Dzień dobry,
chciałabym zapytać, czy w systemie EZD RP istnieje możliwość ograniczenia lub zablokowania dodawania zduplikowanych kontaktów. Obecnie zauważyłam, że ci sami adresaci są wprowadzeni wielokrotnie - zdarzają się przypadki podwójnych, potrójnych a nawet czterokrotnych wpisów, co powoduje bałagan w bazie i utrudnia pracę. Dodatkowo użytkownicy często omijają uzupełnienie NIP-u, co jeszcze bardziej utrudnia identyfikację istniejących kontaktów. Zdarza się również, że te same podmioty są wpisywane w różny sposób - np. jedni użytkownicy wprowadzają pełną nazwę typu ,Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej” a inni stosują skróty (np. SP ZOZ”) wraz z miejscowością. W efekcie powstają liczne duplikaty tego samego adresata. Zależy mi na wyeliminowaniu takich sytuacji i uporządkowaniu bazy kontaktów. Czy system oferuje funkcjonalność : wykrywania duplikatów przy dodawaniu kontaktu ? , wyświetlenia komunikatu informującego, że dany adresat już istnieje ? ewentualnie blokowania zapisania takiego kontaktu ?. Jeśli taka opcja istnieje, proszę o wskazówki, gdzie można ją włączyć lub skonfigurować. Jeśli nie - czy są planowane rozwiązania w tym zakresie ? Z góry dziękuje za pomoc
Niestety system nie oferuje automatycznego wykrywania ani blokowania duplikatów w bazie kontaktów, to znana bolączka omawiana już wcześniej w wątku Duplikaty w bazie kontaktów.
Ze swojej strony mogę doradzić że warto zweryfikować w jednostce uprawnienia użytkowników i ograniczyć możliwość dodawania/edycji/usuwania kontaktów do minimum, czyli kancelaria i pojedyncze wyznaczone osoby, które zostaną wcześniej przeszkolone z obowiązku weryfikacji bazy przed dodaniem nowego wpisu.
Duplikaty trzeba czyścić ręcznie pojedynczo. Przed usunięciem warto sprawdzić kto i kiedy dodał dany wpis i przekazać tej osobie informację zwrotną, że utworzyła duplikat, co pomaga unikać podobnych sytuacji w przyszłości.
5 polubień
Bardzo brakuje opcji wygenerowania pełnej listy kontaktów i sprawdzenia jej pod kątem duplikatów i wpisania adresata skrótem zamiast pełnej nazwy. Gdyby była taka możliwość szybciej możnaby było porozmawiać z pracownikami, a tak to czekamy aż ktoś wyłapie takie kwiatki w bazie.
3 polubienia
Dokładnie tak. Wyszukiwanie podstawowe nie wyszukuje po ulicy, wyszukiwarka zaawansowana jest bezużyteczna (żeby znalazła jakieś pole, musi być ono wypełnione dokładnie co do litery), a ty człowieku zgaduj – “Urząd Miejski w Kłodzku", “Urząd Miasta Kłodzka”, “UM Kłodzko“, czy w ogóle nie ma w bazie. A jak wpiszę Kłodzko, to wyrzuca 5 losowych kontaktów z tego miasta.
A jeszcze weselej się robi jak masz coś wysłać do takiej instytucji jak “Państwowe Gospodarstwo Wodne Wody Polskie Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej we Wrocławiu Zarząd Zlewni w Lwówku Śląskim” toż to można zapisać na kilkanaście sposobów.
6 polubień
