Zmiana JRWA w AP

Ogólne
1

Dzień dobry,

jak wygląda aktualizacja JRWA w Archiwum Państwowym? Czy właściwe AP zatwierdza tylko wyjątki do elektronicznego systemu EZD RP (jeśli nie było innych zmian w JRWA)?

2

Dzień dobry,
z tego co się podpytałam, to AP zatwierdza zmiany w JRWA i poprawność prowadzenia spraw według ustaleń. Decyzja o wyjątkach należy do kierownika jednostki.

2 polubienia
3

Dziękuję za odpowiedź:)

4

AP akceptuje zmiany w “Instrukcji Kancelaryjnej” oraz w spisie JRWA. Niestety trwa to bardzo długo (u nas czekamy na akceptację zmian JRWA od stycznia 2024,a Instrukcji od czerwca 2024…)

Natomiast tak jak napisała Dominika, samo wskazanie czy klasa jest papierowa czy elektroniczna to już kompetencje kierownika jednostki. Dzięki temu możecie płynnie zwiększać liczbę klas elektronicznych, publikując kolejne Zarządzenia wewnętrzne

2 polubienia
5

Marto, potwierdzam to co napisał [Jakub_Stefaniak] oraz (https://forum.ezdrp.gov.pl/u/jakub_stefaniak) Dominika. W przypadku uzgadniania przepisów a zwłaszcza gdy wprowadzasz EZD w jednostce kluczowe jest:

  • Uzgodnienie brzmienia Instrukcji Kancelaryjnej (IK),
  • Uzgodnienie brzmienia instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego/składnicy akt (IA),
  • Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA),
    Na uzgodnienie przepisów rzeczywiście się czeka, więc nie warto z tym zwlekać, bo cały proces trwa. To w jaki sposób prowadzone są sprawy w jednostce zależy od kierownika jednostki, bo to on określa wyjątki od podstawowego sposobu prowadzenia spraw, AP nie decyduje o sposobie prowadzenia spraw. To co jest istotne to to aby JRWA odzwierciedlało wszystkie działania i zadania jednostki, zaś IK i IA zawierały zapisy odnoszące się do tego że będziecie w jednostce prowadzić sprawy elektroniczne.
3 polubienia
6

Tak jak napisali poprzednicy. Dodam tylko, że warto zapytać się w swoim archiwum państwowym czy chcą otrzymywać każdorazowo informację o ustaleniu klasy elektronicznej. Moje archiwum stwierdziło, że wystarczy kiedy ujmę to w sprawozdaniu rocznym, lub pracownik pracownik sprawdzi to podczas kontroli.

1 polubienie