[Wersja: 19.7.54]
Dzień dobry,
podczas pracy zauważyłem ciekawy brak jednej funkcjonalności tj. możliwości akceptacji na pliku udostępnionym do realizacji (plik udostępniony do edycji).
W mojej instytucji w ramach prowadzenia spraw - często wystawiamy zadania “udostępnij do realizacji”, w których udostępniamy pliki w trybie edycji (np. projekt regulaminu organizacyjnego, umowy, zestawień danych itp.). Każda osoba, która wprowadzi do udostępnionego pliku swoje dane (lub dokona korekty treści już wprowadzonych) - powinna się zaakceptować (zaparafować tę zmianę).
Takie działanie wynika z przepisów kontroli zarządczej instytucji (regulaminy czy umowy to dokumenty ścisłej kontroli obiegu).
Tymczasem w menu podręcznym - widać opcję “podpisu elektronicznego” ale brakuje “akceptacji” (rzut ekranu poniżej).
Czy ta funkcjonalność jest ukryta? Czy jest to błąd w systemie (wystawić zgłoszenie do helpdesku o naprawę)? A może należy wystawić zgłoszenie rozwojowe o dodanie tej funkcji?
Dziękuję i miłego wieczoru,
Tomasz Skwarka
Dzień dobry, zadanie udostępnienia do realizacji służby wspólnej pracy na dokumencie. Na dokumencie może pracować wiele osób, może być utworzone wiele wersji. Moim zdaniem dokonanie akceptacji poprzez każdego z użytkowników nie do końca sprawdzi się, nie będzie wiadomo kto i co zaakceptował. Tak samo to nie jest miejsce, żeby podpisać dokument, mimo, że taka opcja jest możliwa. Jeśli ktoś podpisze dokument, żaden inny użytkownik, nie będzie mógł dokonać już edycji, plik po podpisie będzie miał rozszerzenie pdf.
Uważam, że najlepszym rozwiązaniem jest po zakończonej wspólnej pracy nad dokumentem, żeby osoba, która wystawiła zadanie udostępnienia do realizacji, wystawiła kolejne zadanie do akceptacji, na już opracowanym dokumencie, wszystkim osobom które muszę zaakceptować (zaparafować) dokument. Można wtedy skorzystać z szablony zadań.
Dzień dobry,
dziękuję za szybką odpowiedź w sprawie.
Odpowiadając na wyjaśnienia przedstawione w odpowiedzi:
1) […] Moim zdaniem dokonanie akceptacji poprzez każdego z użytkowników nie do końca sprawdzi się, nie będzie wiadomo kto i co zaakceptował.
Zgodnie z przepisami kontroli zarządczej w naszej instytucji - pracownik zaraz po dokonaniu zmiany - powinien dokonać akceptacji (zaparafowania) tej zmiany.
W historii zmian wersji dokumentu bardzo ładnie to widać (Uwaga! było zgłoszenie małej modyfikacji sposobu wersjonowania plików)
2) Tak samo to nie jest miejsce, żeby podpisać dokument
Jak najbardziej się tu zgadzam. Po transformacji pliku do PDF - zmiany nie są możliwe i zagadnienie staje się bez sensu
3) […] po zakończonej wspólnej pracy nad dokumentem, żeby osoba, która wystawiła zadanie udostępnienia do realizacji, wystawiła kolejne zadanie do akceptacji, na już opracowanym dokumencie
W tej chwili dokładnie tak robimy (bo nie ma innej możliwości). Niestety jest to uciążliwe.
Robimy kolejne zadania.
Pracownicy zgłaszają potrzebę realizacji czynności akceptacji (parafowania) po edycji.
Poza tym normatywy kontroli zarządczej wprost wskazują na taką konieczność (wynika to oczywiście z charakteru dokumentu na jakim pracujemy np. regulamin, umowa, itp., gdzie każda zmiana musi być rozliczana a osoba dokonująca jakiejkolwiek zmiany musi się pod nią parafować).
Uważam, że dodanie możliwości akceptacji na zadaniu udostępnionym do realizacji (plik udostępniony do edycji) - ma tutaj sens.
Dziękuję i miłego weekendu,
Tomasz Skwarka
1 polubienie
Jeśli jest taka potrzeba i ułatwi to Państwu pracę, to proszę o zgłoszenie tego na portal helpdesk. Pozdrawiam, miłego weekendu 
Dziękuję za szybką odpowiedź.
Tak, chętnie zgłosimy taką potrzebę na helpdesk.
Miłego długiego weekendu,
Tomasz Skwarka
