Dzień dobry, mam pytanie odnośnie daty wpływu a daty wszczęcia - w naszym urzędzie datą wszczęcia sprawy jest data wpływu pisma - w EZD data wszczęcia ustawia się wtedy kiedy pracownik zakłada sprawę, jest to trochę mylące dla pracowników, którzy maja wyznaczone terminy np 7 dni przy wniosku - termin zakończenia powinno się liczyć od daty wpływu, praktycznie cały czas pracownicy zakładają sprawę później niż dokument wpłynie i daty się nie zgadzają. Nasz archiwista twierdzi, że to jest nie zgodne bo na spisie spraw widnieje data wszczęcia (założenia sprawy) a nie data faktycznego wpływu. Czy ma ktoś taką sytuacje??
Możecie zawsze zmienić termin zakończenia sprawy - klikacie AKCJE - ZMIEŃ TERMIN i wpisujecie prawidłowy termin zakończenia sprawy np za 7 dni 
Przede wszystkim należy rozróżnić dwie kwestie - data wpływu pisma do jednostki a data wszczęcia sprawy. Data wpływu pisma nie jest datą wszczęcia sprawy, bowiem aby sprawa została wszczęta, należy założyć sprawę na podstawie obowiązującego w jednostce JRWA, tj. wybrać odpowiedni symbol i hasło klasyfikacyjne. Dopiero gdy założymy sprawę możemy ją procedować. Proszę zwrócić uwagę, że w systemie EZD RP termin realizacji sprawy nie jest liczony od daty jej założenia (daty wszczęcia) a od daty wpływu pisma do jednostki, na podstawie którego założono sprawę. Data wpływu pisma do jednostki nie jest tożsama z datą założenia sprawy, gdyż co do zasady pracownicy punktu kancelaryjnego nie zakładają spraw, a jedynie rejestrują korespondencję wpływającą do jednostki, zaś zwykle sprawa jest zakładana, gdy pismo po dekretacji trafia do pracownika merytorycznego.
W systemie EZD RP jako wartość startowa jest ustawione 30 dni jako termin realizacji sprawy - system liczy 30 dni jako termin realizacji sprawy, ale nie od daty założenia sprawy, czyli daty wszczęcia sprawy a od daty wpływu pisma do jednostki. To ustawienie można zmienić, wskazując dla konkretnych klas z JRWA tzw. liczbę dni według których będzie liczona terminowość sprawy założonej w tej klasie - więcej w tym artykule:
https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/zarzadzanie-schematami-jrwa/ - sekcja Edycja klasy. Tu można wskazać odpowiednią liczby dni, według których będzie liczona terminowość sprawy założonej w tej klasie (7, 14, lub inną wartość).
Zgadzam się, że jest to nieprawidłowe. Dość długo już prowadzę dyskusje na ten temat.
Sytuacja bowiem wygląda tak:
Obecnie w systemie datą wszczęcia sprawy jest faktyczna jej data fizycznego założenia.
Natomiast ogromnym problemem jest, jeśli sprawa została założona na piśmie wpływającym, ponieważ, dla przykładu:
Pismo wpływa do jednostki 01.09.2024, pracownik otrzymuje je na stanowisko (z różnych przyczyn) 03.09.2024, zakłada sprawę, a sprawa otrzymuje datę 03.09.2024.
Jest to zgoła nieprawidłowe, ponieważ zgodnie z KPA właśnie od daty wpłynięcia do jednostki liczony jest czas realizacji sprawy.
W aktach sprawy mamy pole [data wszczęcia], które nomen omen wygląda tak, jakby wypełniać mógł je pracownik. Niestety, pole nie umożliwia edycji.
Dodatkowo, i tutaj zagadnienie możemy określić jako błąd:
- Pismo (zupełnie dla przykładu) wpłynęło do jednostki 10.01.2024 (1)
- Przeleżało gdzieś nie wiadomo gdzie (oczywiście nie powinno, ale jednak), do września i 03.09.2024 została na nim założona sprawa, której data wszczęcia została ustawiona przez system na 03.09.2024 (pola 2 i 3). Czyli wybrana została automatycznie data fizycznego założenia sprawy.
- Ale jednocześnie system automatycznie wyliczył termin realizacji sprawy, który już obliczył jako 30 dni od…… daty wpłynięcia pisma (4).
Takim sposobem mamy termin realizacji sprawy wcześniejszy niż data jej wszczęcia.
System traktuje jedno zagadnienie na 2 różne sposoby:
- Datę wszczęcia bierze z daty fizycznej rejestracji sprawy
- Termin realizacji z daty wpływu pisma, co akurat jest prawidłowe.
Jednocześnie, pragnę zauważyć, iż przy obecnym założeniu system ZAWSZE wygeneruje to błędne zakresy dat. W dużych jednostkach nie ma szans, by dokument wpłynął na stanowisko pracownika tego samego dnia, co wpłynął do jednostki.
Dekretacja trwa zdecydowanie dłużej, tak więc automatycznie powoduje to nieprawidłowości w polach dat wszczęcia.
Jednocześnie chcę się powołać na art. 61 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego, datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej.
Czyli zdecydowanie data wpływu pisma, a nie data fizycznego założenia sprawy.
I na koniec pozytyw: wg posiadanych przez nas informacji w 2 kwartale '25 zostanie to poprawione 
3 polubienia