Niestety system nie oferuje automatycznego wykrywania ani blokowania duplikatów w bazie kontaktów, to znana bolączka omawiana już wcześniej w wątku Duplikaty w bazie kontaktów.
Ze swojej strony mogę doradzić że warto zweryfikować w jednostce uprawnienia użytkowników i ograniczyć możliwość dodawania/edycji/usuwania kontaktów do minimum, czyli kancelaria i pojedyncze wyznaczone osoby, które zostaną wcześniej przeszkolone z obowiązku weryfikacji bazy przed dodaniem nowego wpisu.
Duplikaty trzeba czyścić ręcznie pojedynczo. Przed usunięciem warto sprawdzić kto i kiedy dodał dany wpis i przekazać tej osobie informację zwrotną, że utworzyła duplikat, co pomaga unikać podobnych sytuacji w przyszłości.