uwaga: jeżeli kolumna z nazwą ulicy jest pusta - taki kontakt nie zaimportuje się)
Po zaimportowaniu w opisie kontaktu były: nazwa i dokładny adres do korespondencji (papierowej)
Po zaimportowaniu pracownik kancelarii “zapomniał się” i zamiast wyszukać dodał kolejny raz ten sam kontakt.
Po podłączeniu do ePUAP - przyszła przesyłka z tego “podwójnego” kontaktu - i pojawił się trzeci kontakt - tym razem z nazwą, NIP, REGON i adresem ePUAP
Aktualnie w bazie mam trzy kontakty. Strach usuwać, bo mogę pozamiatać w rekordach, w których były te kontakty użyte.
Czy istnieje jakiś sposób na scalenie tych kontaktów?
A przy okazji - czy jeżeli uzupełnię adres ePUAP to przesyłka od danego kontaktu spowoduje zweryfikowanie i uzupełnienie danych w kontakcie o NIP i REGON?
Czy jednak doda kolejny kontakt?
na 3 kwartał tego roku zaplanowane są zmiany w zakresie zarządzania bazą kontaktów. Rzeczywiście pracownik najpierw powinien sprawdzić czy dany podmiot lub osoba fizyczna jest już w bazie kontaktów. Dopiero potem pracownik powinien próbować dodać nowego adresata do bazy kontaktów. W swoim wpisie stwierdza Pan, że pracownik dodał drugi raz ten sam kontakt. Jeśli pracownik dodawał do bazy kontaktów podmiot samej nazwie, i tym samym adresie fizycznym to system nie pozwoli zapisać takiego kontaktu wyświetlając komunikat: Adresat z podanym adresem już istnieje w bazie. Na chwilę obecną nie ma w systemie opcji scalania kontaktów. Uzupełnienie adresu o adres e-puap nie powoduje automatycznego uzupełnienia danych kontaktowych jednostki o NIP i REGON.
Jeśli chodzi o usuwanie kontaktów proszę dać chwilę na przetestowanie ewentualnego działania.
Chciałbym nieco odświeżyć temat, zaznaczając tym samym, że obsługiwanie bazy kontaktów w EZD RP stanowi duże wyzwanie - szczególnie ze względu na rygorystyczne wymogi danych kontaktu i ścisłą walidację.
Dużym problemem, który zauważyliśmy podczas dodawania kontaktów, jest bardzo enigmatyczna informacja o wystąpieniu duplikatu - np. “W bazie istnieje adresat o podanym NIPie” lub “… istnieje adresat o podanej skrytce ePUAP”.
Nie znaleźliśmy żadnej możliwości sprawdzenia, jaki inny adresat posiada wpisane duplikujące się pole. W takiej sytuacji nie jesteśmy w stanie np. wysłać korespondencji ePUAP do adresata - gdyż nie wiemy z jakimi danymi mógł zostać wcześniej zapisany.
Czy planowane są zmiany w zakresie tego modułu, które ułatwiłyby korzystanie z niego?
Ponawiam temat. Pracując z baza kontaktów czuję się jak Archeolog (nie ujmując nic temu zawodowi) ale odkrywam różne rzeczy i tylko się denerwuję. Przy bazie gdzie mamy (podejrzewam) z kilkaset bądź może powyżej tysiąca kontaktów wszelkie prace z zajmują godziny pracy a i tak jest coś nie tak. Brakuje przede wszystkim narzędzia które pozwoliłoby na export takiej bazy do np dokumenty *.xlsx. Wówczas na spokojnie można by posortować i wyeliminować kontakty które duplikują się w znacznej ilości.
rozwiązanie, które być może by pomogło to przygotowanie listy seryjnej, do której w łatwy sposób można dociągnąć wszystkie adresy w bazie a następnie wyeksportować do pliku i wyszukać duplikaty. Ich usuwanie to już ręczna robota.
Niestety na tą chwilę przy próbie eksportu większej liczby adresów wyskakuje mi błąd…przy mniejszej plik normalnie mogę wygenerować.
Pozwolę sobie też odświeżyć, bo temat nadal aktualny. Niestety, brak widoczności całej bazy kontaktów, np. w formie całościowej listy, lub scalanie, czy jakiekolwiek inne rozwiązanie, powoduje, całą masę duplikatów. 1 kontakt - założony przez kancelarię, 2 kontakt - np. ze skrótem nazwy założony przez pracownika, 3 kontakt - założony automatycznie przy wpływie ePUAP.
Owszem, jest to błąd działania po każdej stronie (kancelaria nie uzupełniła adresu ePUAP zakładając kontakt, chociaż niekoniecznie na tym etapie musiała mieć do niego dostęp), pracownik nie sprawdził tylko założył kontakt używając skrótu, ale… ktoś kto ma to posprzątać i wyprostować (czyli np. koordynator czynności kancelaryjnych), śmiało może dostać drugi etat, tylko na wykonywanie tych czynności. I jest to niekończąca się praca, bo niestety mimo przypominania, edukowania, problem cały czas powstaje… Problem jest też właśnie z adresami ePUAP czy ADE. Jeżeli ktoś, utworzył kontakt (np. ze skrótem jednostki czy innym tworem) i uzupełnił któryś z adresów, to ja chcąc to wyprostować i zapisać adres w kontakcie “głównym”, muszę szukać wiatru w polu, który innym kontakcie, jest już dopisany adres ADE lub ePUAP (bo system wskaże, że adres dopisany jest do innego kontaktu, ale nie wskaże do którego). I przy pracy i wysyłce zaczynają się schody i narzekania pracowników, że muszą szukać kontaktu, który ma zapisany adres, dodawać dwa kontakty - ten z adresem fizycznym i ten twór z adresem np. ePUAP.
Dzień dobry,
duplikaty są zmorą i nie ma jak ich wyłapać.
Tak, same dodają się jako nowe, jeżeli istniejący kontakt nie posiada uzupełnionego adresu ePUAP lub e-Doręczenia.
Uzupełnienie adresu ePUAP nie spowoduje autouzupełniania danych typu NIP i Regon.
Jeżeli w wyszukiwarce BAE znajdziesz kontakt i go zapiszesz, to wtedy dane wczytują się w pełni.